Du kan ange en tidszon när du söker efter data. Då används denna tidszon i Arkiv för att avgöra datumgränserna för visning och export av resultat.
Viktigt! Sökning kan ge oväntade resultat i vissa tidszoner. Läs mer.
Tiden det tar att skicka e-post- och gruppmeddelanden avrundas till närmaste timme på grund av sättet meddelanden lagras och nås på Google-servrar. Om ett meddelande skickas till exempel klockan 23.30 den 31 december inkluderas det därför i en sökning med startdatumet 1 januari i Arkiv.Dina sökningar på Drive påverkas inte av denna avrundning.
Om sökningen innehåller datum gäller följande sökgränser:
| Gmail och grupper | Drive | |
|---|---|---|
| Starta | 23:30:00 (dagen innan) |
00:00:00 |
| Slut | 00:29:59 (nästa dag) |
23:59:59 |
Om du inte väljer en tidszon för sökningen används datorns tidszon i Arkiv.
Sommartid
Du måste kanske anpassa tidszonen för att ta hänsyn till sommartid. Om du exempelvis söker efter filer som skapats av en användare i New York:
-
Välj GMT-3 för alla filer som skapats mellan den 1 december och den 31 januari (vintertid gäller).
- Välj GMT-2 för alla filer som skapats mellan den 1 juni och den 31 juli (sommartid gäller).
En felaktig tidszon kan ge felaktiga sökresultat
Sökresultaten kan ändras beroende på vilken tidszon du väljer. Om du exempelvis söker efter meddelanden från en medarbetare i Frankrike (GMT+1), men din sökning använder tidszonen Stillahavstid (GMT-8), är ditt effektiva sökintervall kl. 16:00 dagen före ditt startdatum till kl. 15:59 på slutdatumet.
Beroende på organisationens behov och vilka juridiska krav sökningen måste uppfylla, kan det vara nödvändigt för dig att tänka på följande:
- utföra flera sökningar om sökdata har skapats av användare i flera tidszoner
- använda tidszonen där organisationens huvudkontor är beläget om personen som söker finns i en annan tidszon
- använda tidszonen som angetts i ett domstolsbeslut eller annat juridiskt dokument som rör sökningen
- tid på året och om du behöver anpassa tidszonen för sommartid.
Detta är bara några exempel på hur tidszonen kan påverka sökresultatet. Din organisation måste definiera sina egna sökstrategier för att ta hänsyn till effekten av tidszon och sommartid på sökresultaten.
Ibland genererar en sökning fel:
- Det går inte att söka på ett konto i Arkiv medan data för det synkroniseras. Detta är ett tillfälligt fel och data bör vara tillgängliga om cirka 10 minuter. Om konton förblir otillgängliga kontaktar du oss för hjälp.
- Arkiv kan inte returnera sökresultat när en operator för jokersökning matchar 100 eller fler ord på en användares konto. Om detta händer förfinar du sökvillkoren för att göra sökningen mer specifik. Om exempelvis subj:län* ger för många matchningar kan du testa att söka efter subj:länd* (för att hitta länder) och subj:läns* (för att hitta läns och länstyrelse).
Använd räknarfunktionen för att bedöma omfattningen av en sökning innan du skickar en Gmail-sökning.Ange dina söktermer och klicka på Räkna. Efter att du har slutfört en räkning visas följande i Arkiv:
- antalet genomsökta konton
- hur lång tid som krävdes för att slutföra sökningen
- antalet meddelanden som matchar din sökfråga
- antalet konton som har matchande meddelanden.
Obs! Meddelanden kan räknas två gånger. Om exempelvis john@solarmora.com skickar ett meddelande till jane@solarmora.com räknar Arkiv detta meddelande två gånger eftersom det finns i båda postlådorna. När en användare skickar ett meddelande till någon utanför domänen räknas det här meddelandet endast en gång.
Du kan ladda ned en CSV-fil som innehåller konto och meddelandesummor för sökningen. Den här filen innehåller:
- datum och tid
- frågan som genererade räkningen
- antalet genomsökta konton
- antalet konton som inte kunde genomsökas
- antalet konton med matchande meddelanden
- e-postadressen och namnet för varje konto med matchningar
- antalet matchande meddelanden från varje konto
Arkiv har fullt stöd för klassiska Hangouts-chattar efter 8 april 2015. Du kan behålla, hålla, söka efter och exportera chattar i klassiska Hangouts med aktiverad historik.
För chattar före detta datum:
- Det är enbart offentliga chattar som är sökbara, kan exporteras och lagras.
- Lagringspolicyerna tillämpas inte korrekt på Hangouts-meddelanden.
Arkiv har även fullt stöd för Google Chat.
- Klassiska Hangouts: Administratörer kan styra om historiken är på eller av. Arkiv kan lagra alla Hangouts-chattar som äger rum efter den 8 april 2015 med historik på.
- Google Talk: Administratörerna kan bara kräva att chattar ska vara ”privata” och kan inaktivera chatthistoriken.
Arkiv påverkas inte när detta händer. En användare som har överskridit lagringsgränsen kan dock inte längre skicka eller ta emot nya e-postmeddelanden och kontot kan fungera sämre i allmänhet.
För data som har tagits bort för färre än 25 dagar sedan rekommenderar vi att du använder Googles administratörskonsol och återställer användarens Google Drive- eller Gmail-data.
Om du vill utesluta automatiskt sparade utkast lägger du till följande operator i söktermerna: -label:^r_ad
Om du vill utesluta slängda utkast lägger du till följande operator i söktermerna: -(label:^deleted OCH label:drafts)
Ja. När du söker väljer du Organisationsenhet och väljer sedan den organisationsenhet du vill söka efter. Du kan inte välja organisationsenheten på högsta nivån och du kan inte lägga till enskilda användarkonton i en sökning som baseras på organisationsenhet. Du kan också ange ett datumintervall och söktermer.
Lägg till följande operator i dina söktermer: -label:^admin_quarantine.
Läs mer om administratörskarantän.