So funktioniert der Dateizugriff in geteilten Ablagen

Geteilte Ablagen sind eine gute Möglichkeit, in Google Drive gemeinsam an Dateien zu arbeiten. Es ist jedoch nicht immer ganz einfach zu ermitteln, wer auf eine Datei oder einen Ordner in einer geteilten Ablage zugreifen kann, welche Berechtigungen Nutzer für ein Element haben und was zu tun ist, wenn Sie den Zugriff ändern möchten.

Themen auf dieser Seite

• Mitgliederberechtigungen für Dateien und Ordner
• Zugriffssteuerung für geteilte Ablagen
• Dateien und Ordner in einer geteilten Ablage freigeben
• Dateien oder Ordner in eine geteilte Ablage verschieben
• Dateien aus geteilten Ablagen verschieben
• Zugriff auf Dateien und Ordner in geteilten Ablagen entfernen

Mitgliederberechtigungen für Dateien und Ordner

• Die Mitglieder einer geteilten Ablage können alle Dateien und Ordner darin sehen.
• Je nach Zugriffsebene haben Mitglieder möglicherweise weitere Berechtigungen, z. B. zum Kommentieren oder Bearbeiten.
• Mitglieder mit der Zugriffsebene Administrator (auch als „Administrator für geteilte Ablagen“ bezeichnet) und Google Workspace-Administratoren können andere Personen als Mitglieder hinzufügen und ihre Zugriffsebene festlegen. Anfragen für die Mitgliedschaft in einer geteilten Ablage werden an alle Administratoren gesendet.

Eine vollständige Liste der Zugriffsebenen ist in der folgenden Tabelle aufgeführt:

	Zugriffsebene:
Berechtigung	Administrator	Content-Manager	Beitragender	Kommentator	Betrachter
Dateien und Ordner ansehen	✔	✔	✔	✔	✔
Dateien kommentieren	✔	✔	✔	✔
Dateien bearbeiten	✔	✔	✔
Dateien erstellen und hochladen, Ordner erstellen	✔	✔	✔*
Personen und Gruppen für bestimmte Dateien hinzufügen und entfernen	✔	✔	✔
Dateien aus dem Papierkorb wiederherstellen (bis zu 30 Tage)	✔	✔	✔
Dateien aus „Meine Ablage“ in eine geteilte Ablage verschieben	✔	✔	✔
Dateien und Ordner in den Papierkorb verschieben	✔	✔
Dateien und Ordner innerhalb einer geteilten Ablage verschieben	✔	✔
Personen und Gruppen in bestimmten Ordnern in einer geteilten Ablage hinzufügen oder entfernen	✔	✔**
Ordner aus "Meine Ablage" in eine geteilte Ablage verschieben	✔
Dateien von einer geteilten Ablage in eine andere verschieben	✔
Mitglieder einer geteilten Ablage hinzufügen und entfernen	✔
Zugriffsebenen für Mitglieder ändern	✔
Dateien im Papierkorb endgültig löschen	✔
Darf Design umbenennen oder ändern	✔
Geteilte Ablage löschen	✔

* In Google Drive für den Desktop oder Dateien in der App „ChromeOS Files“ gewährt die Rolle Beitragender nur Lesezugriff auf Dateien. Damit Nutzer Dateien in einer geteilten Ablage in Google Drive für den Desktop und ChromeOS erstellen, hochladen und bearbeiten können, muss ihnen die Rolle Content-Manager oder Administrator gewährt werden.

** Administratoren oder Manager können jedoch verhindern, dass Content-Manager Ordner freigeben.

Weitere Informationen zum Ändern der Zugriffsebenen für Mitglieder

Zugriffssteuerung für geteilte Ablagen

Mitglieder mit der Zugriffsebene Administrator und Google Workspace-Administratoren können den Zugriff auf die Elemente in geteilten Ablagen steuern. Zusätzlich zur Einrichtung der Mitglieder können sie Einschränkungen für die Freigabe festlegen:

• Freigabe von Dateien für Personen außerhalb der Organisation verhindern
• Freigabe von Dateien für Nichtmitglieder verhindern
• Verhindern, dass Mitglieder mit der Zugriffsberechtigung Content-Manager Ordner freigeben
• Herunterladen, Kopieren oder Drucken von Dateien für Mitglieder mit der Zugriffsebene Kommentator oder Betrachter verhindern

Diese Einschränkungen überschreiben die Datei- und Ordnerfreigabe, die im nächsten Abschnitt beschrieben wird. Wenn der Administrator einer geteilten Ablage die Einstellungen zur Einschränkung ändert, werden die Zugriffsberechtigungen für die Dateien in der geteilten Ablage aktualisiert.

