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Exporter toutes les données de votre organisation

Vous souhaitez exporter uniquement certaines données de votre organisation ? Accédez à Exporter des données par unité organisationnelle, groupe ou utilisateur

Vous pouvez exporter l'intégralité ou une partie des données de votre organisation dans une archive Google Cloud Storage, puis les télécharger. L'outil d'exportation des données exporte toutes les données compatibles pour l'ensemble des utilisateurs. Vous pouvez ensuite sélectionner les données à télécharger en fonction de l'utilisateur ou du service.

Pour permettre à vos utilisateurs de télécharger leurs données, activez Google Takeout et invitez-les à consulter Comment télécharger vos données Google.

Important :

  • L'outil d'exportation des données n'exporte pas les éléments suivants :
    • Certains types de données (en savoir plus sur les types de données)
    • Les données des comptes utilisateur créés dans les 24 heures avant le début de l'exportation
    • Les données supprimées, sauf si elles sont soumises à des règles ou obligations de conservation Google Vault (pour en savoir plus, consultez Google Vault)
  • Si votre organisation compte plus de 1 000 utilisateurs, contactez l'assistance Google Workspace avant d'utiliser l'outil d'exportation des données. L'équipe d'assistance Google Workspace n'accède pas aux données qui seront exportées via l'outil d'exportation des données et ne les traite pas.
  • (Éditions Google Workspace for Education) Pour l'unité organisationnelle ou le groupe d'accès qui utilise l'outil d'exportation des données, veillez à sélectionner le libellé d'âge Tous les utilisateurs ont au moins 18 ans. Pour en savoir plus, consultez Contrôler l'accès aux services Google selon l'âge.
    Les modifications peuvent prendre jusqu'à 24 heures, mais sont généralement plus rapides. En savoir plus
  • L'outil d'exportation des données n'est pas compatible avec les restrictions liées aux régions géographiques définies dans la console d'administration pour l'hébergement des données de l'organisation. Le contenu est toujours exporté vers les États-Unis.

Avant de commencer

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Conditions requises

Pour exporter les données de votre organisation :

  • Vous devez disposer d'un compte super-administrateur Google Workspace ou Cloud Identity datant d'au moins 30 jours (si vous avez créé un compte professionnel il y a moins de 30 jours, cette exigence ne s'applique pas).
  • Vous devez avoir activé la validation en deux étapes pour votre compte (l'application forcée de cette option n'est pas nécessaire). Cette condition est requise uniquement pour l'administrateur qui lance l'exportation. Pour vérifier si la validation en deux étapes est activée pour votre compte, consultez les paramètres de sécurité de votre compte.

    Conseil : Si vous devez activer la validation en deux étapes, mais que vous ne voulez pas l'activer pour tous les utilisateurs de votre organisation ou d'une unité organisationnelle, commencez par créer une unité organisationnelle enfant. Déplacez-y ensuite votre compte et activez la validation en deux étapes.

  • Votre dernière exportation réussie doit s'être terminée il y a plus de 30 jours. Toutefois, si votre dernière exportation a échoué, vous pouvez en démarrer une nouvelle immédiatement ou lancer une exportation pour correction afin de récupérer les données manquantes. Vous pouvez également effectuer une exportation pour un seul utilisateur en même temps qu'une exportation complète, ou dans les 30 jours suivants.

Remarque : Si votre organisation dispose d'une autorisation FedRAMP, contactez l'assistance Google Workspace pour pouvoir accéder à l'outil d'exportation des données.

Pour accéder aux données exportées, Google Cloud doit être activé pour votre compte. Vous pouvez vous contenter d'activer Google Cloud pour les super-administrateurs ayant besoin d'accéder aux données exportées. Pour en savoir plus, consultez Activer ou désactiver Google Cloud pour les utilisateurs.

Notifications et délais d'exportation
  • Une fois l'exportation lancée, tous les super-administrateurs reçoivent un e-mail indiquant qu'une exportation de données est en attente. L'exportation est disponible au plus tôt 48 heures après son lancement. Ce délai d'attente contribue à assurer la sécurité des données de votre organisation.
  • Si votre compte Google perd ses droits de super-administrateur alors qu'une exportation que vous avez lancée est en cours, celle-ci sera automatiquement annulée. Aucune donnée ne sera exportée, et les autres super-administrateurs recevront une notification par e-mail indiquant que l'exportation a échoué.
  • L'exportation des données s'effectue généralement en 72 heures, mais peut prendre jusqu'à 14 jours, selon le volume de données à exporter. Une fois la procédure terminée, vous recevez un e-mail vous en informant. Seul l'administrateur ayant lancé l'exportation reçoit une notification par e-mail, mais tous les super-administrateurs peuvent consulter cette exportation.
  • Les données sont supprimées 60 jours après leur exportation.
    Important : Les données stockées dans Cloud Storage sont supprimées 60 jours après leur exportation. Les données sont exportées dans des paquets, et non dans un package entier. Les exportations volumineuses peuvent prendre plusieurs jours, et certains paquets de données peuvent être exportés quelques jours avant d'autres. Si votre téléchargement a pris plusieurs jours, certains fichiers de données individuels sont supprimés avant d'autres. Pour déterminer quand les fichiers individuels seront supprimés, soustrayez à 60 le nombre de jours nécessaires pour l'exportation. Vous devrez télécharger l'exportation avant cette date.
  • Si vous relancez l'exportation des données en raison d'erreurs (correction), la date d'expiration de l'exportation ne change pas et reste celle de la première exportation de données. La correction n'actualise pas la date d'expiration. Consultez Relancer une exportation en cas d'erreurs.
Quelles données sont exportées ?

