Google Groupes vous permet de partager du contenu avec plusieurs contacts via une adresse e-mail unique. Par exemple, vous pouvez créer un groupe dont l'adresse e-mail est equipe-marketing@votre_domaine.fr et y ajouter plusieurs membres. Cette adresse e-mail vous permet alors de partager un document avec tous les membres du groupe.
Si vous partagez du contenu avec un groupe dans lequel un autre groupe est imbriqué, les membres du sous-groupe disposent des mêmes droits d'accès au contenu que ceux du groupe parent. Si vous retirez des membres d'un groupe, ceux-ci perdent l'accès au contenu partagé avec le groupe. En savoir plus sur les sous-groupes
Avantages du partage
Grâce au partage de contenu :
- partagez des ressources, envoyez des informations sur l'état d'avancement des projets et plus encore, via une seule adresse e-mail de groupe, au lieu d'utiliser des adresses e-mail individuelles ;
- modifiez les autorisations d'accès de tous les contacts simultanément au lieu de devoir les changer manuellement pour chacun d'eux ;
- vous n'avez plus besoin de chercher tout ce que vous avez partagé avec une personne qui quitte votre équipe, supprimez-la simplement du groupe afin qu'elle ne puisse plus accéder aux contenus précédemment partagés avec le groupe.
Si vous ajoutez des membres ultérieurement
Les membres que vous ajoutez ultérieurement au groupe peuvent immédiatement accéder au contenu déjà partagé via des URL de fichiers. Le contenu précédemment partagé ne s'affiche toutefois pas automatiquement dans la vue Partagés avec moi des nouveaux membres dans Google Drive. Pour que des fichiers s'affichent dans le dossier Partagés avec moi, vous devez les partager de nouveau avec le groupe, ou avec les nouveaux membres individuellement.
Partager du contenu en dehors de votre organisation
Votre administrateur peut empêcher le partage de contenu avec des membres de groupe n'appartenant pas à votre organisation. Si le partage externe est interdit, seuls les membres du groupe faisant partie de votre organisation peuvent accéder au contenu partagé du groupe.
Partager du contenu avec un groupe
Vous pouvez partager des documents, des sites et même votre agenda.
Partager un document
Consultez Partager des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires Google.
Partager un site
- Ouvrez votre site Web dans Google Sites.
- En haut à droite, cliquez sur Partager.
- Accédez à Inviter des contacts, saisissez l'adresse e-mail du groupe, puis cliquez sur Envoyer.
Partager votre agenda
- Ouvrez Google Agenda. En savoir plus
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
Paramètres.
- Sous Paramètres de mes agendas, cliquez sur l'agenda que vous souhaitez partager.
- Cliquez sur Partager avec des personnes en particulier, puis sur Ajouter des contacts.
- Saisissez l'adresse e-mail du groupe incluant les utilisateurs de Google Agenda souhaités.
- Cliquez sur la flèche vers le bas du champ Autorisations, puis sur le niveau d'accès que vous souhaitez attribuer au groupe.
- Cliquez sur Envoyer.
Chaque membre du groupe reçoit une invitation de partage. Si vous disposez de l'autorisation "Qui peut consulter la liste des membres" pour le groupe, l'événement d'agenda apparaît automatiquement dans l'agenda des membres. Si tel n'est pas le cas, les membres doivent saisir manuellement l'événement dans leur agenda.
Les membres doivent cliquer sur le lien figurant dans l'invitation pour accéder à votre agenda. Notez que ce lien ne fonctionne que pour les membres du groupe. Vous pouvez donc le publier sur des sites Web ou l'envoyer dans d'autres e-mails en toute sécurité.
Si votre groupe comprend des contacts qui n'utilisent pas Google Agenda, vous pouvez partager votre agenda en mode public.