开始在 Google 云端硬盘、文档、表格和幻灯片中处理加密文件

只要是上传到云端硬盘或在 Google 文档、表格和幻灯片中创建的文件，无论文件是在传输过程中还是处于存储状态，系统都会采用 AES256 位加密技术对这些文件进行加密处理。为增强机密性，贵组织可允许用户使用 Workspace 客户端加密功能来加密 Google 云端硬盘、文档、表格和幻灯片文件。和普通文件相比，加密文件会有一些限制。您还可以将任意类型的云端硬盘文件（如 PDF 和 Office 文件）作为加密云端硬盘文件上传。

重要提示：如要使用 Workspace 客户端加密功能来加密云端硬盘、文档、表格和幻灯片文件：

您必须拥有 Workspace 帐号。
您的管理员必须启用客户端加密功能。
您必须验证自己的身份。

了解加密

加密是为保护数据而对信息进行编码的过程。如果用户要创建或复制加密文件，则必须验证身份，且管理员必须为他们启用 Workspace 客户端加密功能。在加密文件中，文件的任何共享对象都可以使用该文件专属的加密密钥访问文件。通常情况下，Google 会对传输中的内容和静态内容进行加密，但如果使用客户端加密功能，就相当于为您的网域增加了一层额外保障。

有关加密功能的须知事项

您的网域管理员可以控制哪些群组和个人能够使用加密功能。如果您想将文件移动到已开启加密功能的位置，或为新位置开启此功能，请与您的管理员联系。
您的管理员还可以选择通过应用内提示，建议采用客户端加密功能创建云端硬盘、文档、表格和幻灯片中的新文件。请根据需要咨询您的管理员，确保了解贵组织的预期。
客户端加密功能可为贵组织额外增加一层安全保障。您的文件在不同客户端之间传输时会经过端到端加密。Google 无法解密您的文件。注意事项：
- 您计算机上获得足够权限的应用（例如 Chrome 扩展程序）或许可以查看和泄露加密的文件。
- 加密功能并不能防止其他人查看您的屏幕。
您需要重新登录以打开客户端加密文件的频率由您的管理员决定。如果您经常需要登录，请与您的管理员联系。

了解加密文件的不同之处

加密文件旁边会显示锁形图标。
加密文件一次仅允许一位用户进行编辑。了解如何协同处理加密文件。
在加密文件中，除非您的设备处于空闲状态或执行其他操作（例如共享文件或尝试退出文件），否则自动保存会每 30 秒进行一次。
- 如果您尝试退出未保存的文件，系统会发出警告。为避免未保存的更改丢失，请点击取消。
自动保存功能有 3 种状态：
- 待保存：系统等待触发自动保存的条件出现或 30 秒的计时器计时结束。
- 正在保存：系统正在保存。您可以继续编辑文件。
- 已保存到云端硬盘：您尚未做出任何更改。您的版本为最新版本。
您可以按照多种不同步骤来创建加密文件。了解如何创建或复制加密文件。
为访问加密的文件，您的管理员可能会要求您登录两次额外的单点登录 (SSO) 服务：一次是登录贵组织的身份提供方服务，一次是登录 Google 云端硬盘、文档、表格和幻灯片。
您可以在 Google 文档或表格中打印内容，而无法在 Google 幻灯片中打印。
加密文档和幻灯片的拼写检查支持美式英语、英式英语、法语、德语、意大利语和西班牙语。
表格不支持拼写检查。
您可以将 Google 表格文件导出至 Excel 文件。点击文件下载。
加密文件的版本记录最多可保留 100 个版本。超过 100 个版本后，系统会自动移除不太重要的版本。目前尚不支持已命名的版本。
加密的文档、表格和幻灯片的大小上限为 100 MB。已加密的云端硬盘文件没有任何限制。
文档中的图片数量上限为 3,000 张。
单张图片的大小上限为 1 MB。
下载文件夹不会影响客户端加密文件。

了解加密文件不支持哪些功能

对于加密的文件，您无法执行以下操作：

在 Google 文档或幻灯片的编辑模式下打开 Microsoft Office
对表格、幻灯片和云端硬盘文件发表评论
通过移动应用编辑 Google 文档、表格或幻灯片
在 Google 表格中使用可进行外部调用的函数
将 Microsoft Office 文件导入至 Google 文档或幻灯片
使用特定工具，包括：
- 语法检查
- 翻译和比较文档
- 语音输入
- 插件
下载文档或幻灯片
使用文档、表格或幻灯片的文件预览