L'outil d'exportation des données exporte les mêmes données que celles auxquelles les utilisateurs ont accès avec Google Takeout. Il exporte également des données auxquelles seuls les administrateurs ont accès, comme les données supprimées conservées par Vault et les données appartenant au client. Les données appartenant au client sont la propriété de votre organisation et non d'utilisateurs individuels. C'est le cas, par exemple, des messages Gmail placés dans la zone de quarantaine administrative.

  • Données Agenda : les données appartenant au client telles que les informations structurées sur les réservations de ressources sont également incluses.
  • Données Chat : les données appartenant au client telles que les messages et pièces jointes des salons créés par les utilisateurs de votre organisation sont également incluses.
  • Données Chrome
  • Données Classroom
  • Données Cloud Search (disponibles uniquement pour les administrateurs)
  • Données de contacts
  • Données Drive : les données appartenant au client telles que les données des Drive partagés et des documents partagés sont également incluses.
  • Données Gmail et Google Hangouts (version classique de Hangouts) : les données suivantes appartenant au client sont également incluses :
  • Données Groupes : les données des groupes sans propriétaire de votre organisation sont également incluses.

    Remarque : Les données créées par les utilisateurs des groupes grand public ne sont disponibles que pour ces utilisateurs.

  • Données Keep
  • Données des rappels
  • Données Tasks

    Remarque : Les données Tasks récemment supprimées, y compris les horodatages de suppression, sont également incluses.

  • Données conservées par Vault (disponibles uniquement pour les administrateurs) : données supprimées par les utilisateurs, quel que soit le service, mais qui sont soumises aux obligations ou règles de conservation de Vault. Cette fonctionnalité nécessite des licences Vault.

  • Données Voice : les données suivantes appartenant au client sont également incluses :
    • Demandes de transfert du numéro
    • Paramètres du standard automatique
    • Liste des téléphones fixes
    • Adresses fiscales
    • Numéro d'identification fiscale
    • Numéros de téléphone et leurs attributions
    • Données des licences utilisateur
    • Groupes d'appels

    Remarque : Les données Voice récemment supprimées sont également incluses.

Types de comptes dont les données sont incluses dans vos exportations
  • Sous licence et actifs
  • Suspendus par un administrateur
  • Archivés
  • Vault Former Employee
  • Pour les exportations Chrome : utilisateur Google Workspace for Education actif
Dans quelle région de données sont situées les données exportées ?
Elles se trouvent aux États-Unis.
Puis-je importer des données exportées dans un autre domaine Google Workspace ?
Non. Les données exportées ne peuvent pas être importées en masse dans un autre domaine Google Workspace. Découvrez comment transférer des données entre des comptes Google Workspace.

Étape 1 : Exportez les données de vos utilisateurs

Pour ce faire, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Dans le panneau de droite de la console d'administration, sous Outils, cliquez sur Exportation de données.

  3. Cliquez sur Démarrer l'exportation.
  4. Une fois l'exportation terminée, consultez et téléchargez rapidement les données exportées.
    Remarque : Les données exportées sont définitivement supprimées 60 jours après leur exportation. Pour en savoir plus, consultez la section Notifications et délais d'exportation ci-dessus. 

Étape 2 : Affichez et téléchargez les données exportées

Avant de commencer : Assurez-vous que Google Cloud est activé pour votre compte. Pour en savoir plus, consultez Activer ou désactiver Google Cloud pour les utilisateurs.

  1. Dans votre e-mail de confirmation ou depuis l'outil d'exportation des données, cliquez sur Accéder à l'archive.

    Remarque : Seul l'administrateur qui a lancé l'exportation reçoit une notification par e-mail, mais tous les super-administrateurs peuvent accéder à cette exportation.

  2. Vérifiez l'état de l'exportation depuis la console d'administration ou Google Cloud Storage :
    1. La page "Exportation de données" de la console d'administration associe l'archive d'exportation à l'un des états suivants :
      1. Échec : les données n'ont pas été exportées.
      2. Terminée (avec erreurs) : certaines données ne figurent pas dans l'archive.
      3. Terminée : toutes les données ont été exportées.
    2. Dans l'archive de Cloud Storage, le rapport d'exportation inclut un récapitulatif des échecs en cas d'erreur. Pour en savoir plus sur les informations incluses dans le rapport d'exportation, consultez Afficher le rapport sur les données exportées sur cette page.

