Jos käytät tietokonetta, voit jakaa kokousmuistiinpanoja suoraan Google Kalenterin tapahtumaan.
Kokousmuistiinpanojen lisääminen tapahtumiin Google Docsista
- Avaa tietokoneella uusi tai aiemmin luotu Google-dokumentti, jonka haluat lisätä tapahtumaan.
- Kirjoita dokumentissa "@".
- Valitse ponnahdusvalikosta Kokousmuistiinpanot.
- Hae tapahtumaa.
- Vinkki: Voit valita seuraavan kalenterissa olevan kokouksen kirjoittamalla "seuraava".
- Valitse tapahtuma. Kokousmuistiinpanoihin esitäytetään tapahtuman tiedot, mutta niitä ei liitetä tapahtumaan.
- Jos olet kokouksen järjestäjä: Näet ponnahdusikkunan, jossa sinua kehotetaan jakamaan ja liittämään dokumentti tapahtumaan. Voit antaa pääsyn valitsemalla Jaa ja liitä.
- Jos et ole kokouksen järjestäjä: Näet ponnahdusikkunan, jossa sinua kehotetaan jakamaan dokumentti. Voit antaa pääsyn valitsemalla Jaa. Dokumenttia ei liitetä tapahtumaan.
Kokousmuistiinpanojen lähettäminen sähköpostitse osallistujille
Kun olet lisännyt kokousmuistiinpanot Google-dokumenttiin, voit lähettää muistiinpanot kaikille kokouksen osallistujille.
- Avaa kokousmuistiinpanot sisältävä Google-dokumentti tietokoneella.
- Valitse kokouksen päivämäärän ja nimen vasemmalta puolelta "Lähetä kokousmuistiinpanot sähköpostilla" .
- Voit muokata viestiä ja lähettää sen suoraan Gmail-ponnahdusikkunassa.
- Avaa Google Kalenteri tietokoneella.
- Luo tapahtuma.
- Valinnainen: Lisää otsikko, aika, osallistujat ja muut tiedot.
- Valitse Lisää kuvaus tai liitteitä Luo kokousmuistiinpanot Tallenna.
- Kokousmuistiinpanot, joihin tapahtuman tiedot on esitäytetty, liitetään tapahtumaan ja jaetaan kaikille osallistujille, myös organisaatiosi ulkopuolisille.
- Avaa Google Kalenteri tietokoneella.
- Valitse vaihtoehto:
- Klikkaa tapahtumaa Tee kokousmuistiinpanoja.
Tapahtumaan liitetään esitäytetyt kokousmuistiinpanot sekä tapahtuman tiedot. - Valitse tapahtuma Valikko Liitä dokumentti.
Valitut kokousmuistiinpanot liitetään tapahtumaan.
- Klikkaa tapahtumaa Tee kokousmuistiinpanoja.
- Kokousmuistiinpanot avautuvat uudessa ikkunassa. Valitse oikealta Jaa.
- Kun lisäät kokousmuistiinpanoja tapahtumaan, muutokset eivät näy Google Kalenterissa. Sama pätee myös toiseen suuntaan. Esimerkki:
- Jos päivität dokumentin osallistujaluettelon uusilla osallistujilla, uusia osallistujia ei kutsuta tapahtumaan automaattisesti.
- Jos muutat dokumentin otsikkoa, Google Kalenterissa oleva otsikko ei muutu.
- Jos muutat tapahtumaa Google Kalenterissa, tapahtuman tiedot eivät muutu kokousmuistiinpanoissa.
- Et voi lisätä kokousmuistiinpanoja tapahtumaan, jos
- sinulla ei ole tapahtuman muokkausoikeuksia
- joku toinen on jo liittänyt kokousmuistiinpanot.