Gedeelde Drives zijn een goede manier voor teams om samen te werken en dezelfde bestanden te gebruiken in Google Drive. Maar het kan verwarrend zijn om te bepalen wie toegang heeft tot een bestand of map in een gedeelde Drive, welke rechten mensen hebben voor dat item en wat u moet doen als u de toegang wilt wijzigen.
Op deze pagina
- Ledenrechten voor bestanden en mappen
- Toegangsbeheer voor gedeelde Drives
- Bestanden en mappen in een gedeelde Drive delen
- Bestanden of mappen verplaatsen naar een gedeelde Drive
- Bestanden verplaatsen uit gedeelde Drives
- De toegang tot bestanden of mappen in gedeelde Drives verwijderen
Ledenrechten voor bestanden en mappen
- Alle leden van een gedeelde Drive kunnen alle bestanden en mappen in de gedeelde Drive bekijken.
- Leden hebben mogelijk meer rechten, zoals reageer- of bewerkingsrechten, afhankelijk van hun toegangsniveau.
- Leden met beheerderstoegang (ook wel beheerders van gedeelde Drives genoemd) en Google Workspace-beheerders kunnen andere mensen toevoegen als lid en hun toegangsniveau instellen. Lidmaatschapsverzoeken voor een gedeelde Drive worden naar alle managers gestuurd.
Bekijk deze tabel voor een complete lijst van de rechten die gebruikers krijgen bij elk toegangsniveau:
| Toegangsniveau | |||||
| Recht | Manager | Contentbeheerder | Bijdrager | Reageerder | Kijker |
|---|---|---|---|---|---|
| Kan bestanden en mappen bekijken | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Kan reageren op bestanden | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Kan bestanden bewerken | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Kan bestanden maken en toevoegen, kan mappen maken | ✔ | ✔ | ✔* | ||
| Kan mensen en groepen toevoegen aan en verwijderen uit specifieke bestanden | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Kan bestanden uit de prullenbak herstellen (maximaal dertig dagen) | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Kan bestanden verplaatsen van Mijn Drive naar een gedeelde Drive | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Kan bestanden en mappen in de prullenbak plaatsen | ✔ | ✔ | |||
| Kan bestanden en mappen verplaatsen binnen een gedeelde Drive | ✔ | ✔ | |||
| Kan mensen en groepen toevoegen aan of verwijderen uit specifieke mappen in een gedeelde Drive | ✔ | ✔** | |||
| Kan mappen verplaatsen van Mijn Drive naar een gedeelde Drive | ✔ | ||||
| Kan bestanden verplaatsen van een gedeelde Drive naar een andere gedeelde Drive | ✔ | ||||
| Kan leden aan een gedeelde Drive toevoegen of eruit verwijderen | ✔ | ||||
| Kan het toegangsniveau van leden wijzigen | ✔ | ||||
| Kan bestanden in de prullenbak definitief verwijderen | ✔ | ||||
| Kan de naam en het thema wijzigen | ✔ | ||||
| Kan de gedeelde Drive verwijderen | ✔ | ||||
*In Google Drive voor desktop of bestanden in de Bestanden-app in de ChromeOS hebben Bijdragers alleen-lezentoegang tot bestanden. Als u wilt dat gebruikers bestanden in een gedeelde Drive kunnen maken, uploaden en bewerken inGoogle Drive voor desktop en Chrome OS, geeft u de gebruiker het toegangsniveau Contentbeheerder of Beheerder.
