Drive में अपलोड की गई या Docs, Sheets, और Slides में बनाई गई सभी फ़ाइलों को एक जगह से दूसरी जगह भेजने और स्टोरेज में रखने के दौरान, AES256 बिट एन्क्रिप्शन से सुरक्षित किया जाता है. अतिरिक्त गोपनीयता के लिए, आपका संगठन आपको Drive, Docs, Sheets, और Slides की फ़ाइलों को Workspace क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन की मदद से सुरक्षित करने की अनुमति दे सकता है. सामान्य फ़ाइलों की तुलना में, एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइलों की कुछ सीमाएं होती हैं. Drive में, फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट करके भी अपलोड किया जा सकता है. इनमें कई फ़ाइल टाइप शामिल हैं, जैसे कि PDF और Office फ़ाइलें.
अहम जानकारी: Workspace की क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन सुविधा का इस्तेमाल करके, Drive, Docs, Sheets, और Slides की फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) करने के लिए:
- आपके पास Workspace खाता होना चाहिए.
- आपके एडमिन को क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन की सुविधा चालू करनी होगी.
- आपको अपनी पहचान की पुष्टि करनी होगी.
एन्क्रिप्शन (सुरक्षित करने का तरीका) के बारे में जानें
एन्क्रिप्शन वह प्रक्रिया है जिसमें आपके डेटा को सुरक्षित रखने के लिए, जानकारी को कोड में बदला जाता है. जिन उपयोगकर्ताओं के एडमिन ने Workspace क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन की सुविधा चालू की हुई है और जिन्होंने अपनी पहचान की पुष्टि कर ली है वे ही एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) की गई फ़ाइलें बना सकते हैं या उन्हें कॉपी कर सकते हैं. एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) की गई फ़ाइल को वे सभी उपयोगकर्ता ऐक्सेस कर सकते हैं जिनके साथ उसे शेयर किया गया है. इसके लिए उन्हें यूनीक एन्क्रिप्शन की (कुंजी) इस्तेमाल करनी होगी. आम तौर पर, Google आपके कॉन्टेंट को एक जगह से दूसरी जगह भेजने और स्टोरेज में रखने के दौरान एन्क्रिप्ट करके रखता है. हालांकि, क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन के साथ आपका डोमेन, सुरक्षा के लिए एक अतिरिक्त लेयर जोड़ने का विकल्प चुनता है.
एन्क्रिप्शन के बारे में ज़रूरी बातें- आपका डोमेन एडमिन तय कर सकता है कि कौनसे ग्रुप और लोग, एन्क्रिप्शन का इस्तेमाल कर सकते हैं. जिन जगहों पर एन्क्रिप्ट करने की सुविधा बंद है वहां फ़ाइलों को ले जाने या नई जगहों पर एन्क्रिप्शन की सुविधा चालू करने के लिए, अपने एडमिन से संपर्क करें.
- आपके एडमिन के पास यह सुझाव देने का विकल्प भी होता है कि Drive, Docs, Sheets, और Slides में मौजूद नई फ़ाइलों को, इन-ऐप्लिकेशन प्रॉम्प्ट की मदद से क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन का इस्तेमाल करके बनाया जाए. कृपया अपने एडमिन से संपर्क करें, ताकि आपके संगठन की उम्मीदों को समझा जा सके.
- क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन से आपके संगठन के लिए सुरक्षा की एक अतिरिक्त लेयर जुड़ जाती है. आपकी फ़ाइलें पूरी तरह सुरक्षित रहती हैं. इन्हें सिर्फ़ भेजने वाला और पाने वाला देख सकता है. Google आपकी फ़ाइलों को डिक्रिप्ट नहीं कर सकता. ध्यान रखें:
- आपने अपने कंप्यूटर पर, Chrome एक्सटेंशन जैसे जिन ऐप्लिकेशन को ज़रूरी अनुमतियां दी हैं वे एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) की गई फ़ाइलों को देख सकते हैं और उनमें मौजूद जानकारी चुरा सकते हैं.
- अगर कोई व्यक्ति आपकी स्क्रीन देख सकता है, तो वह एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइलें भी देख सकता है.
- यह आपका एडमिन तय करता है कि क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन वाली फ़ाइलें खोलने के लिए, आपको कब-कब दोबारा साइन इन करने की ज़रूरत पड़ेगी. अगर आपको बार-बार साइन इन करना पड़ता है, तो अपने एडमिन से संपर्क करें.
- एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइल के बगल में, एक लॉक
दिखता है.
- एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइल में, एक समय पर सिर्फ़ एक व्यक्ति बदलाव कर सकता है. एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइलों पर मिलकर काम करने का तरीका जानें.
- एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइल में हर 30 सेकंड के बाद कॉन्टेंट अपने-आप सेव होता है. ऐसा तब नहीं होता, जब डिवाइस इस्तेमाल न किया जा रहा हो या आपने कोई दूसरी कार्रवाई की हो, जैसे कि फ़ाइल शेयर करना या बंद करने की कोशिश करना.
- किसी फ़ाइल को सेव किए बिना बंद करने की कोशिश करने पर, आपको चेतावनी मिलेगी. सेव नहीं किए गए बदलावों को बनाए रखने के लिए, रद्द करें पर क्लिक करें.
- अपने-आप सेव होने की सुविधा के तीन स्टेटस हैं:
- सेव होना बाकी है: अपने-आप सेव होने या 30 सेकंड के टाइमर का इंतज़ार किया जा रहा है
- सेव किया जा रहा है: जिस समय बदलाव सेव होते हैं. इस दौरान फ़ाइल में बदलाव करना जारी रखा जा सकता है.
- Drive में सेव किया गया: आपने फ़ाइल में कोई बदलाव नहीं किया. आपका वर्शन नया है.
- फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट करने के कई चरण हैं. फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट करने या एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइलों को कॉपी करने के बारे में जानें.
- एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइलों को ऐक्सेस करने के लिए, आपका एडमिन आपको अतिरिक्त एसएसओ (SSO) सेवा में दो बार साइन इन करने के लिए कह सकता है. पहली बार, आपको अपने संगठन के आईडीपी (IdP) के लिए साइन इन करना होगा. दूसरी बार, आपको अपने Google खाते से साइन करना होगा, ताकि आप Drive, Docs, Sheets, और Slides का इस्तेमाल कर सकें.
- Docs या Sheets में जाकर फ़ाइलों को प्रिंट किया जा सकता है, लेकिन Slides में नहीं.
- Docs और Slides की एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) की गई फ़ाइलों में स्पेलचेक सुविधा का इस्तेमाल किया जा सकता है. फ़िलहाल, यह सुविधा अमेरिकन इंग्लिश, ब्रिटिश इंग्लिश, फ़्रेंच, जर्मन, इटैलियन, और स्पैनिश भाषाओं में उपलब्ध है.
- स्पेलचेक की सुविधा, Sheets की फ़ाइलों के लिए उपलब्ध नहीं है.
- आप Sheets फ़ाइल को Excel फ़ाइल में एक्सपोर्ट कर सकते हैं. फ़ाइल
डाउनलोड करें पर जाएं.
- एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइलों के आखिरी 100 वर्शन ही देखे जा सकते हैं. जब आखिरी 100 वर्शन देखने की सीमा पार हो जाती है, तो ऐसे वर्शन अपने-आप हट जाते हैं जो ज़्यादा ज़रूरी नहीं होते. फ़िलहाल, नाम वाले वर्शन उपलब्ध नहीं हैं.
- Docs, Sheets, और Slides की एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइलों का साइज़ ज़्यादा से ज़्यादा 100 एमबी हो सकता है. Drive में मौजूद एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइलों के लिए ऐसी कोई सीमा नहीं है.
- किसी दस्तावेज़ में ज़्यादा से ज़्यादा 3,000 इमेज शामिल की जा सकती हैं.
- एक इमेज का साइज़ 1 एमबी तक हो सकता है.
- फ़ोल्डर डाउनलोड करने से, क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन वाली फ़ाइलों पर कोई असर नहीं पड़ता.
डाउनलोड करें पर जाएं.एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइलों में, ये काम नहीं किए जा सकते:
- Docs या Slides के लिए बदलाव मोड में Microsoft Office खोलें
- Sheets, Slides, और Drive की फ़ाइलों पर टिप्पणी करना
- मोबाइल ऐप्लिकेशन का इस्तेमाल करके Docs, Sheets या Slides की फ़ाइलों में बदलाव करना
- Sheets की फ़ाइल में किसी दूसरी शीट से डेटा फ़ेच करने वाले फ़ंक्शन इस्तेमाल करना
- Microsoft Office फ़ाइलों को Docs या Slides में इंपोर्ट करना
- कुछ टूल का इस्तेमाल करना, जिनमें शामिल हैं:
- व्याकरण की जांच
- दस्तावेज़ों का अनुवाद और उनकी तुलना करने की सुविधा
- बोली को लिखाई में बदलने की सुविधा
- ऐड-ऑन
- Docs या Slides डाउनलोड करना
- Docs, Sheets या Slides में फ़ाइल की झलक देखना
फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट करने या एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइलों को कॉपी करने की सुविधा
अहम जानकारी: फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) करने या एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइलों को कॉपी करने के लिए, ज़रूरी है कि:
- आप ऑफ़िस या स्कूल वाले खाते में साइन इन करें
- आपका एडमिन, क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन की सुविधा चालू करे
- पक्का करें कि आपके खाते से फ़ाइलें बनाई जा सकती हैं
एन्क्रिप्ट किया गया दस्तावेज़, स्प्रेडशीट या प्रज़ेंटेशन बनाने के लिए, कोई विकल्प चुनें:
Google Drive से:
- drive.google.com पर जाएं.
