Wilt u maar een deel van de gegevens van uw organisatie exporteren? Ga naar Gegevens exporteren per organisatie-eenheid, groep of gebruiker.
U kunt alle of een deel van de gegevens van uw organisatie exporteren naar een Google Cloud Storage-archief en dit downloaden. De Data Export-tool exporteert alle ondersteunde gegevens van alle gebruikers. Daarna kunt u kiezen welke geëxporteerde gegevens u wilt downloaden, per gebruiker en service.
Als u wilt dat uw gebruikers hun gegevens kunnen downloaden, staat u ze toe Google Takeout te gebruiken en verwijst u ze naar Uw Google-gegevens downloaden.
Belangrijk:
- De Data Export-tool exporteert het volgende niet:
- Sommige gegevenstypen. Meer informatie over gegevenstypen
- Gegevens in gebruikersaccounts die zijn gemaakt in de 24 uur voordat de export begint.
- Verwijderde gegevens, tenzij Google Vault-beleid deze bewaart. Ga naar Google Vault voor meer informatie.
- Als uw organisatie meer dan 1000 gebruikers heeft, neemt u contact op met Google Workspace-support voordat u de Data Export-tool gebruikt. Het Google Workspace-supportteam kan de gegevens die worden geëxporteerd via de Data Export-tool niet openen of verwerken.
- (Google Workspace for Education-versies) Selecteer voor de organisatie-eenheid of toegangsgroep die de Data Export-tool gebruikt de optie Alle gebruikers zijn 18 jaar of ouder. Ga naar Gebruikers toegang geven tot Google-services gebaseerd op leeftijd voor meer informatie.
Wijzigingen verwerken kan tot 24 uur duren, maar meestal gaat het sneller. Meer informatie - De Data Export-tool ondersteunt niet de beperkingen voor geografische regio's die u instelt in de Beheerdersconsole voor het hosten van organisatiegegevens. De content wordt altijd geëxporteerd naar de Verenigde Staten.
Voordat u begint
Alles uitvouwen | Alles samenvouwen
VereistenAls u de gegevens van uw organisatie wilt exporteren, moet het volgende gelden:
- U heeft een hoofdbeheerdersaccount voor Google Workspace of Cloud Identity dat minstens 30 dagen oud is. (Als u minder dan 30 dagen geleden een organisatieaccount heeft gemaakt, geldt deze vereiste niet.)
- Verificatie in 2 stappen staat aan voor uw account (u hoeft dit niet af te dwingen). Het is alleen vereist voor de beheerder die de export start. Ga naar de beveiligingsinstellingen van uw account om te controleren of verificatie in 2 stappen aanstaat voor uw account.
Tip: Als u verificatie in 2 stappen wilt aanzetten, maar niet voor alle gebruikers in uw organisatie of organisatie-eenheid, maakt u eerst een onderliggende organisatie-eenheid. Verplaats uw account dan naar die organisatie-eenheid en zet verificatie in 2 stappen aan.
- De laatste geslaagde export was meer dan 30 dagen geleden. Maar als de laatste export is mislukt, kunt u meteen een nieuwe export starten of een export voor gegevensherstel uitvoeren om de ontbrekende gegevens te downloaden. U kunt ook een export voor één gebruiker uitvoeren tegelijk met de laatste volledige export of binnen 30 dagen daarna.
Opmerking: Als uw organisatie een FedRAMP-autorisatie heeft, neemt u contact op met Google Workspace-support voor toegang tot de Data Export-tool.
Als u toegang wilt tot geëxporteerde gegevens, moet Google Cloud aanstaan voor uw account. U kunt Google Cloud ook alleen aanzetten voor hoofdbeheerders die toegang moeten hebben tot geëxporteerde gegevens. Ga voor meer informatie naar Google Cloud aan- of uitzetten voor gebruikers.
