Vuoden 2024 toisesta puoliskosta alkaen voit valita henkilöt tai ryhmät, jotka voivat vastata lomakkeisiin. Julkaisun myötä lomakkeiden omistajat eivät enää voi tämän lomakeasetuksen kautta lähettää lomakkeita sellaisille käyttäjille tai saada vastauksia sellaisilta käyttäjiltä, jotka sijaitsevat luotetuissa verkkotunnuksissa. Voit tarkistaa hallintakonsolista, onko luotetut verkkotunnukset laitettu päälle verkkotunnuksessa.
Uusien jakoasetusten ansiosta verkkotunnuksesi lomakkeiden omistajilla on enemmän keinoja hallita sitä, kuka voi käyttää Google-lomakkeita ja vastata niihin – pelkän luotetuille verkkotunnuksille jakamisen sijaan. Lomakkeen omistajat voivat esimerkiksi lisätä lomakkeisiin vastaajiksi tiettyjä henkilöitä, ryhmiä ja/tai kohdeyleisöjä luotetuista verkkotunnuksista.
Mikä muuttuu?
Voit valita vastaajia samalla tavalla kuin voit tällä hetkellä jakaa muita Google Driven tiedostoja. Päivitämme tämän artikkelin ja kerromme lisää vastaajien lisäämisestä lomakkeisiin, kun päivitetyt ominaisuudet ovat saatavilla.
Uudet lomakkeet
Julkaisun jälkeen (vuoden 2024 jälkipuoliskolla) vain uusissa lomakkeissa on mahdollisuus valita tarkasti, kuka niihin voi vastata.
Jokaisen uuden lomakkeen omistajat voivat jakaa lomakkeen tietyille käyttäjille, ryhmille tai kohdeyleisöille.
Aiemmin luodut lomakkeet
Julkaisun jälkeen (vuoden 2024 jälkipuoliskolla) aloitetaan aiemmin luotujen lomakkeiden automaattinen päivitys uuteen versioon. Kun lomakkeet on päivitetty, niiden omistajat voivat jakaa niitä tietyille ihmisille, ryhmille tai kohdeyleisöille. Samalla luotettujen verkkotunnusten käyttäjät voivat edelleen vastata aiemmin luotuihin lomakkeisiin.
Lomakkeiden päivittäminen uuteen versioon vie jonkin aikaa. Julkaisun jälkeen (vuoden 2024 jälkipuoliskolla) ja ennen automaattista päivitystä luotettujen verkkotunnusten käyttäjät eivät voi vastata lomakkeisiin. Voit saada vastauksia vain oman verkkotunnuksesi käyttäjiltä. Julkaisun jälkeen (vuoden 2024 jälkipuoliskolla) lomakkeiden omistajat voivat kuitenkin päivittää lomakkeensa manuaalisesti automaattisen päivityksen odottamisen sijaan. Sen jälkeen he voivat lisätä tiettyjä henkilöitä, ryhmiä tai kohdeyleisöjä lomakkeisiin vastaajiksi.
Huom. Kerromme tarkemmin ennen vuonna 2024 tapahtuvaa julkaisua, miten voit päivittää lomakkeesi manuaalisesti.
Jos lomakkeiden omistajat eivät päivitä lomakkeitaan manuaalisesti, mutta verkkotunnuksen ulkopuolisten käyttäjien halutaan edelleen vastaavan lomakkeisiin siirtymäjakson aikana, lomakkeet voi muuttaa julkisiksi.
Toimi näin
Aloita muutokseen valmistautuminen, niin voit varmistaa sujuvan siirron. Ota selvää, mitä voit tehdä ennen julkaisua ja sen jälkeen.
Ennen julkaisua
Varmista seuraavalla tavalla, että luotettujen verkkotunnusten käyttäjät voivat edelleen vastata organisaatiosi lomakkeisiin:
- Sinä ja lomakkeiden omistajat voitte luoda Google-ryhmiä käyttäjistä, jotka tarvitsevat pääsyn tiettyihin lomakkeisiin. Kun päivitys on julkaistu, lomakkeiden omistajat voivat jakaa lomakkeet näille ryhmille.
- Jos sinulla on tarvittavat luvat sisältävät Google Workspace ‐lisenssit, voit määrittää kohdeyleisöjä verkkotunnuksille, joissa on luotettuihin verkkotunnuksiin kuuluvia käyttäjiä, joita asia koskee. Kun päivitys on julkaistu, lomakkeiden omistajat voivat jakaa lomakkeet näille kohdeyleisöille.
