Docsin tehtäviä voi käyttää ainoastaan ehdot täyttävillä työ- tai koulutileillä, etkä ole kirjautunut sisään. Lue lisää työ- ja koulutileistä.
Tehtävän antaminen Google Docsissa
- Avaa Google Docs ‑dokumentti tietokoneella.
- Kirjoita dokumenttiin
@task
ja paina Enter. - Lisää tehtävä ponnahdusikkunaan.
- Voit luoda tehtävän myös muistilistan avulla.
- Valitse haluamasi vaihtoehto:
- Valitse Muoto Luettelomerkit ja numerointi Muistilista.
- Kirjoita dokumenttiin
@checklist
ja paina Enter.
- Lisää tehtävä muistilistaan.
- Klikkaa muistilistan vasemmalta puolelta Lisää Tasksiin . Ponnahdusikkuna avautuu.
- Valitse haluamasi vaihtoehto:
- Voit luoda tehtävän myös muistilistan avulla.
- Kirjoita Tehtävänsaaja-kenttään sen käyttäjän nimi, jolle haluat antaa tehtävän.
- Voit antaa tehtävän itsellesi tai muille verkkotunnuksesi käyttäjille.
- Valinnainen: Jos haluat lisätä tehtävälle päivämäärän, klikkaa Päivämäärä ja valitse päivä kalenterista.
- Kun olet valmis antamaan tehtävän, klikkaa Lisää.
Tärkeää:
- Kun annat tehtävän jollekulle, hän saa sähköposti-ilmoituksen, jossa näkyy sähköpostiosoitteesi. Hän näkee tehtävän omassa Tasks-tehtävälistassaan. Jos tehtävälle on lisätty päivämäärä, se näkyy myös Google Kalenterissa. Lue lisää jaetuista tehtävistä.
- Anonyymit käyttäjät eivät voi antaa tai muokata tehtäviä Google-dokumentissa.
Tehtävän katsominen ja muokkaaminen Docsissa
- Avaa Google Docsissa dokumentti, johon liittyy tehtävä.
- Näet kaikki dokumentin tehtävät valitsemalla Työkalut Tehtävät. Tehtävät näkyvät näytön oikeassa reunassa. Valitse tehtävä klikkaamalla.
- Vie hiiri tehtävään liittyvän muistilistakohteen kuvakkeen päälle näytön vasemmassa reunassa.
- Jos tehtävä on valmis, sen nimi näkyy yliviivattuna.
- Tehtävän muokkaaminen:
- Nimi: Kirjoita tekstiä muistilistakohteeseen ja tallenna muutokset painamalla sarkainnäppäintä.
- Tehtävän saaja tai päivämäärä: Klikkaa tehtäväkortin vasemmasta alareunasta Muokkaa.
- Jos muutat tehtävän saajaa, sekä aiemmin tehtävän saaneelle että uudelle valitulle henkilölle lähetetään sähköposti-ilmoitus.
Tehtävän merkitseminen valmiiksi Docsissa
- Avaa Google Docsissa dokumentti, johon liittyy tehtävä.
- Etsi tehtävän muistilistakohde.
- Klikkaa dokumentin valintaruutua.
- Kun tehtävä merkitään valmiiksi dokumentissa, se näkyy tehtävän saaneen henkilön Tasks-tehtävälistassa tehtynä ja hän saa myös sähköposti-ilmoituksen.
Tehtävän poistaminen Docsissa
- Avaa Google Docsissa dokumentti, johon liittyy tehtävä.
- Osoita tehtävään liittyvän muistilistakohteen vasemmalla puolella olevaa kuvaketta.
- Klikkaa Poista Vahvista.
Vinkkejä:
- Kun tehtävä poistetaan dokumentista, se ei enää näy tehtävänsaajan Tasks-tehtävälistassa. Jos tehtävää ei ollut vielä tehty, sen saaneelle henkilölle lähetetään sähköposti-ilmoitus.
- Jos muistilistakohde poistetaan dokumentista ennen kuin siihen liittyvä tehtävä on poistettu, kohde näkyy edelleen tehtävän saaneen henkilön Tasks-tehtävälistassa. Jos haluat tarkistaa tehtävän tiedot tai poistaa sen, klikkaa Työkalut Tehtävät.
Tehtäväpäivitysten ylläpitäminen Docsissa
Muistilistakohteen vasemmalla puolella olevassa kuvakkeessa voi näkyä sininen piste seuraavissa tilanteissa:
- Joku päivittää muistilistakohteen dokumentissa mutta ei päivitä tehtävää.
- Tehtävän saanut henkilö muuttaa tehtävän nimeä Tasksissa mutta ei muuta muistilistatekstiä dokumentissa.
- Joku palauttaa dokumentin aiemman version.
Voit ratkaista ongelman ja poistaa sinisen pisteen seuraavasti:
- Osoita tehtävää, jossa näkyy sininen piste.
- Klikkaa ponnahdusikkunan oikeasta alareunasta Päivitä.
Vinkki: Tehtäväkuvakkeessa voi näkyä sininen piste myös silloin, kun tehtävän saanut henkilö päivittää tai poistaa tehtävän omassa Tasks-tehtävälistassaan mutta hänellä ei ole dokumentin muokkausoikeutta.
- Voit ratkaista ongelman osoittamalla sinistä pistettä ja klikkaamalla Kyllä.
- Voit estää tämän ongelman varmistamalla, että tehtävän saajalla on dokumentin muokkausoikeudet.
Tehtäväilmoitusten asetukset
Voit muokata dokumentin tehtävistä lähetettävien ilmoitusten asetuksia.
- Avaa Google-dokumentti, ‑taulukko tai ‑dia tietokoneella.
- Klikkaa oikeasta yläreunasta Avaa kommenttihistoria .
- Klikkaa Ilmoitusasetukset .
- Valitse, milloin ilmoituksia lähetetään.
- Kaikki kommentit ja tehtävät: Saat ilmoituksen aina, kun tehtävä luodaan tai tehtävää muutetaan.
- Sinua koskevat kommentit ja tehtävät: Saat ilmoituksen, kun muut vastaavat tehtäviin tai kommentteihin, joihin sinut on lisätty.
- Ei mistään: Et saa koskaan sähköposti-ilmoituksia kyseisen tiedoston kommenteista tai tehtävistä.