创建或复制加密的文件

重要提示：如要创建或复制加密文件，您需要：

登录工作或学校账号
让您的管理员启用客户端加密功能
验证您的账号是否可以创建文件

创建新的加密文件

如要创建加密文档、电子表格或演示文稿，请选择以下方式之一：

通过 Google 云端硬盘：

前往 drive.google.com。
点击左上角的“新建”图标。
将光标指向 Google 文档、表格或幻灯片旁边的箭头点击空白加密文档/电子表格/演示文稿。
在“新建加密文档”窗口中，点击创建。

通过 Google 文档、表格或幻灯片：

打开一个 Google 文档、表格或幻灯片。
点击顶部的文件。
将鼠标指向“新建”图标点击新建加密文档/电子表格/演示文稿。
在“新建加密文档”窗口中，点击创建。

提示：

如果您的管理员默认启用客户端加密功能，则“新建/空白加密文档/电子表格/演示文稿”会作为推荐选项显示在“文件”“新建”菜单下面。
如果您在共享文件夹中创建加密文件，那么加密文件将具有与该文件夹相同的访问权限。
如果空白加密文档/电子表格/演示文稿或新建加密文档/电子表格/演示文稿选项不可用，请执行以下操作：
- 确认您已登录工作或学校账号。
- 检查您的管理员是否已启用客户端加密功能。
- 确认您已验证自己的身份。详细了解如何通过身份提供方使用加密功能。

上传新的加密文件

前往 drive.google.com。
点击左上角的“新建”图标。
将光标指向“上传文件”旁边的箭头，然后点击加密并上传文件。

提示：

如果您的管理员默认启用客户端加密功能，则“加密并上传”会作为推荐选项显示在“新建+”菜单中。
如果您在共享文件夹中上传加密文件，那么加密文件将具有与该文件夹相同的访问权限。
如果加密并上传文件选项不可用，请执行以下操作：
- 确认您已登录 Workspace 账号。
- 检查您的管理员是否已启用客户端加密功能。
- 确认您已验证自己的身份。详细了解如何通过身份提供方使用加密功能。

复制加密文件

通过 Google 云端硬盘：

右键点击相应文件。
点击复制复制（仅适用于云端硬盘文件，不适用于 Google 文档、表格或幻灯片）。
如果文件：
- 已额外加密，您也可以创建解密的副本。
- 尚未额外加密，您也可以创建加密的副本。

通过 Google 文档、表格或幻灯片：

打开加密的 Google 文档、表格或幻灯片文件。
点击左上角的文件复制 复制。
如果文件：
- 已额外加密，您也可以创建解密的副本。
- 尚未额外加密，您也可以创建加密的副本。

提示：

如果您的管理员默认启用客户端加密功能，则创建加密的副本会作为推荐选项显示在文件复制菜单下面。

如果创建加密的副本或创建解密的副本选项不可用，请执行以下操作：
- 确认您已登录工作或学校账号。
- 检查您的管理员是否已启用客户端加密功能。

为文档加密

打开一个 Google 文档、表格或幻灯片。
点击顶部的文件复制 添加额外的加密措施。

提示：

如果您的管理员默认启用客户端加密功能，则“创建加密的副本”会作为推荐选项显示在“文件”“复制”菜单下面。
客户端加密功能不支持的功能会变为静态或被移除。
- 变为静态的功能：
  - 核对清单
  - 嵌入式绘图、图表和表格
  - 链接的表单
  - 外部数据函数（如 GOOGLEFINANCE）
  - 关联工作表
  - 艺术字
- 从文档中移除的功能：
  - “电子签名”字段
  - 评论和建议
  - 受保护的范围
  - Apps 脚本和插件
如果系统未显示加密，请执行以下操作：
- 确认您已登录工作或学校账号。
- 检查您的管理员是否允许使用客户端加密功能。
- 确认您是“我的云端硬盘”中文档的所有者或相应共享云端硬盘的管理员。
- 验证您的身份。了解如何与身份提供方关联。