Lorsque votre organisation passe à une édition Google Workspace qui inclut des licences Google Vault pour tous les utilisateurs de votre organisation, si vous avez déjà défini des règles de conservation dans Vault, toutes les données sont immédiatement soumises aux règles applicables. Si votre organisation a déjà acheté des licences Vault sous forme de modules complémentaires et que vous avez défini des règles de conservation entraînant la suppression définitive des données, les utilisateurs qui ne disposaient pas de licence Vault peuvent perdre des données.
Remarque : Si vous n'avez pas défini de règles de conservation, que vous avez déjà attribué des licences complémentaires Vault à tous les utilisateurs ou que votre édition précédente comprenait également Vault, le changement d'édition n'entraîne pas de perte de données. Vous pouvez poursuivre la procédure sans précautions supplémentaires.
| Licences Vault incluses | Licences Vault complémentaires disponibles |
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Pour en savoir plus sur les éditions compatibles, contactez le service commercial Google. |
Risque de perte de données dans le cas d'une attribution partielle de licences Vault
Si les membres de votre organisation ne disposent pas tous d'une licence Vault et que vous passez à une édition qui inclut Vault, tous les utilisateurs se retrouvent soumis aux règles actuelles de suppression et de conservation des données.
- Vos règles de conservation par défaut s'appliqueront à tous les utilisateurs de votre organisation. Ce changement est susceptible d'entraîner la suppression inattendue et définitive de toutes les données utilisateur non protégées par des règles personnalisées.
- Toutes les règles de conservation personnalisées appliquées à une unité organisationnelle s'appliqueront à l'ensemble des utilisateurs de celle-ci et de ses unités enfants.
- Toute procédure de préservation à titre conservatoire appliquée à l'unité organisationnelle racine sera appliquée à l'ensemble des utilisateurs de votre organisation.
Remarque : Si vous repassez ultérieurement à une édition qui n'inclut pas Vault, vous perdez l'accès à Vault et à ses données.
Empêcher la perte de données en cas de nouvelle attribution de licence
Examinez vos règles de conservation actuelles pour vous assurer qu'elles sont adaptées à une organisation où tous les utilisateurs disposent d'une licence Vault. Pour ne pas risquer de perdre définitivement du contenu, modifiez vos paramètres de conservation selon vos besoins avant de passer à une édition supérieure.
Si vous souhaitez effectuer la transition avant d'examiner en détail vos règles de conservation, vous pouvez créer des règles de conservation personnalisées pour chaque service Google avec une durée de conservation illimitée et les appliquer à l'ensemble de votre organisation. Ces règles empêchent la suppression de toutes les données tant qu'elles sont appliquées.
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
Règles personnalisées.
- Cliquez sur Créer.
- Sélectionnez les options suivantes, le cas échéant :
- Service : sélectionnez un service pour lequel vous souhaitez protéger les données.
- Portée : sélectionnez l'unité organisationnelle racine. Pour "Groupes", sélectionnez Tous les groupes.
- Date d'envoi : laissez ce champ vide pour que la règle s'applique à toutes les données disponibles.
- Termes : laissez ce champ vide pour que la règle s'applique à toutes les données disponibles.
- Exclure les brouillons : laissez cette option décochée pour que la règle s'applique à toutes les données disponibles.
- Durée : sélectionnez Indéfiniment.
- Cliquez sur Créer.
- Répétez l'opération pour chaque service pour lequel vous souhaitez protéger toutes les données.
- Une fois la transition effectuée, examinez vos règles de conservation et d'attribution de licences. En savoir plus
Règles personnalisées.Après la transition
- Vérifiez que toutes les licences complémentaires sont supprimées pour éviter tout prélèvement de frais associés. Si ce n'est pas le cas, supprimez les licences complémentaires Google Vault. Dans certains cas, les licences complémentaires Vault peuvent rester attribuées après le passage à l'édition supérieure.
- Examinez vos règles de conservation pour vous assurer qu'elles répondent bien aux besoins de votre organisation. Si vous avez créé des règles de conservation illimitée par mesure de précaution, examinez-les et supprimez-les si nécessaire.