Wenn beispielsweise eine Datei in einer geteilten Ablage für eine externe Person freigegeben wurde und dann die Einstellungen für die geteilte Ablage geändert werden, um die Freigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation zu verhindern, kann der externe Nutzer nicht mehr auf die Datei zugreifen. Die Zugriffsberechtigung für die Datei bleibt für ihn jedoch bestehen. Wenn die Einstellung geändert wird, um die Freigabe für externe Nutzer wieder zuzulassen, erhalten alle externen Nutzer, für die die Datei bereits freigegeben wurde, wieder Zugriff darauf.

Weitere Informationen zum Festlegen von Freigabeberechtigungen

Dateien und Ordner in einer geteilten Ablage freigeben

Sofern es nicht aufgrund der Freigabeeinstellungen für die geteilten Ablagen unzulässig ist (siehe oben), können Mitglieder mit der Berechtigung Administrator, Content-Manager oder Beitragender Dateien für Personen und Gruppen freigeben, genau wie bei anderen Dateien in „Meine Ablage“. Über die Besucherfreigabe können sie außerdem Inhalte für Personen ohne Google-Konto freigeben, sofern das vom Administrator erlaubt ist. 

Administratoren und Content-Manager können Ordner für Personen und Gruppen freigeben. Administratoren oder Manager können jedoch verhindern, dass Content-Manager Ordner freigeben.

Wer erhält Zugriffsanfragen?

• Wenn ein Nutzer Zugriff auf eine geteilte Ablage oder eine Mitgliedschaft anfordert, wird die Anfrage an alle Administratoren gesendet.
• Wenn jemand Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner anfordert, wird die Anfrage an den Ersteller des Elements gesendet. Wenn diese Person nicht berechtigt ist, die Datei oder den Ordner freizugeben, wird die Anfrage an alle Administratoren gesendet.

Ordner in einer geteilten Ablage freigeben

Wenn Sie Administrator- oder Content-Manager-Zugriff auf eine geteilte Ablage haben, können Sie Ordner für andere Personen und Gruppen freigeben. Administratoren oder Manager können jedoch verhindern, dass Content-Manager Ordner freigeben.

Es kann sinnvoll sein, Ordner anstelle der gesamten geteilten Ablage freizugeben, etwa wenn alle Nutzer Lesezugriff benötigen, aber nur einige Bearbeitungszugriff. Beispiele:

• Sie legen eine geteilte Ablage für alle internen Mitarbeiter Ihrer Marketingabteilung an und verwenden darin für Werbematerialien einen eigenen Ordner, auf den auch externe Agenturen zugreifen können.
• Bei einer geteilten Ablage für eine bestimmte Veranstaltung gewähren Sie den Mitgliedern Lesezugriff auf alle Dateien und jedem Team, das für einen Bereich der Veranstaltung verantwortlich ist, Bearbeitungszugriff auf die relevanten Dokumente.

Sie können den Zugriff auf Ordner nicht stärker einschränken als auf die geteilte Ablage selbst. So kann beispielsweise ein Mitglied mit der Zugriffsebene Kommentator nicht nur die Zugriffsebene Betrachter für einen Ordner in dieser geteilten Ablage haben. Ist der Zugriff auf Dateien oder Ordner eingeschränkt, wird auch der Zugriff auf die geteilte Ablage im selben Maße eingeschränkt.

Wenn Sie einen Ordner in einer geteilten Ablage für andere Personen freigeben, werden diese benachrichtigt und der Ordner ist für sie in Google Drive im Abschnitt Für mich freigegeben verfügbar. Freigegebene Ordner können in „Meine Ablage“ mit Verknüpfungen organisiert werden.

In Google Drive for Desktop werden geteilte Ablagen und Ordner, die direkt für Sie freigegeben wurden, nur dann automatisch angezeigt, wenn Sie Administratorzugriff haben. Ansonsten haben Sie die Möglichkeit, unter „Meine Ablage“ Verknüpfungen zu den freigegebenen Ordnern oder geteilten Ablagen zu erstellen. So können Sie ganz einfach in Drive for Desktop auf die Ordner zugreifen.

