I Gmail är delegerade konton och delade inkorgar samma sak. Använd dem för att ge personer eller grupper (ombud) åtkomst till ditt Gmail-konto. Du får då en inkorg med fördelar som:
- automatisk sortering av e-post med filter (regler)
- sparad korrespondens genom arkivering av e-post
- spårning av status för e-postmeddelanden med etiketter
- visa eller dölja ombudets namn som avsändare.
Ombuden kan läsa, skicka och radera dina e-postmeddelanden. De kan inte chatta med någon åt dig eller ändra ditt Gmail-lösenord. När de skickar ett meddelande visas deras e-postadress.
Om du använder Gmail via jobbet, skolan eller någon annan organisation kan du ge delegeringen till en grupp. Det gör att du enkelt kan hantera delegeringen via gruppmedlemskapet.
Skillnaden mellan dessa konton eller inkorgar och gemensamma inkorgar
En gemensam inkorg är en typ av grupp som du kan skapa i Google Grupper.
- Medlemmar kan skicka meddelanden, tilldela konversationer till varandra och spåra konversationer som uppgifter.
- En gemensam inkorg har en e-postadress. Det går att skicka och ta emot meddelanden i en gemensam inkorg med e-postklienter som Gmail. Mer information finns i Skicka e-post från en annan adress eller ett alias.
Lägga till eller ta bort ett ombud
Du får lägga till högst tio ombud.
Om du använder Gmail på jobbet, i skolan eller någon annan organisation:
- Det går att lägga till upp till 1 000 ombud i organisationen.
- Vid normal användning kan 40 ombud få åtkomst till ett Gmail-konto samtidigt.
- Om du använder automatiska processer, till exempel API:er eller webbläsartillägg, kan vissa ombud få åtkomst till ett Gmail-konto samtidigt.
- Öppna Gmail på datorn. Du kan inte lägga till ombud från Gmail-appen.
- I det övre högra hörnet klickar du på Inställningar
Visa alla inställningar.
- Klicka på fliken Konton och import eller på fliken Konton.
- I avsnittet Ge åtkomst till ditt konto klickar du på Lägg till ett annat konto. Om du använder Gmail via jobbet eller skolan kan din organisation ha vissa begränsningar för delegering. Om du inte ser den här inställningen kontaktar du administratören.
- Ange ombudets e-postadress. Om du använder Gmail på jobbet, i skolan eller i någon annan organisation och administratören tillåter det kan du ange e-postadressen till en grupp. Gruppen måste ha samma domän som organisationen. Externa medlemmar i gruppen nekas delegeringsåtkomst.
Viktigt! Om kontot som du delegerar är ett nytt konto eller om lösenordet har återställts måste administratören inaktivera kravet att byta lösenord när du först loggar du in.- Läs mer om hur administratörer skapar användare.
- Läs mer om hur administratörer återställer lösenord.
6. Klicka på Nästa steg
Skicka e-post för att ge åtkomst.
Personen som du har lagt till får ett e-postmeddelande där han eller hon ombeds bekräfta att de ska vara ombud. Inbjudan gäller endast i en vecka.
Om du har lagt till en grupp blir alla gruppmedlemmar ombud utan att behöva bekräfta.
Det kan ta upp till 24 timmar innan delegeringen träder i kraft.
Visa alla inställningar.
Skicka e-post för att ge åtkomst.- Öppna Gmail på datorn. Du kan inte ta bort ombud i Gmail-appen.
- I det övre högra hörnet klickar du på Inställningar
- Klicka på fliken Konton och import.
- I avsnittet Ge åtkomst till ditt konto klickar du på Radera bredvid det konto som du vill ta bort.
Felsöka problem
Om du lägger till ombud på jobbet, skolan eller en annan organisation kan du bara lägga till personer eller grupper i samma organisation.
Kontrollera att administratören har aktiverat delegering för organisationen om det inte går att lägga till personen i organisationen.
Vi rekommenderar att du raderar alla sparade bokmärken.
- Du måste logga in och återställa lösenordet innan ombud kan få åtkomst till kontot.
- Inaktivera följande inställning för kontot: Kräv att användaren byter lösenord vid nästa inloggning.
Obs! Det kan ta upp till en timme innan ombud får åtkomst till kontot.
Om du inte kan komma åt ett delegerat konto med en Google Workspace-domän läser du om hur du aktiverar eller inaktiverar e-postdelegering.