    Si l'exportation comporte des erreurs, vous pouvez essayer d'exporter uniquement les données manquantes. Pour obtenir des instructions, consultez Relancer une exportation en cas d'erreurs sur cette page.

  3. Lorsque vous êtes prêt à afficher et télécharger les données exportées, cliquez sur le dossier racine dans l'archive dans Cloud Storage. Le dossier racine contient la liste des dossiers utilisateur. Chacun de ces dossiers comporte un fichier ZIP contenant les données d'un utilisateur.

    Remarque : Certaines données telles que les fichiers des Drive partagés sont la propriété d'un compte de service plutôt que d'un utilisateur. Dans l'archive d'exportation, les comptes de service sont nommés "Ressource".

  4. Cliquez sur le fichier ZIP pour télécharger les données d'un utilisateur.
  5. Décompressez le fichier pour consulter les données de l'utilisateur par produit.

Relancer une exportation en cas d'erreurs

Les données manquantes dans l'exportation sont listées en tant qu'erreurs dans le rapport d'exportation. Lorsque vous relancez l'exportation (procédure de correction), l'outil d'exportation des données lance un autre processus pour exporter uniquement les données manquantes.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Dans le panneau de droite de la console d'administration, sous Outils, cliquez sur Exportation de données.

  3. Cliquez sur Lancer la correction.

    Vous recevrez un e-mail pour vous informer de la fin de la procédure de correction. Seul l'administrateur ayant lancé la correction reçoit une notification par e-mail, mais tous les super-administrateurs peuvent consulter cette exportation.

    Les données corrigées sont ajoutées à une nouvelle archive.

  4. Vérifiez l'exportation corrigée. Si des erreurs d'exportation (données manquantes) persistent, relancez l'exportation. Vous êtes limité à trois tentatives de correction pour chaque exportation.

Important : La date d'expiration de l'exportation ne change pas et reste celle de la première exportation de données. La correction n'actualise pas la date d'expiration.

Si vous avez besoin d'aide pour obtenir des fichiers qui n'ont pas été exportés, contactez l'assistance Google Workspace, qui peut réinitialiser le délai d'exportation. Vous pourrez ainsi lancer une nouvelle exportation complète sans avoir à attendre 30 jours.

Contenu d'une archive corrigée

Une archive corrigée peut comprendre :

  • les données manquantes à cause d'une erreur temporaire (image non incluse dans un document lors du traitement de l'exportation, par exemple) ;
  • les données auxquelles un utilisateur ne peut plus accéder entre deux tentatives d'exportation par un administrateur (parce que sa licence a été rétrogradée, par exemple).

Une archive corrigée ne comprend pas :

  • les données manquantes à cause d'un échec permanent (par exemple, si un utilisateur a supprimé ou modifié la propriété d'un document avant l'exportation, ou entre deux tentatives d'exportation) ;
  • les données précédemment exportées. Toutefois, si un élément a été partiellement exporté (document dans lequel manque une image ou un commentaire, par exemple), l'outil d'exportation des données tentera de nouveau d'exporter la totalité de l'élément.

Afficher le rapport sur les données exportées

Le rapport sur les données exportées inclut l'état de votre exportation ainsi que des métadonnées, comme la date de l'exportation et l'administrateur qui l'a lancée.

  1. Dans votre e-mail de confirmation ou depuis l'outil d'exportation des données, cliquez sur Accéder à l'archive.

    Remarque : Seul l'administrateur qui a lancé l'exportation reçoit une notification par e-mail, mais tous les super-administrateurs peuvent accéder à cette exportation.

  2. Dans le dossier racine de votre archive d'exportation de données, cliquez sur le rapport. Vous pouvez l'ouvrir dans un navigateur.

En cas d'erreurs d'exportation, le rapport inclut les informations suivantes :

  • Utilisateur/ID du service : nom du compte utilisateur, du groupe, ou ID du compte de service pour lequel des exportations ont échoué. Les comptes sont classés par ordre alphabétique.
  • Type de compte : il peut s'agir de l'un des types suivants :
    • Utilisateur
    • Groupe
    • Données appartenant au client : fichiers appartenant à votre organisation, et non à des utilisateurs individuels

      Remarque : Le rapport présente certains types de données spécifiques appartenant au client, comme les Drive partagés. Ces fichiers sont listés dans la catégorie "Ressource".

    • Compte de service : compte créé automatiquement pour les données sans propriétaire, comme le contenu Google Jamboard
  • Archives : liens vers des fichiers d'archives dont le contenu appartient à l'utilisateur ou au compte de service.
  • Récapitulatif des échecs : nombre de fichiers exportés et de fichiers non exportés. Pour afficher la liste des fichiers qui n'ont pas été exportés, cliquez sur la flèche située à gauche du récapitulatif des échecs.

Exemple de rapport comportant des erreurs d'exportation

Un exemple de rapport de données s'affiche.

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