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Als Administrator können Sie eine Drittanbieterlösung einrichten, um Google Chat-Nachrichten als E-Mail-Journalarchive zu archivieren. Das hat folgende Vorteile:
- Anforderungen an die elektronische Speicherung, z. B. gemäß SEC Rule 17a-4, können leichter eingehalten werden.
- Sie können eine bestehende Archivierungslösung eines Drittanbieters weiter nutzen.
Wie läuft die Integration ab?
Wenn Sie Google Chat mit der Archivierungslösung eines Drittanbieters kombinieren möchten, müssen Sie eine E-Mail-Adresse angeben, an die die Journalnachrichten weitergeleitet werden.
- Die Lösung wird genutzt, wenn mindestens eine Person in der 1:1-Direktnachricht, im Gruppenchat oder im Gruppenbereich die Archivierung aktiviert hat.
Hinweis: Nur Nachrichten aus Gruppenbereichen, die Ihrer Organisation gehören, werden archiviert. Nachrichten aus Gruppenbereichen, die externen Nutzern gehören, werden nicht archiviert. - Die Archivierung endet spätestens drei Tage nachdem der letzte Nutzer, der die Archivierung aktiviert hat, den Gruppenchat oder Gruppenbereich verlassen hat. Später gesendete Chat-Nachrichten werden nicht archiviert.
Wichtig: Ihre Drittanbieter-Archivierungslösung muss vorschreiben, dass Nachrichten über eine TLS-Verbindung (Transport Layer Security) übertragen werden. TLS ist ein Sicherheitsprotokoll zur Verschlüsselung von E-Mails, um den Datenschutz und die Datenintegrität sicherzustellen. Wenn Sie versuchen, Journalnachrichten an eine Archivierungslösung zu senden, die kein TLS unterstützt, werden die Nachrichten nicht zugestellt.
Hinweis
Vertrauliche Nachrichten werden nicht archiviert. Daher empfehlen wir Ihnen Folgendes:
- Aktivieren Sie das Chatprotokoll Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Google-Chatprotokoll aktivieren oder deaktivieren.
- Nutzern nicht erlauben, ihre Einstellungen für das Chatprotokoll zu ändern.
- Sie können verhindern, dass Nutzer Gruppenbereiche außerhalb Ihrer Organisation erstellen oder ihnen beitreten. Deaktivieren Sie dazu externe Gruppenbereiche. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Chatoptionen für externe Chats und Gruppenbereiche verwalten.
Eine Archivierungslösung eines Drittanbieters einrichten
Set up a third-party archiving solution
Hinweis: Wenn Sie für diese Einstellung eine Abteilung oder ein Team einrichten möchten, lesen Sie den Hilfeartikel Organisationseinheit hinzufügen.
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Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in der Admin-Konsole an.
Wenn Sie kein Administratorkonto verwenden, können Sie nicht auf die Admin-Konsole zugreifen.
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Gehen Sie zu „Menü“
Apps > Google Workspace > Google Chat.
Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“
- Klicken Sie auf Einstellungen für die Archivierung über Drittanbieter.
- Optional: Wenn Sie die Einstellung auf eine Abteilung oder ein Team anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit aus. Anleitung zeigen.
- Klicken Sie das Kästchen Archivierung aktiviert an.
- Geben Sie unter Zieladresse die E-Mail-Adresse ein, an die Sie Journalnachrichten senden möchten.
- Geben Sie bei Häufigkeit der Archivierung ein, wie oft Nachrichten generiert werden sollen (alle 1–24 Stunden).
- Optional: Geben Sie unter Benutzerdefinierte Header eine durch Kommas getrennte Liste von E-Mail-Nachrichtenheadern ein, die zur eindeutigen Identifizierung von Chatnachrichten verwendet werden sollen.
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Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.
Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen.
