Para administradores do Google Workspace: gerenciamento de licenças
As licenças de complementos são atribuídas por padrão a todos os usuários da minha organização?Isso depende de como você configura o licenciamento depois de comprar licenças de complementos do Vault. Quando você compra as licenças pela primeira vez, elas não são atribuídas automaticamente. Você pode configurar o Vault para atribuir licenças automaticamente ou escolher a quais usuários ou unidades organizacionais elas serão atribuídas. Saiba como
Se você já tiver o Vault e usar o licenciamento automático, todos na sua organização têm uma licença do produto. Os novos usuários receberão uma licença quando forem adicionados, contanto que você tenha licenças disponíveis. Veja mais detalhes em Como funciona o licenciamento.
Antes de remover a licença do Vault de um usuário, fale com os usuários ou as equipes jurídicas e de compliance da sua organização para confirmar que é possível remover a licença. Veja o que acontece quando você remove a licença do Vault de um usuário:
- Não é possível pesquisar ou exportar os dados do usuário no Vault.
- As guardas de documentos aplicadas aos dados do usuário são removidas.
- As políticas de retenção do Vault não se aplicam aos dados do usuário.
- Todos os dados excluídos pelo usuário, mas retidos pelo Vault, são limpos dos sistemas do Google.
Veja instruções em Atribuir licenças do Vault.
Todos os usuários que tinham uma licença do Vault antes do lançamento do licenciamento de domínio parcial continuarão com essa licença.
Para atribuir licenças do Vault apenas a um subconjunto de usuários, faça o seguinte:
- (Opcional) Para evitar que uma licença do Vault seja atribuída automaticamente aos novos usuários, desative o licenciamento automático. Saiba como
- Remova as licenças do Vault dos usuários que não devem ter licenças. Você pode fazer alterações em massa por unidade organizacional ou usando uma planilha. Saiba como
Não. Um usuário que realiza tarefas na interface do Vault só precisa de uma licença do Google Workspace e de privilégios do Vault. O usuário só precisará de uma licença do Vault se você quiser que os dados dele estejam sujeitos a políticas de retenção, guardas de documentos ou pesquisas.
Para usuários do Vault: efeitos do licenciamento no Vault
É possível que os dados de usuários que não têm licenças do Vault apareçam no Vault?Sim. Os dados de um usuário sem uma licença do Vault poderão ser incluídos em uma pesquisa se forem compartilhados ou enviados para um usuário licenciado. Por exemplo:
- Um usuário não licenciado envia uma mensagem ou compartilha um arquivo com um usuário licenciado.
- Um usuário não licenciado deixa um correio de voz ou envia uma mensagem para um usuário licenciado pelo Google Voice para Google Workspace.
Recomendamos que você e o administrador do Google Workspace se comuniquem frequentemente para falar sobre alterações no licenciamento do Vault. Assim você saberá quando uma licença do Vault for removida.
O Vault indica quando um usuário não tem uma licença do produto nas seguintes condições:
- Pesquisa: quando você pesquisa contas específicas e inclui um usuário que não tem uma licença do Vault, o Vault retorna um erro e indica a conta de usuário.
- Guardas de documentos: nas guardas de documentos aplicadas a contas específicas, um usuário será exibido em vermelho com um aviso se não tiver mais uma licença. Sem uma licença, o usuário não estará mais sujeito à guarda de documentos.
O Vault só indica usuários não licenciados nas pesquisas e guardas de documentos aplicadas a contas específicas. Você não receberá indicações de usuários não licenciados em pesquisas, guardas de documentos e regras de retenção baseadas em outros escopos, como unidades organizacionais, todas as contas, drives compartilhados e espaços do Chat.
Se um usuário precisar de uma licença do Vault, você poderá pedir para o administrador Google Workspace fazer a atribuição.