ก่อนที่ผู้ใช้จะสามารถลงชื่อเข้าใช้ Google Apps เพื่อเริ่มใช้อีเมล ปฏิทิน และบริการอื่นๆ ของ Google Apps คุณจะต้องสร้างหรือจัดสรรบัญชีผู้ใช้ การจัดสรรจะให้ชื่อเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านไปยัง Google Apps ตลอดจนที่อยู่อีเมลแก่ผู้ใช้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างรายชื่อรับเมล และเชื่อมโยงชื่อแทนอีเมลกับบัญชีผู้ใช้แต่ละบัญชีได้
การจัดสรรผู้ใช้มีหลายวิธี ซึ่งแต่ละวิธีมีข้อดีข้อเสียแตกต่างกันไป คุณสามารถ:
- เพิ่มผู้ใช้ทีละราย โดยใช้ส่วนติดต่อทางเว็บของแผงควบคุม
- อัปโหลดไฟล์ CSV เพื่อเพิ่มผู้ใช้เป็นกลุ่ม
- ใช้เครื่องมือ Google Apps Directory Sync เพื่อจัดสรรผู้ใช้จำนวนมาก โดยเชื่อมต่อไดเรกทอรี LDAP เช่น Microsoft Active Directory ไปยัง API การจัดเตรียมข้อมูลของ Google Apps
- ใช้ API การจัดเตรียมข้อมูลของ Google Apps เพื่อจัดสรรผู้ใช้จำนวนมาก โดยใช้ข้อมูลจากไดเรกทอรี LDAP ที่มีอยู่ เช่น Microsoft Active Directory API นี้สามารถตอบสนองความต้องการได้อย่างยืดหยุ่นมากกว่า Google Apps Directory Sync แต่จะต้องอาศัยการเขียนโปรแกรม
- ใช้ Google Apps Migration for Lotus Notes ถ้าคุณย้ายข้อมูลออกจาก Lotus Notes
หลักเกณฑ์
- หลังจากเพิ่มบัญชีผู้ใช้ คุณอาจต้องระบุบัญชีให้กับหน่วยงานต่างๆ ขององค์กร เพื่อควบคุมว่าผู้ใช้แต่ละรายสามารถเข้าถึงบริการใดของ Google Apps ได้บ้าง (เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการควบคุมการเข้าถึงบริการของ Google Apps ของผู้ใช้)
- ชื่อผู้ใช้ของบัญชีจะเป็นชื่อเข้าสู่ระบบของบุคคลนั้นและเป็นส่วนแรกในที่อยู่อีเมลของบุคคลดังกล่าว ถ้าโดเมนของคุณคือ solarmora.com ผู้ใช้ที่เป็นเจ้าของอีเมล jsmith@solarmora.com จะมีชื่อผู้ใช้เป็น jsmith ถ้าคุณมีชื่อโดเมนหลายชื่อเชื่อมโยงกับบัญชี Google Apps ขององค์กร คุณต้องระบุว่าจะใช้ชื่อโดเมนใดเมื่อสร้างบัญชีผู้ใช้
- ผู้ใช้แต่ละรายจะมีพื้นที่เก็บข้อมูลขนาด 25 กิกะไบต์สำหรับอีเมลและสิ่งที่แนบของตนเอง
- เมื่อสร้างบัญชีขึ้น คุณสามารถเชื่อมโยง ชื่อแทนอีเมล กับบัญชีได้มากถึง 30 ชื่อ นอกจากนี้ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อที่แสดงของผู้ใช้ ซึ่งจะปรากฏในข้อความที่ผู้ใช้ส่งและรับ
- รหัสผ่านของบัญชีควรมีความยาวอย่างน้อยแปดตัว
- การลบบัญชีผู้ใช้จะเป็นการลบบัญชีออกจากเซิร์ฟเวอร์ของ Google โดยสมบูรณ์ ในบางกรณี Google อาจจะสามารถเรียกคืนบัญชีและข้อมูลของบัญชีได้ภายใน 5 วันนับจากการลบ (ติดต่อฝ่ายสนับสนุน Google Enterprise เพื่อขอความช่วยเหลือ) หลังจาก 5 วันไปแล้ว บัญชีจะถูกลบออกอย่างสมบูรณ์และจะไม่สามารถเรียกคืนข้อมูลได้
ข้อควรพิจารณา
- เมื่อสร้างบัญชีขึ้น คุณจะสามารถเปลี่ยนชื่อผู้ใช้ได้โดยใช้ API การจัดเตรียมข้อมูลของ Google Apps เท่านั้น
- คุณไม่สามารถใช้เครื่องหมายบวก (+) ในชื่อผู้ใช้ และจุด (.) จะถูกประมวลผล (เช่นเดียวกับใน Gmail) สำหรับรายละเอียด โปรดดูเคล็ดลับเหล่านี้ที่ การใช้อักขระ
