Você só poderá excluir uma conta do Google Workspace se ela não estiver em guarda de documentos. Um administrador com privilégios do Vault (Gerenciar guardas de documentos, Visualizar todos os casos e Gerenciar auditorias) pode liberar uma conta das guardas de documentos baseadas em conta. Um administrador com privilégios de gerenciamento de usuários pode remover uma conta das unidades organizacionais que estão em guarda de documentos. Saiba mais sobre os privilégios de administrador do Vault.
As instruções a seguir incluem etapas no Vault e no Admin Console do Google Workspace.
Depois de excluir uma conta, você poderá recuperá-la em até 20 dias. No entanto, os dados da conta marcados para exclusão não são mais protegidos por regras de retenção nem guardas de documentos e podem ser limpos. Não é possível recuperar esses dados, mesmo se você restaurar a conta.
- Analise a conta com a equipe jurídica para determinar se é necessário preservar os dados do usuário com uma guarda de documentos.
- Se for necessário manter os dados na guarda de documentos, você terá algumas opções:
- Mude o usuário para uma licença Usuário arquivado, que preserva os dados do Google Workspace no armazenamento do Google. Com essa opção, você não exclui a conta. Veja mais detalhes em Gerenciar ex-funcionários e os dados deles.
- Exporte os dados do usuário e os preserve fora do Google Workspace. Depois continue para a próxima etapa para liberar a guarda de documentos e excluir a conta. Veja mais instruções em Exportar dados do Vault.
- Se for possível excluir os dados, faça login em vault.google.com.
- Clique em Relatórios.
- Libere o usuário das guardas de documentos baseadas na conta:
- Clique em Guardas de documentos de usuários.
- Na barra de pesquisa, digite a conta.
- Encontre a conta. Caso a conta não apareça, isso significa que ela não está sob retenção baseada em conta, e você pode passar para a próxima etapa.
- Clique na linha com a conta. Será aberto um painel com as guardas de documentos da conta.
- Clique em cada guarda de documentos e libere a conta do escopo da guarda.
- Identifique as guardas de documentos nas unidades organizacionais da conta e remova a conta dessas unidades:
-
- No Admin Console, acesse Menu
Diretório
Usuários.
- Clique na linha com o usuário.
- À esquerda, encontre a unidade organizacional do usuário e as unidades organizacionais mãe.
- No Vault, clique em Guardas de documentos do domínio.
- Na lista de guardas de documentos, procure a unidade organizacional do usuário e as unidades organizacionais mães. Se a unidade organizacional estiver em guarda de documentos, mova a conta para uma unidade que não esteja em guarda. Pode ser útil criar uma unidade organizacional específica para isso para garantir que ela não esteja em guarda.
Veja as instruções em Adicionar uma unidade organizacional e Mover usuários para uma unidade organizacional.
- Quando a lista inclui guardas de documentos com o escopo Todas as contas, significa que a guarda foi definida na unidade organizacional de nível superior. Você precisará reorganizar os usuários em pelo menos duas unidades organizacionais filhas para que pelo menos uma unidade não esteja em guarda de documentos.
- Adicione duas ou mais unidades organizacionais. Veja os detalhes em Adicionar uma unidade organizacional.
- Mova os usuários cujos dados você precisa reter para uma ou mais unidades organizacionais. Mova os usuários que você quer excluir para uma ou mais unidades organizacionais. Veja as instruções em Mover usuários para uma unidade organizacional.
- No Vault, atualize as guardas de documentos com os escopos Todas as contas para aplicá-las apenas às unidades organizacionais dos usuários que precisam ficar na guarda.
-
- Aguarde de 24 a 48 horas para a atualização completa das configurações do diretório e do Vault.
- Exclua o usuário. Veja as instruções em Excluir ou remover um usuário da organização.