Konfigurera Arkiv för organisationen

Viktigt! Data lagras inte i Arkiv förrän du har slutfört dessa steg. Konfigurera lagringsregler enligt beskrivningen i steg 5 för att Arkiv ska behålla din data.

Ställ in krav och rekommendationer

• Du måste vara avancerad Google Workspace-administratör för organisationen för att kunna slutföra stegen i den här guiden.

• Kontrollera att organisationen inte hanterar lagring av e-post och chattmeddelanden. Om den här funktionen är konfigurerad för att radera meddelanden automatiskt stör den lagringsregler i Arkiv. Logga in på administratörskonsolen och ändra den här inställningen till Ta inte bort e-post och chattmeddelanden automatiskt.

• Överväg att aktivera omfattande lagring av meddelanden. Andra Google-produkter kan skicka e-post för användarens räkning. Den här inställningen ser till att en kopia av dessa meddelanden lagras i användarens Gmail-postlåda och är tillgänglig för Arkiv. Läs mer

• Överväg att aktivera Chatthistorik för organisationen. Lagringsregler och spärrar gäller alltid chattytor. De gäller emellertid endast direktmeddelanden när historiken är på.

• Överväg att aktivera meddelandearkivering i Google Groups for Business för relevanta grupper. I Arkiv kan du spärra, lagra och söka i meddelanden enbart i grupper där arkivering är på. Gruppägare kan dock ändra den här inställningen för sina grupper. Om en gruppägare inaktiverar arkivering är meddelandena från denna grupp fortfarande tillgängliga i användarnas postlådor.

Steg 1. Köp Arkiv-licenser om det behövs

Arkiv ingår i de flesta Google Workspace-utgåvor, men är ett tillägg för vissa. Du kan köpa och tilldela licenser till alla (full organisationslicensiering) eller bara till en grupp personer (delorganisationslicensering).

1. Köp Arkiv-licenser för organisationen. Du behöver en Arkiv-licens för alla användare som du vill behålla och söka efter data för. Kontakta personer i organisationen som känner till de affärsmässiga och juridiska kraven för att avgöra vem som behöver en Arkiv-licens.

2. Tilldela Arkiv-licenser till användare.

Steg 2. Styr vilka som kan logga in på Arkiv

Om du vill tillåta användare att logga in på Arkiv aktiverar du Arkiv för alla eller vissa användare. Läs mer

Obs!

• Den här inställningen påverkar inte vilka konton som kan lagras, spärras och genomsökas i Arkiv. Alla användarkonton med G Suite- och Arkiv-licenser kan lagras, spärras och genomsökas.

• Den här inställningen påverkar inte vilka konton som kan ändra lagring, söka efter data eller utföra andra Arkiv-funktioner. Användarna måste ha lämpliga Arkiv-behörigheter om de ska arbeta med Arkiv.

• Om du aktiverar Arkiv för alla i organisationen visas Arkiv-ikonen i allas applista. Om organisationen har konfigurerade organisationsenheter rekommenderar vi att du begränsar åtkomsten till organisationsenheter med Arkiv-behörigheter.

Steg 3. (Valfritt) Ge behöriga användare Arkiv-behörigheter

Bevilja behörigheter till användare som du vill ska skapa lagringsregler, placera spärrar eller utföra undersökningar. Till att börja med är det enbart avancerade administratörer som kan använda Arkiv-funktioner. Läs mer

Steg 4. Logga in på Arkiv

Om du nyligen har köpt Arkiv eller påbörjat testperioden på 30 dagar rekommenderar vi att du väntar 30–60 minuter innan du loggar in på Arkiv. Om du loggar in direkt efter köpet har du kanske inte tillgång till hela Arkiv.

1. Gå till https://vault.google.com.

2. Logga in med ditt användarnamn och lösenord för Google Workspace.

Andra behöriga användare i organisationen kan logga in på Arkiv på samma sätt när du ger dem åtkomst.

Steg 5. Ange organisationens standardlagringsregler

Ange lagringsregler som styr hur länge data lagras innan den får rensas från användarkonton och alla Google-system. Vi rekommenderar att du konsulterar organisationens juridiska team när du konfigurerar lagringsregler.

Läs om hur lagring fungerar innan du börjar. Följande steg beskriver hur du ställer in standardlagringsregler, men du kan ange anpassade lagringsregler i stället.

Skapa en anpassad lagringsregel om du vill behålla data som matchar specifika villkor under en viss tid. Skapa en standardlagringsregel om du vill behålla all tjänstdata för alla licensierade konton under en viss tid.

1. Klicka på Lagring i Arkiv. Om Lagring inte finns med på listan ber du en Google Workspace-administratör att ge dig Arkiv-behörighet (”Hantera lagringspolicyer”).
2. På fliken Standardregler klickar du på en tjänst, till exempel Drive eller Gmail .

3. Välj hur lång tid meddelanden eller filer ska sparas:

   • Om du vill lagra data permanent väljer du Obestämd tid.
   • Om du vill lagra data under en viss tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar från 1 till 36 500. Lagringsperioden beräknas utifrån följande starttid:
     • E-post, grupper och chattmeddelanden – dagar från det att meddelandet skickades eller togs emot.
     • Drive – dagar från det att filen skapades eller senast ändrades.
     • Voice – dagar från det att data skickades eller togs emot.

4. Om du anger en lagringsperiod väljer du vad som ska hända med data efter att lagringsperioden löper ut:

   • Om du bara vill permanent radera den data som användare redan har raderat väljer du det första alternativet.
   • Välj det andra alternativet om du vill radera all data permanent. Den här regeln kan radera data som användarna förväntar sig att behålla permanent, som meddelanden i inkorgen eller Gmail-filer på Drive.
   I Arkiv kan tjänster direkt radera data permanent som överskrider lagringsperioden när du skickar en ny regel. Detta kan inkludera data som användarna räknar med att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad.

5. Klicka på Skapa. Om du anger en lagringsperiod uppmanas du i Arkiv att bekräfta att du förstår effekterna av denna lagringsregel. Markera rutorna och klicka på Godkänn för att skapa regeln.

6. Upprepa processen för alla tjänster som du vill ange standardlagringsregler för.

Google Arkiv är nu konfigurerat! I Arkiv sparas organisationens data enligt de lagringsregler som du har konfigurerat.

Viktiga anmärkningar:

• Vad händer när du har angett standardlagringsregeln? Om inte en anpassad regel eller spärr gäller för data sparas den i enlighet med standardlagringsregeln.
• Vad händer när en användare tar bort ett meddelande? Meddelandet tas bort från användarens konto. När standardregeln eller en anpassad regel för lagring gäller är meddelandet fortfarande tillgängligt i Arkiv under resten av lagringsperioden. Borttagna meddelanden och filer som lagras i Arkiv räknas inte in i användarens lagringskvot.