U kunt met Google Agenda andere gebruikers toegang geven tot uw agenda, waarbij u ze de mogelijkheid kunt geven afspraken te plannen en bewerken. Een manager wil bijvoorbeeld een managementassistent toegangsrechten geven voor zijn of haar agenda.
Een gedelegeerde Google Agenda is een gedeelde agenda met bepaalde bewerkingsrechten voor de gemachtigde.
De gemachtigde kan uit uw naam de volgende taken uitvoeren:
- Op uitnodigingen voor afspraken reageren
- Nieuwe afspraken maken
- Bestaande afspraken wijzigen
- Het delen van uw agenda beheren als u Wijzigingen aanbrengen EN delen beheren heeft ingesteld
De gemachtigde kan zich ook aanmelden voor berichten over afspraken in uw agenda, zoals afspraakwijzigingen, geannuleerde afspraken en reacties op uitnodigingen.
Uw gemachtigde kan het volgende niet doen:
- Accountinstellingen voor uw agenda wijzigen, zoals taal, tijdzone of automatisch toevoegen van uitnodigingen aan de agenda
- Uw lijst van contactpersonen openen om gasten uit te nodigen voor afspraken (uw gemachtigde heeft toegang tot uw contactpersonen via gedelegeerde Gmail)
- Takenlijsten gebruiken in uw Google Agenda-account
Ga als volgt te werk als u uw agenda wilt delegeren:
- Meld u aan bij uw agenda op http://calendar.google.com/a/uw_domein.nl.
- Klik bovenaan op Agenda-instellingen.
- Klik op Agenda's.
- Klik in de kolom 'Delen' van uw agenda op Deze agenda delen of Gedeeld: instellingen bewerken (afhankelijk van wat wordt weergegeven).
- Typ in het vak Delen met bepaalde personen het e-mailadres van de persoon die u voor uw agenda wilt machtigen.
- Klik op Persoon toevoegen.
- Selecteer Wijzigingen aanbrengen EN delen beheren bij Machtigingsinstellingen in de vervolgkeuzelijst.
- Klik op Opslaan.
Nadat u een machtiging voor uw agenda heeft ingesteld, kan de gemachtigde zich bij zijn eigen agenda aanmelden en uw agenda beheren. De gemachtigde kan bijvoorbeeld de stappen volgen om een nieuwe afspraak in uw agenda te maken:
- Meld u aan bij Google Agenda (de agenda van de gemachtigde).
- Controleer of de gedelegeerde agenda in de lijst Mijn agenda's wordt weergegeven.
- Selecteer Een nieuwe afspraak maken in deze agenda in de vervolgkeuzelijst van de gedelegeerde agenda.
Als een gebruiker met de naam Karin haar managementassistent Jim machtigt voor haar agenda en Jim een afspraak maakt in de agenda van Karin, wordt de afspraak in de agenda van Karin weergegeven als Gemaakt door: Jim. Uitnodigingen voor de afspraak worden weergegeven als zijnde afkomstig van Karin. Op de uitnodiging wordt Karin weergegeven als de organisator en Jim als de maker.