Linkfreigabe in einer geteilten Ablage

Sofern es nicht aufgrund der Freigabeeinstellungen für die geteilten Ablagen unzulässig ist, können Sie Dateien und Ordner per Link anstatt direkt für Nutzer und Gruppen freigeben. Die Linkfreigabe darf jedoch für Dateien und Unterordner nicht weniger eingeschränkt sein als in dem übergeordneten Ordner, der bereits über einen Link freigegeben wurde. Wenn Sie einen Ordner in einer geteilten Ablage über die Option Jeder in dieser Gruppe kann die Datei über diesen Link ansehen freigeben, können Sie keine Dateien oder Ordner im Ordner mit der Option Jeder, der über den Link verfügt freigeben. Um diese Einschränkung zu umgehen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Geben Sie zuerst das Element mit der Option Jeder, der über den Link verfügt frei. Dann können Sie den übergeordneten Ordner über die Option Jeder in dieser Gruppe kann die Datei über diesen Link ansehen freigeben.
2. Bitten Sie Ihren Administrator, mit der Drive API den untergeordneten Ordner nach dem übergeordneten Ordner freizugeben.

Weitere Informationen zum Freigeben von Elementen in geteilten Ablagen

Dateien oder Ordner in eine geteilte Ablage verschieben

Wenn eine Datei oder ein Ordner in eine geteilte Ablage verschoben wird, bleiben die Freigabeberechtigungen erhalten. Die Zugriffsberechtigungen können sich aber ändern, wenn die Freigabeeinstellungen für die geteilte Ablage stärker eingeschränkt sind. Wenn Berechtigungen für die Datei stärker eingeschränkt sind als jene für die geteilte Ablage, werden diese nicht aufgehoben. Wenn beispielsweise der Eigentümer einer Datei festgelegt hat, dass sie nicht heruntergeladen, kopiert oder gedruckt werden darf, gilt das auch nach dem Verschieben in eine geteilte Ablage, selbst wenn diese Aktionen in der geteilten Ablage zulässig sind.

Das Verschieben einer Datei in eine geteilte Ablage hat keine Auswirkungen auf Freigabeberechtigungen oder Nutzerrollen wie Bearbeiter oder Betrachter, die direkt für die Datei festgelegt wurden. Wenn die Dateiberechtigungen jedoch von einem Ordner übernommen wurden, in dem sich die Datei befand, werden diese nicht kopiert. Wenn jemand beispielsweise einen Ordner in „Meine Ablage“ für eine andere Person freigegeben hat, aber keine Datei, und Dateien aus diesem Ordner in eine geteilte Ablage verschoben werden, kann es sein, dass die andere Person den Zugriff verliert, wenn sie kein Mitglied der Ablage ist.

Wenn Sie eine von Ihnen erstellte Datei in eine geteilte Ablage verschieben, sind Sie weiterhin der Ersteller, aber nicht mehr der Eigentümer. Ändern sich die Zugriffsberechtigungen der geteilten Ablage, verlieren Sie möglicherweise den Zugriff auf diese Datei.

Das Verschieben von Ordnern in eine geteilte Ablage kann weitreichende Folgen für den Zugriff auf Inhalte haben. Daher können nur Nutzer, die Administratorzugriff auf den ursprünglichen Speicherort und den Zielspeicherort haben, Ordner in oder zwischen geteilten Ablagen verschieben. Wenn Sie einen Ordner in eine geteilte Ablage verschieben:

• Alle Mitglieder der geteilten Ablage können sich die Inhalte des Ordners ansehen, auch die zuvor ausgeblendeten Dateien. Versteckte Dateien werden in „Meine Ablage“ angezeigt, wenn Sie einen Ordner für eine Person freigeben und den Zugriff auf eine bestimmte Datei in diesem Ordner aufheben.
• Nutzer, denen ein Ordner vor der Verschiebung direkt freigegeben wurde, können weiterhin darauf zugreifen. Nutzer, die vor dem Verschieben Bearbeiterzugriff für den Ordner hatten, haben anschließend Content-Manager-Zugriff.
• Nutzer, die eine indirekte Zugriffsberechtigung für einen Ordner und dessen Inhalte durch Zugriffsrechte auf einen übergeordneten Ordner hatten, verlieren möglicherweise den Zugriff auf den Ordner. Indirekte Dateiberechtigungen, die von Berechtigungen für übergeordnete Ordner übernommen wurden, werden nicht kopiert.

