Cuando activas Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), la lista global de direcciones (Global Address List, GAL) de Google Workspace de tu organización está disponible automáticamente para todos los usuarios de GWSMO en Outlook.
La GAL es un directorio en el que se pueden hacer búsquedas y que incluye todos los usuarios, grupos, contactos compartidos y recursos definidos en tu dominio de Google Workspace. Estos mismos contactos globales están disponibles en la interfaz web de Gmail.
Las direcciones globales se comparten de manera predeterminada con todos los miembros de tu organización. Incluyen la dirección de correo electrónico principal de cada usuario y cualquier apodo o alias de correo electrónico. El formato de nombre que se utiliza (por ejemplo, "apellido, nombre" o "nombre, apellido") sigue la configuración de formato de nombre de Gmail.
Si modificas la GAL en Google Workspace, la lista de cada usuario en Outlook también se actualiza. Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en estar disponibles en Outlook, y puede que los usuarios tampoco los vean cuando hayan instalado GWSMO.
¿Qué funciones están disponibles para los usuarios de Outlook?
Los usuarios de GWSMO en Outlook pueden hacer lo siguiente:
- Ver la GAL con todos los usuarios, grupos, contactos compartidos y recursos de Google Workspace de tu organización. Más abajo hay información detallada sobre cuáles son los campos admitidos.
- Buscar contactos por usuarios, grupos y direcciones de recursos de la libreta de direcciones de Outlook. Al introducir los primeros caracteres de una dirección en la libreta de direcciones, se autocompletan los primeros nombres de la lista que coinciden con una entrada.
- Encontrar la información de disponibilidad de otros usuarios y recursos, como las salas de conferencias. También puedes incluir la información de disponibilidad de los usuarios de tu organización que sigan utilizando Microsoft Exchange. Consulta más información en la sección Configurar la información de disponibilidad de los usuarios de Exchange.
En Outlook, los usuarios de GWSMO no pueden ver datos de Exchange que no se hayan replicado en Google Workspace.
Gestionar la GAL
Como administrador del directorio, puedes gestionar la GAL para controlar la visibilidad de la información de los usuarios en Contactos de Google y en otros servicios de Google. Si los usuarios de tu dominio no pueden acceder a direcciones globales en Outlook ni en Gmail, comprueba que la opción de compartir contactos esté activada en la consola de administración de Google.
Para modificar opciones para compartir contactos, debes ser superadministrador, administrador de servicios o tener privilegios de servicios de configuración de directorio en un rol personalizado. Consulta información detallada en los artículos Convertir a un usuario en administrador o Crear, editar y eliminar roles de administrador personalizados.
Activar el directorio
Para que los usuarios de GWSMO puedan acceder a la GAL, debes activar el directorio de tu organización y configurar las opciones para compartir contactos en la consola de administración de Google. Consulta más información en el artículo Activar el directorio y configurar las opciones para compartir.
Desactivar el directorio
Si no quieres que los usuarios tengan acceso a la GAL, puedes desactivar esta función en toda la organización o solo para un usuario concreto:
- Para desactivar la función de compartir contactos en tu organización y ocultar todas las direcciones globales de los usuarios, consulta el artículo Desactivar el directorio.
- Para desactivar la función de compartir contactos de un usuario concreto, añade una clave de registro al ordenador del usuario. Consulta el artículo Inhabilitar la lista global de direcciones de un usuario.
Nota: Es posible que tengas que desactivar el directorio cuando lo configures por primera vez o cuando quieras solucionar algún problema.
Ajustes adicionales del directorio
En este apartado figuran algunos ajustes del directorio que también te pueden interesar:
- Para determinar cómo ven los usuarios de tu organización direcciones de correo, consulta el artículo Decidir qué direcciones de correo electrónico se muestran en el directorio.
- Para elegir qué usuarios pueden ver otros usuarios de tu organización, consulta el artículo Controlar qué usuarios están visibles en el directorio.
- Para ocultar perfiles del directorio de tu organización, consulta el artículo Ocultar usuarios del directorio.
Campos de la dirección global
Campos admitidosDe forma predeterminada, las direcciones globales incluyen los campos Nombre, Apellidos y Dirección de correo electrónico definidos al añadir los usuarios a la cuenta de Google Workspace. Estos campos están disponibles en GWSMO durante una sincronización:
- Nombre-General
- Iniciales-Nombre-General
- Apellido-General
- Mostrar-Nombre-General
- Correo electrónico-Nombre-General
- Dirección-General
- Ciudad-General
- Provincia-General
- Código postal-General
- País/Región-General
- Título-General
- Empresa-General
- Departamento-General
- Oficina-General
- Asistente-General
- Teléfono-General
- Teléfono/Notas-Números de teléfono-Negocio
- Teléfono/Notas-Números de teléfono-Negocio2
- Teléfono/Notas-Números de teléfono-Fax
- Teléfono/Notas-Números de teléfono-Asistente
- Teléfono/Notas-Números de teléfono-Casa
- Teléfono/Notas-Números de teléfono-Casa2
- Teléfono/Notas-Números de teléfono-Móvil
- Teléfono/Notas-Números de teléfono-Busca
- Teléfono/Notas-Notas
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