Pour les administrateurs Google Workspace : gestion des licences
Les licences complémentaires sont-elles attribuées par défaut à tous les utilisateurs de mon organisation ?Tout dépend de la façon dont vous configurez l'attribution des licences après avoir acheté des licences Vault complémentaires. Lorsque vous achetez des licences pour la première fois, elles ne sont pas automatiquement attribuées. Vous pouvez configurer Vault pour attribuer des licences automatiquement, ou les attribuer à des utilisateurs ou à des unités organisationnelles spécifiques. En savoir plus
Si vous possédez déjà Vault et que vous utilisez l'attribution automatique des licences, tous les membres de votre organisation disposent d'une licence Vault, et chaque nouvel utilisateur en obtient une (tant qu'il reste des licences disponibles). Pour en savoir plus, consultez Fonctionnement de l'attribution des licences.
Avant de supprimer une licence, demandez confirmation aux utilisateurs Vault ou aux équipes chargées des questions juridiques et de conformité de votre organisation. Lorsque vous supprimez la licence Vault d'un utilisateur :
- vous ne pouvez plus rechercher ni exporter les données de cet utilisateur dans Vault ;
- toute obligation de conservation des données de l'utilisateur est annulée ;
- les règles de conservation Vault ne s'appliquent pas aux données de l'utilisateur ;
- toutes les données supprimées par l'utilisateur, mais conservées par Vault, sont effacées des systèmes Google.
Pour savoir comment procéder, consultez Attribuer des licences Vault.
Tout utilisateur qui possédait une licence Vault avant ce changement la conserve.
Pour attribuer des licences Vault à un sous-ensemble d'utilisateurs uniquement :
- (Facultatif) Si vous souhaitez empêcher l'attribution automatique d'une licence Vault aux nouveaux utilisateurs, désactivez l'attribution automatique des licences. En savoir plus
- Si vous ne souhaitez pas attribuer de licence à un utilisateur, supprimez sa licence Vault. Vous pouvez effectuer des modifications groupées par unité organisationnelle ou à l'aide d'une feuille de calcul. En savoir plus
Non. Un utilisateur qui exécute des tâches dans l'interface Vault a uniquement besoin d'une licence Google Workspace et de droits Vault. Une licence Vault n'est nécessaire que si vous souhaitez que les données de l'utilisateur fassent l'objet de règles ou obligations de conservation, ou de recherches.
Pour les utilisateurs Vault : conséquences de l'attribution d'une licence dans Vault
Les données des utilisateurs sans licence Vault peuvent-elles tout de même apparaître dans Vault ?Oui. Les données des utilisateurs sans licence Vault peuvent apparaître dans les résultats de recherche si elles sont partagées ou envoyées à un utilisateur disposant d'une licence. Exemple :
- Un utilisateur sans licence envoie un message à un utilisateur qui en possède une, ou partage un fichier avec lui.
- Un utilisateur sans licence laisse un message vocal ou envoie un message via Google Voice for Google Workspace à un utilisateur qui en possède une.
Nous vous recommandons vivement de communiquer régulièrement avec votre administrateur Google Workspace au sujet des modifications apportées aux licences Vault, afin de savoir quand la licence Vault d'un utilisateur est supprimée.
Vault vous signale qu'un utilisateur ne possède pas de licence dans les cas suivants :
- Recherche : lorsque vous recherchez des comptes spécifiques dont l'un ne possède pas de licence Vault, Vault affiche une erreur indiquant le compte utilisateur concerné.
- Obligations de conservation : lorsque des obligations de conservation sont configurées pour des comptes spécifiques, l'utilisateur s'affiche en rouge barré s'il ne possède plus de licence. Sans licence, l'utilisateur ne peut plus faire l'objet d'une obligation de conservation.
Vault indique les utilisateurs sans licence seulement dans le cas d'une recherche ou d'une obligation de conservation concernant des comptes spécifiques. Dans le cas de recherches, d'obligations de conservation ou de règles de conservation ayant un champ d'application différent (unités organisationnelles, ensemble des comptes, Drive partagés, espaces de discussion), vous ne recevrez aucune indication concernant ces utilisateurs.
Si un utilisateur a besoin d'une licence, vous pouvez demander à votre administrateur Google Workspace de lui en attribuer une.