**Beheerders of Managers kunnen voorkomen dat contentbeheerders mappen delen.
Toegangsbeheer voor gedeelde Drives
Leden met beheerderstoegang en Google Workspace-beheerders kunnen de toegang tot de items in een gedeelde Drive beheren. Ze kunnen niet alleen leden instellen, maar ook de volgende beperkingen voor delen instellen:
- Instellen dat bestanden niet kunnen worden gedeeld met mensen buiten uw organisatie
- Instellen dat bestanden niet kunnen worden gedeeld met niet-leden
- Instellen dat leden met contentbeheerder-toegang geen mappen kunnen delen
- Instellen dat leden met reageerrechten of weergaverechten bestanden niet kunnen downloaden, kopiëren of afdrukken
Deze beperkingen overschrijven de deelrechten voor bestanden en mappen (beschreven in het volgende gedeelte). Als de beheerder van een gedeelde Drive de beperkingsinstellingen van een gedeelde Drive wijzigt, worden de toegangsrechten voor bestanden in de gedeelde Drive geüpdatet.
Als een bestand in een gedeelde Drive bijvoorbeeld wordt gedeeld met een externe persoon en de instellingen van de gedeelde Drive worden geüpdatet waardoor items niet meer kunnen worden gedeeld met mensen buiten uw organisatie, heeft die externe gebruiker geen toegang meer tot het bestand. De rechten van de gebruiker die voor het bestand zijn ingesteld, blijven wel behouden. Als de instelling wordt gewijzigd zodat items weer kunnen worden gedeeld met externe gebruikers, krijgen externe gebruikers met wie het bestand eerder was gedeeld weer toegang.
Meer informatie over hoe u deelrechten instelt
Bestanden en mappen in een gedeelde Drive delen
Leden met de rechten Beheerder, Contentbeheerder of Bijdrager kunnen bestanden delen met mensen en groepen op dezelfde manier als andere bestanden in Mijn Drive, tenzij de deelinstellingen voor gedeelde Drives dit beperken. Ze kunnen ook content delen met mensen die geen Google-account hebben via delen met bezoekers (als de beheerder dit toestaat).
Managers en contentbeheerders kunnen mappen delen met mensen en groepen. Beheerders of managers kunnen echter voorkomen dat contentbeheerders mappen delen.
Wie krijgt toegangsverzoeken?
- Als iemand vraagt om toegang tot of lidmaatschap van een gedeelde Drive, wordt het verzoek naar alle managers gestuurd.
- Als iemand toegang tot een bestand of map vraagt, wordt het verzoek naar de maker van het item gestuurd. Als die persoon geen rechten heeft om het bestand of de map te delen, gaat het verzoek naar alle managers.
Hoe u mappen kunt delen in gedeelde Drives
Als u de rol Manager of Contentbeheerder heeft voor een gedeelde Drive, kunt u een specifieke map delen met andere mensen en groepen. Beheerders of managers kunnen echter voorkomen dat contentbeheerders mappen delen.
Het is handig om mappen te delen in plaats van de hele gedeelde Drive als iedereen weergaverechten moet hebben, maar slechts een deel van de mensen bewerkingsrechten moeten hebben. Voorbeeld:
- Voor een marketingafdeling kunt u een gedeelde Drive maken die alle interne medewerkers kunnen openen, met daarin een specifieke map met advertentiemateriaal die ook toegankelijk is voor een extern bureau.
- In een gedeelde Drive die wordt gebruikt om een specifiek evenement voor te bereiden, kunt u alle leden weergaverechten geven voor alle bestanden. Daarna kunt u elk specifiek team bewerkingsrechten geven voor de documenten die betrekking hebben op hun deel van het evenement.
U kunt de toegang tot mappen niet verder beperken dan de beperkingen voor de gedeelde Drive zelf. Een lid met reageerrechten kan bijvoorbeeld niet alleen weergaverechten hebben voor een map in die gedeelde Drive. Als de toegang tot een bestand of map meer wordt beperkt, wordt de toegang tot de gedeelde Drive ook op die manier beperkt.
Als u een map in een gedeelde Drive met mensen deelt, krijgen ze een melding en zien ze de map in het gedeelte Gedeeld met mij in Google Drive. Ze kunnen gedeelde mappen in hun Mijn Drive ordenen met snelkoppelingen.