Google Sites-Dateien in geteilte Ablagen verschieben

Das Verschieben von Websites in eine geteilte Ablage wirkt sich nicht auf die Sichtbarkeit einer veröffentlichten Website aus, kann aber Einfluss darauf haben, wer Zugriff auf die Websitedatei hat:

• Wenn der ursprüngliche Inhaber der Website zu der Organisation gehört, der die geteilte Ablage zugewiesen ist, bleibt die mit der Website verknüpfte Datei weiterhin für die Nutzer zugänglich, für die sie bisher freigegeben war.
• Gehört der ursprüngliche Inhaber der Website nicht zu der Organisation, der die geteilte Ablage zugewiesen ist, ist die Websitedatei für Personen, die kein Mitglied der geteilten Ablage sind, nicht zugänglich, selbst wenn sie bisher für sie freigegeben war.

Weitere Informationen zum Verschieben von Dateien

Dateien aus geteilten Ablagen verschieben

Wenn Sie Administratorzugriff auf eine geteilte Ablage haben, können Sie Dateien und Ordner aus dieser Ablage in „Meine Ablage“ oder in eine andere geteilte Ablage verschieben. Wenn Sie Dateien aus einer geteilten Ablage in eine andere verschieben möchten, benötigen Sie die Zugriffsebene Beitragender, Content-Manager oder Administrator für die geteilte Zielablage. Wenn Sie Ordner aus einer geteilten Ablage in eine andere verschieben möchten, benötigen Sie die Zugriffsebene Administrator für die geteilte Zielablage.

Wie auch beim Verschieben von Dateien in geteilte Ablagen werden die Zugriffsberechtigungen für Dateien und Ordner neu bewertet, wenn sie aus einer geteilten Ablage verschoben werden. Wird eine Datei oder ein Ordner aus einer geteilten Ablage in „Meine Ablage“ in derselben Organisation verschoben, gilt Folgendes:

• Die Freigabeeinstellungen der geteilten Ablage gelten nicht mehr und die ursprünglichen Freigabeeinstellungen der Datei werden wirksam. Einige Nutzer erhalten unter Umständen Zugriff oder verlieren ihn. Beispiel: Sie haben eine Datei in der geteilten Ablage des Vertriebsteams und alle Mitglieder des Vertriebsteams haben Lesezugriff auf die geteilte Ablage und die Datei. Außerdem wurde die Datei direkt für fünf Mitarbeiter des Vertriebsteams freigegeben, um ihnen Zugriff als Bearbeiter zu gewähren. Wird die Datei aus der geteilten Ablage des Vertriebsteams verschoben, verliert der Großteil des Vertriebsteams dann den Zugriff. Die fünf Personen, für die die Datei direkt freigegeben wurde, haben jedoch weiterhin die Zugriffsebene Bearbeiter.
• Die Einschränkungen von Dateien bleiben erhalten, bis sie geändert oder aufgehoben werden. Wenn beispielsweise der Eigentümer einer Datei festgelegt hat, dass sie nicht heruntergeladen, kopiert oder gedruckt werden darf, gilt das auch nach dem Verschieben aus der geteilten Ablage, selbst wenn diese Aktionen im neuen Speicherort zulässig werden.

Zugriff auf Dateien und Ordner in geteilten Ablagen entfernen

Wie in „Meine Ablage“ können Sie den Zugriff einer Person auf Dateien oder Ordner in einer geteilten Ablage aufheben, die direkt für sie freigegeben wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Freigabe von Dateien und Ordnern aufheben. Allerdings können alle Mitglieder der geteilten Ablage die Dateien oder Ordner weiterhin sehen. Wenn Sie den Zugriff für Mitglieder einer geteilten Ablage aufheben möchten, müssen Sie die Datei oder den Ordner aus der geteilten Ablage verschieben. Dafür ist Administratorzugriff erforderlich.

Hinweis: Wenn Sie ein Mitglied aus einer geteilten Ablage entfernen, verliert der betreffende Nutzer auch den Zugriff auf direkt für ihn freigegebene Dateien und Ordner darin. 

 

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