- Tärkeää: Kohdeyleisön luominen luotetun verkkotunnuksen käyttäjistä edellyttää, että järjestelmänvalvoja luo ryhmän, joka sisältää kaikki luotetun verkkotunnuksen käyttäjät. Voit luoda kohdeyleisöjä käyttäjistä, joilla on jokin seuraavista tileistä:
- Business Standard ja Business Plus
- Enterprise
- Education Standard ja Education Plus
- Enterprise Essentials ja Enterprise Essentials Plus
- Nonprofits
- G Suite Business
- Tärkeää: Kohdeyleisön luominen luotetun verkkotunnuksen käyttäjistä edellyttää, että järjestelmänvalvoja luo ryhmän, joka sisältää kaikki luotetun verkkotunnuksen käyttäjät. Voit luoda kohdeyleisöjä käyttäjistä, joilla on jokin seuraavista tileistä:
Lomakkeiden päivittämisen jälkeen
Jos haluat, että verkkotunnuksen ulkopuoliset käyttäjät voivat vastata verkkotunnuksen lomakkeisiin, organisaation on sallittava ulkoinen jakaminen. Kun ulkoinen jakaminen on sallittu, lomakkeen omistajat voivat jakaa lomakkeita eri tavoilla:
- Lisää käyttäjiä ja Google-ryhmiä lomakkeiden vastaajiksi.
- Valitse kohdeyleisöjä lomakkeille.
- Jos lomakkeita annetaan oppilaille Google Classroomin kautta, se lisää automaattisesti oppilaat lomakkeen vastaajiksi, vaikka he eivät kuuluisi opettajan verkkotunnukseen. Lue lisää oppilaiden kutsumisesta ryhmään.
Usein kysyttyä
Mitä tapahtuu, jos en tee mitään?
Aiemmin luodut lomakkeet, joiden verkkotunnus on rajoitettu, lakkaavat olemasta luotettujen verkkotunnusten käyttäjien käytettävissä. Lomake siirretään automaattisesti jonkin ajan kuluttua julkaisun jälkeen, mutta lomakkeen omistajan täytyy jakaa lomake luotettujen verkkotunnusten tietyille henkilöille, ryhmille tai kohdeyleisölle. Muussa tapauksessa lomakkeen omistajan on päivitettävä lomake manuaalisesti (ohjeet kerrotaan myöhemmin) ja lisättävä vastaajiksi halutut käyttäjät, ryhmät tai kohdeyleisö.
Miten varmistan, että käyttäjät voivat edelleen vastata verkkotunnukseni lomakkeisiin?
Luotettujen verkkotunnusten käyttäjät eivät voi vastata verkkotunnukseen rajoitettuihin lomakkeisiin. Lue, miten voit varmistaa, että käyttäjät voivat edelleen vastata lomakkeisiin.
Miten lomakkeita voi jakaa verkkotunnuksen ulkopuolelle?
Uudet lomakkeet: Julkaisun jälkeen lomakkeiden omistajat voivat jakaa lomakkeita verkkotunnuksen ulkopuolelle lisäämällä käyttäjiä, ryhmiä tai kohdeyleisöjä lomakkeiden vastaajiksi.
Aiemmin luodut lomakkeet: Julkaisun jälkeen lomakkeiden omistajien on varmistettava, että lomakkeet on päivitetty. Sen jälkeen he voivat lisätä käyttäjiä, ryhmiä tai kohdeyleisöjä lomakkeiden vastaajiksi.
Miten verkkotunnukseni lomakkeiden omistajat voivat tehdä lomakkeesta julkisen ennen julkaisua?
Ennen julkaisua verkkotunnuksesi lomakkeen omistajat voivat muuttaa lomakkeen pääsyoikeuksia niin, että kuka tahansa linkin saanut voi vastata lomakkeeseen. Lue lisää lomakkeiden pääsyoikeuksien hallinnasta.
Tärkeää: Tällöin kaikki, joilla on linkki lomakkeeseen, voivat vastata siihen. Se on kuitenkin paras tapa varmistaa, että luotettujen verkkotunnusten käyttäjät eivät menetä pääsyoikeutta tarvittaviin lomakkeisiin.
Miten verkkotunnukseni lomakkeiden omistajat voivat tehdä lomakkeesta julkisen julkaisun jälkeen?
Julkaisun jälkeen verkkotunnuksesi lomakkeiden omistajat voivat muuttaa lomakkeen pääsyoikeuksia niin, että kaikki linkin saaneet voivat vastata lomakkeeseen. Lue lisää tiedoston jakamisesta julkisesti. Huom. Tämä artikkeli ei sisällä vastaajien lisäämisohjeita ennen vuonna 2024 tapahtuvaa julkaisua.
Voinko saada luettelon luotettuja verkkotunnuksia käyttävistä lomakkeista jakamiskohteeksi? Miten voin päivittää niiden pääsyoikeuslistan julkaisun jälkeen?
- Tarkista, onko hallintakonsolissa määritetty luotettuja verkkotunnuksia.
- Verkkotunnuksesi lomakkeiden omistajien on tarkistettava kaikki aktiiviset lomakkeet ja päivitettävä niiden vastaajat. He voivat päivittää lomakkeet manuaalisesti tai odottaa, että kaikki lomakkeet päivitetään automaattisesti.
- Voit etsiä aktiivisia lomakkeita Driven tapahtumalokista. Lue lisää Driven tapahtumalokista.
- Voit päivittää pääsyoikeuslistan julkaisun jälkeen Drive APIn avulla. Lue lisää Drive APIn käyttämisestä jakamisen hallinnassa.