Per gli amministratori di Google Workspace: gestione delle licenze
Le licenze aggiuntive vengono assegnate a tutti gli utenti dell'organizzazione per impostazione predefinita?Dipende da come viene configurata l'assegnazione delle licenze dopo l'acquisto di licenze aggiuntive di Vault. Una volta acquistate, le licenze non vengono assegnate automaticamente. Puoi configurare Vault in modo da assegnare automaticamente le licenze o assegnarle a specifici utenti o unità organizzative. Scopri come
Se hai già Vault e utilizzi l'assegnazione automatica delle licenze, tutti gli utenti della tua organizzazione dispongono di una licenza Vault e i nuovi utenti la riceveranno quando li aggiungerai, purché siano disponibili licenze da assegnare. Per maggiori dettagli, vedi Come funzionano le licenze.
Prima di rimuovere la licenza Vault di un utente, parla con gli utenti di Vault o rivolgiti all'ufficio legale o al team per la conformità della tua organizzazione per assicurarti che la licenza non sia necessaria. Quando rimuovi una licenza Vault da un utente:
- I dati di quell'utente non possono essere inclusi nelle ricerche o esportati in Vault.
- Vengono rimossi eventuali blocchi applicati ai dati dell'utente.
- Le norme di conservazione di Vault non si applicano ai dati dell'utente.
- Tutti i dati eliminati dall'utente ma conservati da Vault vengono eliminati definitivamente dai sistemi di Google.
Per le istruzioni, consulta Assegnare le licenze Vault.
Tutti gli utenti che avevano una licenza Vault prima del lancio della concessione di licenze per parte del dominio hanno ancora una licenza Vault.
Per assegnare licenze Vault solo a un sottoinsieme di utenti:
- (Facoltativo) Per evitare che ai nuovi utenti venga assegnata automaticamente una licenza Vault, disattiva l'assegnazione automatica delle licenze. Scopri come
- Rimuovi le licenze Vault dagli utenti a cui non vuoi assegnare licenze. Puoi apportare modifiche collettive per unità organizzativa o mediante un foglio di lavoro. Scopri come
No. Un utente che esegue attività nell'interfaccia di Vault necessita solo di una licenza di Google Workspace e di privilegi per Vault. L'utente deve disporre di una licenza Vault solo se vuoi che i suoi dati siano soggetti a norme di conservazione, blocchi o ricerche.
Per gli utenti di Vault: effetti dell'assegnazione della licenza in Vault
I dati degli utenti che non hanno una licenza Vault possono essere visualizzati in Vault?Sì. I dati di un utente che non dispone di una licenza Vault possono essere inclusi in una ricerca se vengono condivisi con un utente con licenza o inviati a tale utente. Ad esempio:
- Un utente senza licenza invia un messaggio a un utente con licenza o condivide un file con tale utente
- Un utente senza licenza lascia un messaggio vocale o di testo a un utente con licenza tramite Google Voice per Google Workspace
Ti consigliamo vivamente di comunicare spesso con l'amministratore di Google Workspace in merito alle variazioni relative all'assegnazione delle licenze Vault, in modo da essere al corrente sulle licenze Vault che vengono rimosse.
Vault indica quando un utente non ha una licenza Vault nelle seguenti circostanze:
- Ricerca: quando esegui una ricerca in base ad account specifici e includi un utente che non ha una licenza Vault, Vault restituisce un errore e indica l'account utente.
- Blocchi: per i blocchi impostati su account specifici, un utente che non ha più una licenza viene visualizzato in rosso e barrato. I dati dell'utente a cui non è più assegnata una licenza non sono più soggetti a blocco.
Vault indica gli utenti senza licenza solo per le ricerche e i blocchi applicati ad account specifici. Non riceverai indicazioni relative agli utenti senza licenza in ricerche, regole di conservazione e blocchi basati su altri ambiti, ad esempio impostati su unità organizzative, tutti gli account, Drive condivisi e spazi di Chat.
Se un utente che ha bisogno di una licenza ne è privo, puoi chiedere all'amministratore di Google Workspace di assegnargliene una.