- सबसे ऊपर बाईं ओर, नया
पर क्लिक करें.
- Docs, Sheets या Slides के आगे मौजूद ऐरो पर कर्सर ले जाएं
- "एन्क्रिप्ट किया गया नया दस्तावेज़" विंडो में, बनाएं पर क्लिक करें.
पर क्लिक करें.Google Docs, Sheets या Slides से:
- कोई Google दस्तावेज़, शीट या स्लाइड खोलें.
- सबसे ऊपर, फ़ाइल पर क्लिक करें.
- कर्सर को 'नया' पर ले जाएं
- "एन्क्रिप्ट किया गया नया दस्तावेज़" विंडो में, बनाएं पर क्लिक करें.
अहम जानकारी:
- अगर आपका एडमिन डिफ़ॉल्ट तौर पर सीएसई (क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन) चालू करता है, तो फ़ाइल
- अगर एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइल को किसी शेयर किए गए फ़ोल्डर में बनाया जाता है, तो फ़ाइल की ऐक्सेस सेटिंग उस फ़ोल्डर जैसी ही होगी.
- अगर एन्क्रिप्ट किया गया खाली दस्तावेज़/स्प्रेडशीट/प्रज़ेंटेशन या एन्क्रिप्ट किया गया नया दस्तावेज़/स्प्रेडशीट/प्रज़ेंटेशन विकल्प उपलब्ध नहीं हैं, तो:
- पुष्टि करें कि आपने अपने ऑफ़िस या स्कूल वाले खाते में लॉग इन किया है.
- देखें कि आपके एडमिन ने क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन की सुविधा चालू की है या नहीं.
- पक्का करें कि आपने अपनी पहचान की पुष्टि की है. अपने आइडेंटिटी प्रोवाइडर से एन्क्रिप्शन के बारे में ज़्यादा जानें.
- drive.google.com पर जाएं.
- सबसे ऊपर बाईं ओर, नया
- 'फ़ाइल अपलोड करें' के बगल में बने ऐरो
अहम जानकारी:
- अगर आपका एडमिन डिफ़ॉल्ट तौर पर सीएसई (क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन) चालू करता है, तो नया+ मेन्यू में "एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) करके अपलोड करें" विकल्प दिखता है.
- अगर एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइल को शेयर किए गए किसी फ़ोल्डर में अपलोड किया जाता है, तो फ़ाइल की ऐक्सेस सेटिंग उस फ़ोल्डर जैसी ही होगी.
- अगर फ़ाइल को एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) करके अपलोड करें विकल्प उपलब्ध नहीं है, तो:
- पक्का करें कि आपने अपने Workspace खाते में लॉग इन किया है.
- देखें कि आपके एडमिन ने क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन की सुविधा चालू की है या नहीं.
- पक्का करें कि आपने अपनी पहचान की पुष्टि की है. अपने आइडेंटिटी प्रोवाइडर से एन्क्रिप्शन के बारे में ज़्यादा जानें.
Google Drive से:
- फ़ाइल पर राइट क्लिक करें.
- कॉपी बनाएं
- अगर फ़ाइल में:
- अतिरिक्त एन्क्रिप्शन की सुविधा होती है, तो डिक्रिप्ट की गई कॉपी बनाई जा सकती है.
- अतिरिक्त एन्क्रिप्शन की सुविधा नहीं है, तो एन्क्रिप्ट की गई कॉपी भी बनाई जा सकती है.
Google Docs, Sheets या Slides से:
- एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) की गई Google Docs, Sheets या Slides की कोई फ़ाइल खोलें.
- सबसे ऊपर बाईं ओर, फ़ाइल
- अगर फ़ाइल में:
- अतिरिक्त एन्क्रिप्शन की सुविधा होती है, तो डिक्रिप्ट की गई कॉपी बनाई जा सकती है.
- अतिरिक्त एन्क्रिप्शन की सुविधा नहीं है, तो एन्क्रिप्ट की गई कॉपी भी बनाई जा सकती है.
अहम जानकारी:
- अगर आपका एडमिन डिफ़ॉल्ट रूप से सीएसई (क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन) चालू करता है, तो फ़ाइल
- अगर एन्क्रिप्ट की गई कॉपी बनाएं या डिक्रिप्ट की गई कॉपी बनाएं विकल्प उपलब्ध नहीं हैं, तो:
- पुष्टि करें कि आपने अपने ऑफ़िस या स्कूल वाले खाते में लॉग इन किया है.