In Google Drive voor desktop worden gedeelde Drives en mappen die rechtstreeks met u zijn gedeeld alleen automatisch getoond als u beheerderstoegang heeft. Als u geen beheerderstoegang heeft, maakt u snelkoppelingen in uw Mijn Drive naar de gedeelde mappen of gedeelde Drives. Zo kunt u ze makkelijk openen in Drive voor desktop.
Hoe werkt links delen in een gedeelde Drive
U kunt bestanden en mappen delen met een link in plaats van rechtstreeks met gebruikers en groepen, tenzij de deelinstellingen voor gedeelde Drives dit beperken. Link delen kan echter niet minder beperkend zijn voor bestanden en mappen in een map die al zijn gedeeld met een link. Als u een map in een gedeelde Drive deelt met de optie Iedereen in deze groep kan het bestand bekijken via deze link, kunt u geen bestanden of mappen in deze map delen met de optie Iedereen met de link. Zo kunt u deze beperking omzeilen:
- Deel het item eerst met de optie Iedereen met de link en deel daarna de bovenliggende map met de optie Iedereen in deze groep kan het bestand bekijken via deze link.
- Vraag uw beheerder om na de bovenliggende map de onderliggende map te delen via de Drive API.
Meer informatie over hoe u items deelt in gedeelde Drives
Bestanden of mappen verplaatsen naar een gedeelde Drive
Als u een bestand of map verplaatst naar een gedeelde Drive, blijven de rechten voor delen behouden. Maar de toegangsrechten kunnen veranderen als de instellingen voor delen van de gedeelde Drive beperkender zijn. Als de toegangsrechten voor het bestand beperkender zijn dan die voor de gedeelde Drive, worden deze niet versoepeld. Als een bestandseigenaar bijvoorbeeld instelt dat een bestand niet mag worden gedownload, gekopieerd of afgedrukt, blijft dit zo nadat het bestand is verplaatst naar een gedeelde Drive, zelfs als deze acties wel zijn toegestaan door de gedeelde Drive.
Als u bestanden verplaatst naar een gedeelde Drive, heeft dit geen invloed op de deelrechten of gebruikersrollen, zoals Bewerker of Kijker, die rechtstreeks voor het bestand zijn ingesteld. Bestandsrechten die zijn overgenomen van de map waarin het bestand zich bevindt, worden echter niet gekopieerd. Als een map in Mijn Drive bijvoorbeeld met iemand is gedeeld, maar een bestand niet, en bestanden uit die map worden verplaatst naar een gedeelde Drive, raakt die persoon de toegang kwijt, tenzij deze lid is van de gedeelde Drive.
Als u een bestand dat u heeft gemaakt, verplaatst naar een gedeelde Drive, bent u nog steeds de maker, maar niet meer de eigenaar. Als de toegangsrechten van de gedeelde Drive veranderen, kunt u de toegang kwijtraken tot bestanden die u heeft gemaakt.
Als u bestanden naar een gedeelde Drive verplaatst, kan dit grote gevolgen hebben voor de toegang tot content. Daarom kunnen alleen gebruikers met beheerderstoegang tot de oorspronkelijke en doellocatie mappen naar of tussen gedeelde Drives verplaatsen. Als u een map verplaatst naar een gedeelde Drive:
- Alle leden van de gedeelde Drive kunnen de inhoud van de map bekijken, inclusief eerder verborgen bestanden. (Bestanden worden verborgen in Mijn Drive als u een map met iemand deelt maar de toegang tot een specifiek bestand in die map verwijdert).
- Gebruikers met wie een map rechtstreeks werd gedeeld voordat de verplaatsing werd uitgevoerd, hebben nog steeds toegang tot de map. Gebruikers met bewerkingsrechten voor de map voordat de verplaatsing plaatsvindt, hebben daarna toegang als Content Manager.
- Gebruikers die indirect toegang hadden tot een map en de inhoud ervan via toegang tot een bovenliggende map, hebben mogelijk geen toegang meer tot de map. Indirecte bestandsrechten die zijn overgenomen van de bovenliggende maprechten worden niet gekopieerd.