- Nadat u een export start, krijgen alle hoofdbeheerders een e-mail waarin staat dat er een gegevensexport in behandeling is. De export is niet eerder beschikbaar dan 48 uur nadat u de export heeft gestart. Deze wachtperiode zorgt ervoor dat de gegevens van uw organisatie beveiligd blijven.
- Als uw Google-account de hoofdbeheerdersrechten kwijtraakt terwijl een door u gestarte export wordt uitgevoerd, wordt de export automatisch geannuleerd. Er worden geen gegevens geëxporteerd en de andere hoofdbeheerders krijgen per e-mail een melding dat de export is mislukt.
- Het exportproces duurt meestal 72 uur, maar kan ook 14 dagen duren, afhankelijk van de grootte van de gegevensexport. U krijgt een e-mail als het proces is afgerond. Alleen de beheerder die de export heeft gestart, krijgt een e-mailmelding, maar alle hoofdbeheerders hebben toegang tot de export.
- Gegevens worden 60 dagen na de export verwijderd.
Belangrijk: De gegevens in Cloud Storage worden 60 dagen na de export verwijderd. Gegevens worden in meerdere pakketten geëxporteerd. Grote exports kunnen meerdere dagen duren. Sommige gegevenspakketten worden dus dagen voor andere pakketten geëxporteerd. Als de download meerdere dagen duurde, worden sommige individuele gegevensbestanden eerder verwijderd dan andere. Als u wilt weten wanneer de individuele bestanden worden verwijderd, trekt u het aantal dagen dat de export duurde af van 60. Vóór die datum moet u de export downloaden. - Als u de gegevens opnieuw probeert te exporteren vanwege fouten (herstelexport), blijft de vervaltijd van de export hetzelfde en wordt gerekend vanaf de eerste gegevensexport. Als u een herstelexport uitvoert, wordt de vervaltijd niet vernieuwd. Ga naar Een export opnieuw uitvoeren bij fouten.
De Data Export-tool exporteert dezelfde gegevens als Google Takeout voor gebruikers. De tool exporteert ook gegevens die alleen beschikbaar zijn voor beheerders, zoals verwijderde gegevens die Vault bewaart en gegevens in eigendom van klanten. Gegevens in eigendom van klanten zijn eigendom van uw organisatie, niet van individuele gebruikers, zoals Gmail-berichten in de beheerdersquarantaine.
- Agendagegevens De tool exporteert ook de volgende gegevens die eigendom zijn van de klant: gestructureerde gegevens over boekingen van faciliteiten.
- Chatgegevens De tool exporteert ook de volgende gegevens in eigendom van klanten: berichten en bijlagen in chatruimtes die zijn gemaakt door gebruikers in uw organisatie.
- Chrome-gegevens
- Classroom-gegevens
- Cloud Search-gegevens (alleen beschikbaar voor beheerders)
- Contactgegevens
- Drive-gegevens De tool exporteert ook de volgende gegevens die eigendom zijn van de klant: gegevens in gedeelde Drives en gedeelde documenten.
- Gegevens uit Gmail en Google Hangouts (de klassieke versie van Hangouts): De tool exporteert ook de volgende gegevens die eigendom zijn van de klant:
- Berichten in de beheerdersquarantaine
- Berichten in de vertrouwelijke modus van Gmail waarvan de afzender en ontvanger zich in hetzelfde domein bevinden.
- Groepsgegevens De tool exporteert ook de gegevens van groepen zonder eigenaar in uw organisatie.
Opmerking: Gegevens die door gebruikers in consumentengroepen zijn gemaakt, zijn alleen beschikbaar voor die gebruikers.
- Keep-gegevens
- Gegevens over herinneringen
- Tasks-gegevens
Opmerking: Onlangs verwijderde Tasks-gegevens, inclusief het tijdstempel wanneer ze zijn verwijderd, worden ook geëxporteerd.
