Cómo usar la validación de datos
La validación de datos ayuda a controlar los datos que introducís tú y los demás colaboradores en las hojas de cálculo. A continuación describiremos lo que puedes hacer con la validación de datos:
- Validar números, fechas y texto
- Evitar que los usuarios introduzcan texto que no coincide con tus criterios, o bien mostrarles un comentario en la celda cuando los datos no cumplan la norma de validación
- Añadir texto a las celdas en las que se ha incluido la validación a fin de contribuir a que los colaboradores introduzcan el tipo de datos adecuado
Nota: la validación de datos no es compatible con operadores booleanos.
Sigue estos pasos para empezar a utilizar la validación de datos:
- Accede a Datos y selecciona Validación. Si lo prefieres, puedes hacer clic con el botón derecho en el intervalo de celdas y seleccionar Validación de datos.
- Resalta las celdas para seleccionar el intervalo al que deseas aplicar la validación de datos.
- Selecciona los criterios de validación. Se generará una sugerencia de ayuda a medida que escribas.
Puedes modificar el texto de ayuda manualmente, pero si actualizas los criterios de validación después de modificar este texto de ayuda, la sugerencia no se actualizará automáticamente. Usa el enlace Restablecer que se mostrará al editar el texto de ayuda para asegurarte de que el texto se genere automáticamente.
- Marca la casilla junto a "Permitir datos no válidos, pero mostrar advertencia" si quieres que los colaboradores puedan introducir datos no válidos. Cuando los datos no coincidan con los criterios, verán una advertencia.
- Haz clic en Guardar y habrás terminado.
Para eliminar la validación de datos, selecciona el intervalo de celdas y haz clic en Eliminar·validación. Si quieres eliminar la validación de toda la hoja de cálculo, selecciónala haciendo clic en la esquina superior izquierda de la hoja. A continuación, selecciona Datos > Validación y haz clic en el botón Eliminar validación.
Debes tener en cuenta lo siguiente:
- Si la validación de datos se aplica a celdas que contienen datos, las reglas no se aplicarán hasta que los datos se modifiquen.
- Los colaboradores pueden cambiar las reglas de validación.
- Las celdas con validación de datos se omiten en la vista de lista y en las hojas de cálculo que se han rellenado mediante un formulario.
- Cuando importes un archivo .xls con validación de datos a hojas de cálculo de Google, se omitirán las reglas de validación.
De igual modo, cuando exportes un archivo de hoja de cálculo de Google a un archivo .xls u .ods, no se exportarán las reglas de validación.