- देखें कि आपके एडमिन ने क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन की सुविधा चालू की है या नहीं.
- Google दस्तावेज़, शीट या स्लाइड खोलें.
- सबसे ऊपर, फ़ाइल
अहम जानकारी:
- अगर आपका एडमिन डिफ़ॉल्ट तौर पर सीएसई (क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन) चालू करता है, तो फ़ाइल
- जो सुविधाएं क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन के साथ काम नहीं करतीं उन्हें स्टैटिक कर दिया जाता है या हटा दिया जाता है. स्टैटिक की गई सुविधाओं में कोई बदलाव नहीं किया जा सकता और न ही उन्हें अपडेट किया जा सकता है.
- स्टैटिक की गई सुविधाएं:
- चेकलिस्ट
- एम्बेड किए गए चार्ट, ड्रॉइंग, और टेबल
- लिंक किए गए फ़ॉर्म
- GOOGLEFINANCE जैसे एक्सटर्नल डेटा फ़ंक्शन
- कनेक्टेड शीट
- वर्डआर्ट
- दस्तावेज़ से हटाई गई सुविधाएं:
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के फ़ील्ड
- टिप्पणियां और सुझाव
- सुरक्षित की गई रेंज
- Apps Script और ऐड-ऑन
- स्टैटिक की गई सुविधाएं:
- अगर एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) करें विकल्प न दिखे, तो:
- पुष्टि करें कि आपने अपने ऑफ़िस या स्कूल वाले खाते में लॉग इन किया है.
- देखें कि आपके एडमिन ने क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन इस्तेमाल करने की अनुमति दी है या नहीं.
- पुष्टि करें कि आपके पास 'मेरी ड्राइव' में मौजूद दस्तावेज़ का मालिकाना हक है या आप 'शेयर की गई ड्राइव' के मैनेजर हैं.
- अपनी पहचान की पुष्टि करें. अपने आइडेंटिटी प्रोवाइडर से कनेक्ट करने का तरीका जानें.
- Google दस्तावेज़, शीट या स्लाइड खोलें.
- सबसे ऊपर, फ़ाइल
अहम जानकारी:
- अगर अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर हटाएं विकल्प न दिखे, तो:
- पुष्टि करें कि आपने अपने ऑफ़िस या स्कूल वाले खाते में लॉग इन किया है.
- देखें कि आपके एडमिन ने क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन इस्तेमाल करने की अनुमति दी है या नहीं.
- पुष्टि करें कि आपके पास 'मेरी ड्राइव' में मौजूद दस्तावेज़ का मालिकाना हक है या आप 'शेयर की गई ड्राइव' के मैनेजर हैं.
- अपनी पहचान की पुष्टि करें. अपने आइडेंटिटी प्रोवाइडर से कनेक्ट करने का तरीका जानें.
Drive में, एन्क्रिप्ट की गई Excel फ़ाइलों पर काम करने का तरीका
Excel फ़ाइलों के साथ काम करने के अलग-अलग तरीके हैं. यहां:
- Excel का डेटा 'पत्रक' में इंपोर्ट करें.
- Sheets की फ़ाइल की कॉपी, Excel फ़ॉर्मैट में डाउनलोड करें.
Excel फ़ाइल का डेटा एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) की गई किसी Sheets फ़ाइल में इंपोर्ट किया जा सकता है. Sheets की फ़ाइल में बदलाव करने पर भी आपकी Excel फ़ाइल में बदलाव नहीं होगा.
- Sheets में, नई Excel फ़ाइल बनाएं या एन्क्रिप्ट की गई उपलब्ध खोलें.
- सबसे ऊपर बाईं ओर, फ़ाइल
- कोई Excel फ़ाइल चुनें.
- चुनें पर क्लिक करें.
- इंपोर्ट करने का कोई विकल्प चुनें:
- कोई नई स्प्रेडशीट बनाएं
- एक या उससे ज़्यादा नई शीट शामिल करें
- डेटा इंपोर्ट करें पर क्लिक करें.
अहम जानकारी:
- सिर्फ़ .xlsx एक्सटेंशन वाली Excel फ़ाइलें इंपोर्ट की जा सकती हैं.
- इंपोर्ट करने के दौरान, Sheets में काम न करने वाली Excel सुविधाओं को अनदेखा कर दिया जाता है.
- अधिकतम फ़ाइल आकार: 100एमबी
- सेल की ज़्यादा से ज़्यादा संख्या: 1 करोड़
- इमेज की ज़्यादा से ज़्यादा संख्या: 3000
Sheets की एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइल की कॉपी को Excel फ़ॉर्मैट में डाउनलोड किया जा सकता है.
- Sheets में सबसे ऊपर बाईं ओर, फ़ाइल
- Microsoft Excel (.xlsx) पर क्लिक करें.