-
Door Vault bewaarde gegevens (alleen beschikbaar voor beheerders): Gegevens in alle services die door gebruikers zijn verwijderd, maar waarvoor Vault-bewaarplichten of ‑bewaarregels gelden. Hiervoor zijn Vault-licenties vereist.
- Voice-gegevens De tool exporteert ook de volgende gegevens die eigendom zijn van de klant:
- Bestellingen van nummeroverdrachten
- Instellingen voor de automatische assistent
- Lijst met VoIP-telefoons
- Belastingadressen
- Btw-nummer
- Telefoonnummers en toewijzingen ervan
- Gegevens over gebruikerslicenties
- Belgroepen
Opmerking: Onlangs verwijderde Voice-gegevens worden ook geëxporteerd.
- Met licentie en actief
- Opgeschort door een beheerder
- Gearchiveerd
- Vault voor voormalige werknemers (Vault Former Employee, VFE)
- Voor Chrome-exports: Actieve gebruiker van Google Workspace for Education
Stap 1: De gegevens van uw gebruikers exporteren
U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.
-
Log in bij de Google Beheerdersconsole.
Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).
-
Klik in de Beheerdersconsole in het rechterdeelvenster onder Tools op Gegevensexport.
- Klik op Export starten.
- Als de export afgerond is, moet u de geëxporteerde gegevens tijdig raadplegen en downloaden.
Opmerking: De geëxporteerde gegevens worden 60 dagen na de export definitief verwijderd. Ga naar Exportmeldingen en -tijdlijn hierboven voor meer informatie.
Stap 2: Controleer en download geëxporteerde gegevens
Voordat u begint: Zorg dat Google Cloud aanstaat voor uw account. Zie Google Cloud aan- of uitzetten voor gebruikers voor meer informatie.
- Klik in de bevestigingsmail of de Data Export-tool op Archief openen.
Opmerking: Alleen de beheerder die de export heeft gestart, krijgt een e-mailmelding, maar alle hoofdbeheerders hebben toegang tot de export.
- Controleer de status van de export in de Beheerdersconsole of Google Cloud Storage:
- Op de pagina Data Export in de Beheerdersconsole staat een van de volgende statusindicatoren voor het exportarchief:
- Mislukt: Er zijn geen gegevens geëxporteerd
- Afgerond met fouten: Sommige gegevens ontbreken in het archief.
- Afgerond: Alle gegevens zijn geëxporteerd.
- Als er fouten zijn opgetreden, vindt u in het archief in Cloud Storage een overzicht van mislukte items in het rapport. Ga naar Het rapport van de gegevensexport doornemen op deze pagina voor meer informatie over de gegevens in het exportrapport.
Als de export fouten bevatte, kunt u proberen alleen de ontbrekende gegevens te exporteren. Ga voor instructies naar Een export opnieuw uitvoeren bij fouten op deze pagina.
- Op de pagina Data Export in de Beheerdersconsole staat een van de volgende statusindicatoren voor het exportarchief:
- Als u de geëxporteerde gegevens wilt bekijken en downloaden, klikt u in Cloud Storage op de hoofdmap van het archief. De hoofdmap bevat een lijst met gebruikersmappen. Elke gebruikersmap bevat een zip-bestand met de gegevens van die gebruiker.
Opmerking: Sommige gegevens, zoals bestanden in gedeelde Drives, zijn eigendom van een serviceaccount in plaats van een gebruiker. In het exportarchief hebben serviceaccounts de naam Resource.
- Klik op het zip-bestand om de gegevens van de gebruiker te downloaden.
- Pak het bestand uit om de gegevens van de gebruiker per product te bekijken.
Een export opnieuw uitvoeren bij fouten
Als er gegevens ontbreken in de export, staat er een foutmelding in het exportrapport. Als u gegevens met fouten opnieuw probeert te exporteren (dit wordt een herstelexport genoemd), start de Data Export-tool een nieuw proces dat alleen de ontbrekende gegevens exporteert.
