Requisiti e consigli per la configurazione
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Per completare i passaggi di questa guida, devi essere un super amministratore di Google Workspace.
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Verifica che la tua organizzazione non gestisca l'archiviazione di messaggi email e chat. Se questa funzionalità è configurata in modo da eliminare automaticamente i messaggi, interferirà con le regole di conservazione di Vault. Accedi alla Console di amministrazione e modifica l'impostazione in Non eliminare automaticamente i messaggi email e le chat.
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Valuta l'opportunità di attivare l'archiviazione completa dei messaggi. Altri prodotti Google potrebbero inviare email per conto di un utente. Questa impostazione assicura che una copia di tali messaggi sia archiviata nella casella di posta Gmail dell'utente e che sia disponibile per Vault. Ulteriori informazioni
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Considera la possibilità di attivare la cronologia chat per la tua organizzazione. Le regole di conservazione e i blocchi si applicano sempre agli spazi di Chat. Tuttavia, si applicano ai messaggi diretti solo se la cronologia è attiva.
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Può essere utile attivare l'archiviazione dei messaggi in Google Groups for Business per i gruppi di interesse. Vault può bloccare, conservare e cercare i messaggi solo nei gruppi per cui è attiva l'archiviazione. Tuttavia, i proprietari dei gruppi possono modificare questa impostazione per i propri gruppi. Se il proprietario di un gruppo disattiva l'archiviazione, i messaggi di quel gruppo saranno ancora disponibili nelle caselle di posta degli utenti.
Passaggio 1. Se necessario, acquista le licenze Vault.
Vault è incluso nella maggior parte delle versioni di Google Workspace, ma in alcuni casi costituisce un componente aggiuntivo. Puoi acquistare e assegnare licenze a tutti gli utenti (assegnazione di licenze all'intera organizzazione) o solo a un sottoinsieme di utenti (assegnazione di licenze a una parte dell'organizzazione).
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Acquistare licenze Vault per l'organizzazione Devi avere una licenza Vault per ogni utente che deve poter conservare e cercare i dati. Per stabilire a chi assegnare una licenza Vault, parla con i dipendenti dell'organizzazione che ne comprendono il funzionamento e i requisiti di legge.
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Assegna le licenze Vault agli utenti.
Passaggio 2. Stabilisci chi può accedere a Vault
Per consentire agli utenti di accedere a Vault, attiva Vault per tutti gli utenti o per utenti selezionati. Scopri come
Nota:
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Questa impostazione non influisce su quali account possono essere interessati dalle conservazioni, dai blocchi o dalle ricerche di Vault. Tutti gli account utente che dispongono di licenze G Suite e Vault possono essere conservati, bloccati e sottoposti a ricerca.
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Questa impostazione non influisce su quali account possono cambiare le regole di conservazione, cercare dati o eseguire altre funzioni di Vault. Per utilizzare Vault, gli utenti devono disporre dei privilegi per Vault adeguati.
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Se attivi Vault per tutti i membri della tua organizzazione, negli elenchi delle app di tutti gli utenti viene visualizzata l'icona di Vault. Se la tua organizzazione ha configurato unità organizzative, consigliamo di riservare l'accesso alle sole unità organizzative con privilegi per Vault.
Passaggio 3. (Facoltativo) Concedi i privilegi per Vault agli utenti autorizzati
Concedi gli opportuni privilegi agli utenti che vuoi autorizzare a creare regole di conservazione, applicare blocchi o eseguire indagini. Inizialmente, solo i super amministratori possono utilizzare le funzionalità di Vault. Scopri come
Passaggio 4. Accedi a Vault
Se hai acquistato Vault di recente o hai iniziato il periodo di prova di 30 giorni, ti consigliamo di attendere da 30 a 60 minuti prima di accedere a Vault. Se esegui l'accesso subito dopo l'acquisto, potresti non essere in grado di utilizzare tutte le funzionalità di Vault.
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Vai a https://vault.google.com.
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Accedi con il tuo nome utente e la password di Google Workspace.
Gli altri utenti autorizzati dell'organizzazione potranno accedere a Vault nello stesso modo, dopo che avrai concesso loro l'accesso.
Passaggio 5. Configura le regole di conservazione predefinite dell'organizzazione
Configura regole di conservazione per stabilire per quanto tempo verranno conservati i dati prima di poter essere eliminati definitivamente dagli account degli utenti e da tutti i sistemi Google. Quando configuri le regole di conservazione, ti consigliamo di consultare l'ufficio legale dell'organizzazione.
Prima di iniziare, scopri come funziona la conservazione. I seguenti passaggi consentono di impostare le regole di conservazione predefinite, ma in alternativa puoi impostare regole di conservazione personalizzate.
Per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione personalizzata. Per conservare tutti i dati dei servizi per tutti gli account concessi in licenza per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione predefinita.
- In Vault, fai clic su Conservazione dei dati. Se l'opzione Conservazione dei dati non è presente nell'elenco, chiedi a un amministratore di Google Workspace di assegnarti i privilegi di Vault ("Gestisci criteri di conservazione").
- Nella scheda Regole predefinite, fai clic su un servizio, come Drive
o Gmail
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Scegli per quanto tempo vuoi conservare i messaggi o i file:
- Per conservare i dati in modo permanente, seleziona Sempre.
- Per conservare i dati per un determinato periodo di tempo, seleziona Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni, da 1 a 36.500. Il periodo di conservazione viene calcolato in base ai seguenti eventi iniziali:
- Messaggi di Gmail, Gruppi e Chat: giorni trascorsi da quando il messaggio è stato inviato o ricevuto.
- Drive: giorni trascorsi dalla creazione o dall'ultima modifica del file.
- Voice: giorni trascorsi da quando i dati sono stati inviati o ricevuti.
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Se imposti un periodo di conservazione, scegli l'operazione da eseguire dopo la scadenza del periodo di conservazione dei dati:
- Per eliminare definitivamente solo i dati che gli utenti hanno già eliminato, scegli la prima opzione.
- Per eliminare definitivamente tutti i dati, scegli la seconda opzione. Questa regola può eliminare definitivamente i dati che gli utenti intendevano conservare, come i messaggi nella Posta in arrivo di Gmail o i file di Drive.
Vault consente ai servizi di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano il periodo di conservazione quando imposti una nuova regola. L'eliminazione potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. -
Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, Vault ti chiede di confermare di aver compreso gli effetti della regola di conservazione. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Accetta per creare la regola.
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Ripeti questa procedura per tutti i servizi per i quali vuoi impostare regole di conservazione predefinite.
A questo punto Google Vault è configurato. Vault conserva i dati dell'organizzazione come specificato nelle regole di conservazione che hai configurato.
Note importanti
- Cosa succede in seguito all'impostazione delle regole di conservazione predefinite: i dati saranno conservati in base alla regola di conservazione predefinita, a meno che non siano soggetti a una regola personalizzata o a un blocco.
- Che cosa succede quando un utente elimina un messaggio o un file: il messaggio o il file viene rimosso dall'account dell'utente. Tuttavia, quando si applica la regola di conservazione predefinita o una regola personalizzata, il messaggio o il file resta comunque disponibile in Vault per la parte restante del periodo di conservazione. I messaggi eliminati e i file conservati da Vault non vengono conteggiati ai fini del calcolo della quota di archiviazione dell'utente.