Google Sites-bestanden verplaatsen naar gedeelde Drives
Als u sites naar een gedeelde Drive verplaatst, verandert de zichtbaarheid van een gepubliceerde site niet. Wie er toegang heeft tot het sitebestand kan wel veranderen:
- Als de oorspronkelijke eigenaar van de site bij dezelfde organisatie hoort als de gedeelde Drive, is het Sites-bestand van de site nog steeds toegankelijk voor gebruikers waarmee het eerder is gedeeld.
- Als de oorspronkelijke eigenaar van de site bij een andere organisatie hoort dan de gedeelde Drive, is het site-bestand niet toegankelijk voor mensen die geen lid zijn van de gedeelde Drive, zelfs niet als het eerder met ze was gedeeld.
Meer informatie over het verplaatsen van bestanden
Bestanden verplaatsen uit gedeelde Drives
Als u beheerderstoegang heeft voor een gedeelde Drive, kunt u bestanden en mappen uit een gedeelde Drive verplaatsen naar Mijn Drive of een andere gedeelde Drive. Als u bestanden uit een gedeelde Drive naar een andere Drive wilt verplaatsen, moet u de rol Bijdrager, Contentbeheerder of Beheerder hebben voor de gedeelde Drive waarnaar u de bestanden verplaatst. Als u mappen wilt verplaatsen van de ene gedeelde Drive naar de andere, moet u de rol Beheerder hebben voor de gedeelde Drive waarnaar u de bestanden verplaatst.
Net als wanneer u bestanden verplaatst naar gedeelde Drives, worden de toegangsrechten voor bestanden en mappen opnieuw ingesteld als ze uit een gedeelde Drive worden verplaatst. Als een bestand of map binnen dezelfde organisatie van een gedeelde Drive naar Mijn Drive wordt verplaatst, gebeurt het volgende:
- De instellingen voor delen van de gedeelde Drive gelden niet meer en de oorspronkelijke instellingen voor het delen van het bestand worden weer toegepast. Sommige gebruikers krijgen toegang of raken toegang kwijt. Stel dat u een bestand heeft in de gedeelde Drive van het salesteam en alle leden van het salesteamweergaverechten hebben voor de gedeelde Drive en het bestand. Het document is ook rechtstreeks gedeeld met 5 leden van het salesteam om ze bewerkingsrechten te geven. Als het bestand wordt verplaatst uit de gedeelde Drive van het salesteam, raakt het grootste deel van het salesteam de toegang kwijt, maar houden de 5 mensen met wie het bestand rechtstreeks is gedeeld de bewerkingsrechten.
- Beperkingen op bestandsniveau blijven gelden, tenzij u deze specifiek wijzigt of verwijdert. Als een bestandseigenaar bijvoorbeeld instelt dat een bestand niet mag worden gedownload, gekopieerd of afgedrukt, blijft dit zo nadat het bestand uit een gedeelde Drive is verplaatst, zelfs als deze acties wel zijn toegestaan door de nieuwe locatie.
De toegang tot bestanden en mappen in gedeelde Drives verwijderen
Net als in Mijn Drive kunt u iemands toegang tot een bestand of map in een gedeelde Drive verwijderen als het bestand of de map rechtstreeks met deze persoon is gedeeld. (Zie Delen van bestanden of mappen opheffen voor meer informatie.) Alle leden van de gedeelde Drive kunnen het bestand of de map minstens nog bekijken. Als u de toegang voor leden van een gedeelde Drive wilt verwijderen, moet u het bestand of de map uit de gedeelde Drive verplaatsen. Hiervoor moet u beheerdersrechten hebben.
Opmerking:Als je leden verwijdert uit een gedeelde Drive, raken ze ook de toegang kwijt tot bestanden en mappen in de gedeelde Drive die rechtstreeks met ze zijn gedeeld.
Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.