-
Log in bij de Google Beheerdersconsole.
Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).
-
Klik in de Beheerdersconsole in het rechterdeelvenster onder Tools op Gegevensexport.
- Klik op Herstel starten.
U krijgt een e-mail als het proces is afgerond. Alleen de beheerder die de export voor gegevensherstel heeft gestart, krijgt een e-mailmelding, maar alle hoofdbeheerders hebben toegang tot de export.
De herstelde gegevens worden toegevoegd aan een nieuw archief.
- Controleer de export voor gegevensherstel. Als er na het herstelproces nog steeds exportfouten (ontbrekende gegevens) zijn, voert u de export opnieuw uit. U kunt per export maximaal 3 herstelpogingen uitvoeren.
Belangrijk: De vervaltijd van de export blijft hetzelfde en wordt gerekend vanaf de eerste gegevensexport. Als u een herstelexport uitvoert, wordt de vervaltijd niet vernieuwd.
Als bepaalde bestanden niet meegenomen zijn in een export, neemt u contact op met Google Workspace-support. Support kan de limiet voor de exporttijd resetten, zodat u een nieuwe complete export kunt starten zonder 30 dagen te hoeven wachten.
Welke gegevens in een hersteld archief staan
Een hersteld archief kan de volgende gegevens bevatten:
- Gegevens die ontbraken vanwege een tijdelijke fout, bijvoorbeeld als een afbeelding niet was bijgevoegd in een document tijdens de export.
- Gegevens waartoe een gebruiker de toegang kwijtraakte tussen exportpogingen van de beheerder, bijvoorbeeld als de licentie van de gebruiker werd gedowngraded.
Herstelde archieven bevatten niet de volgende gegevens:
- Gegevens die ontbreken vanwege een permanente fout, bijvoorbeeld als de gebruiker een document had verwijderd of het eigendom ervan had gewijzigd voordat het exportproces startte of tussen 2 exportpogingen in.
- Gegevens die al zijn geëxporteerd, met de volgende uitzondering: als een item deels was geëxporteerd (bijvoorbeeld een document waarin een afbeelding of reactie ontbrak), probeert de Data Export-tool het hele item opnieuw te exporteren.
Het rapport van de gegevensexport doornemen
Het rapport van de gegevensexport bevat de status van de export en metadata, zoals welke beheerder de export heeft gestart en wanneer.
- Klik in de bevestigingsmail of de Data Export-tool op Archief openen.
Opmerking: Alleen de beheerder die de export heeft gestart, krijgt een e-mailmelding, maar alle hoofdbeheerders hebben toegang tot de export.
- Klik in de hoofdmap van het exportarchief op het rapport. U kunt het rapport openen in een browser.
Als er exportfouten zijn opgetreden, bevat het rapport de volgende gegevens:
- Gebruikers-/service-ID: De gebruikersnaam van een gebruikersaccount, een groepsnaam of de ID van het serviceaccount waarbij de exportfouten zijn opgetreden. De accounts staan op alfabetische volgorde.
- Accounttype: Dit kan een van de volgende typen zijn:
- Gebruiker
- Groep
- Gegevens in eigendom van klant: Bestanden die eigendom zijn van uw organisatie, niet van individuele gebruikers.
Opmerking: In het rapport staan enkele specifieke typen gegevens die in eigendom zijn van de klant, zoals gedeelde Drives. Bij deze bestanden staat Resource.
- Serviceaccount: Een account dat automatisch is gemaakt voor gegevens zonder eigenaar, zoals Google Jamboard-content.
- Archief: Links naar archiefbestanden waarvan de inhoud eigendom is van een gebruiker of het serviceaccount.
- Foutenoverzicht: Het aantal bestanden dat wel en niet is geëxporteerd. Als u een lijst wilt bekijken met de bestanden die niet zijn geëxporteerd, klikt u op de pijl links van het foutenoverzicht.
Voorbeeldrapport met exportfouten
