Eliminar o quitar usuarios de una organización

Esta página está dirigida a los administradores que gestionan cuentas de organizaciones o equipos. Para eliminar tu cuenta de Google personal, consulta el artículo Eliminar tu cuenta de Google.  

Elige cómo se ha registrado tu organización o equipo en Google Workspace:

• Verificado por dominio: has verificado que tu organización es la propietaria del dominio .
• Verificado por correo: has verificado tu dirección de correo de empresa .

Más información

Cuando un usuario deje tu organización con dominio verificado, podrás eliminar su cuenta de Google Workspace. El usuario perderá el acceso a todos los servicios y datos asociados a su cuenta.

Antes de que se elimine su cuenta, el usuario puede transferir los datos personales que desee. Además, los administradores pueden transferir datos importantes de la empresa a otro usuario. Los datos que no se transfieran se eliminarán. Algunos datos se conservan durante 20 días. Durante ese periodo, puedes restaurar el usuario eliminado.

Importante: Una vez que se eliminan los datos de un usuario, no se pueden recuperar. Cuando eliminas la cuenta de un usuario, este no podrá acceder a ninguno de los servicios de Google Workspace de la organización ni a otros servicios asociados a su cuenta. Para conservar datos como los mensajes de Gmail o los archivos de Drive en tu organización, debes transferir sus datos a otro usuario. Haz clic más abajo para obtener más información

En esta página

• Paso 1: Transfiere datos importantes
• Paso 2: Elimina uno o varios usuarios
• Paso 3: Después de eliminar al usuario
• Importante: Cómo cambia la facturación
• Qué datos se eliminan
• Cuándo no se debe eliminar un usuario
• Eliminar usuarios de Vault
• Eliminar tu propia cuenta de administrador
• Restaurar un usuario eliminado

Paso 1: Transfiere los datos importantes

Para conservar los datos dentro de tu organización, tú o el usuario debéis transferir los datos que sean de su propiedad a otro usuario. Los superadministradores pueden transferir algunos datos durante el proceso de eliminación. Los demás administradores deben transferir los datos antes de eliminar al usuario.

¿Vas a eliminar varios usuarios? Exporta sus datos con la herramienta de exportación de datos.

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Transferir los datos de tu organización a otro usuario

Antes de eliminar un usuario, transfiere sus datos a otro propietario como se indica a continuación:

Cualquier administrador puede transferir...

• Mensajes y contenido de Gmail: tienes 2 opciones:
  • Migrar el correo a otra cuenta
  • Redirigir los mensajes recibidos a otra dirección de correo
• Archivos de Drive y de Documentos que sean propiedad del usuario: no se incluyen los archivos de las unidades compartidas. Consulta Transferir archivos de Drive a un nuevo propietario.
• Páginas de Google Sites que el usuario haya creado: se incluyen con los archivos de Drive. Consulta Transferir archivos de Drive a un nuevo propietario.
• Recursos de Looker Studio que sean propiedad del usuario: utiliza la API de transferencia de datos.
• Clases de Classroom: se aplica cuando se elimina la cuenta de la edición Education de un profesor. Consulta Transferir la propiedad de una clase.

Los superadministradores pueden transferir...

Durante el proceso de eliminación, los superadministradores pueden transferir los archivos de Drive y Documentos del usuario, los datos principales de Calendar y los datos de Looker Studio. Consulta los pasos más abajo.

Pide al usuario que transfiera...

• Calendarios compartidos de su propiedad: no se eliminan, pero puedes pedir al usuario que transfiera la propiedad antes de irse. Puedes dirigirlo al artículo Compartir tu calendario. El nuevo propietario debe dar permisos para hacer cambios y gestionar el uso compartido en el calendario compartido.
• Aplicaciones de desarrollador de Google Play: remítele al artículo Transferir aplicaciones a otra cuenta de desarrollador.
• Recursos de cuenta de marca: si hay otros propietarios, los recursos se transfieren automáticamente a la cuenta de Google Workspace de uno de ellos. Si el usuario es el único propietario, puede elegir un nuevo propietario. Puedes dirigirlo al artículo Gestionar cuentas de marca.

Más opciones: Opciones para conservar los datos de los antiguos empleados

Permitir que el usuario exporte datos personales

Puedes permitir que los usuarios exporten los datos personales que quieran conservar antes de eliminar su cuenta. Esto incluye sus correos electrónicos, contactos, archivos de Drive y Documentos, datos de Calendar, vídeos de YouTube y más.

1. Permite que los usuarios de tu organización usen Google Takeout. Más información 
2. Pide al usuario que descargue sus datos. Más información

Paso 2: Elimina uno o varios usuarios

1. Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Menú  Directorio > Usuarios.
3. Elige una opción:

   Eliminar un usuario

   .
   En la lista Usuarios, coloca el cursor sobre el usuario y haz clic en Más opcionesEliminar usuario.

   

   Consejo para buscar: si la lista es larga, escribe en la barra de búsqueda situada en la parte superior para encontrar la página de la cuenta del usuario. A continuación, en la parte izquierda de la página de la cuenta, haz clic en Eliminar usuario. Show me how 

   Eliminar varios usuarios

   1. Marca la casilla situada junto a cada usuario que quieras eliminar.
      Nota: Si todos los usuarios pertenecen a la misma unidad organizativa, selecciónala a la izquierda para encontrarlos más fácilmente.
   2. En la esquina superior derecha, haz clic en Más opcionesEliminar usuarios seleccionados.

      

4. En función de los privilegios que tengas como administrador, elige una opción:
   • Superadministradores: junto a Datos de otras aplicaciones, elige una opción:
     • Para no transferir los datos del usuario, selecciona No transferir datos.
     • Para transferir los datos del usuario, sigue estos pasos:
       1. Selecciona Transferir.
       2. En el campo Buscar un usuario, introduce el nombre o la dirección de correo del usuario al que quieres transferir los archivos.
       3. En Selecciona los datos que se transferirán, marca las casillas situadas junto a cada opción que quieras.

          En Drive y Documentos, puedes incluir archivos que no se comparten con nadie. Si no seleccionas esta opción, es posible que se transfiera la propiedad de los archivos privados si los archivos se encuentran en una carpeta compartida. Si la carpeta no está compartida, es posible que se transfiera la propiedad de los archivos compartidos que contenga, pero no de la carpeta, por lo que no se podrá navegar por los archivos. El nuevo propietario puede encontrar estos archivos haciendo una búsqueda en Drive: is:unorganized owner:me.

   • Otros administradores: marca las casillas para confirmar que conoces las consecuencias de eliminar una cuenta.
5. Haz clic en Eliminar usuario o Eliminar usuarios.

Si eliges la opción de transferir los datos, la cuenta del usuario eliminado se suspende hasta que se complete la transferencia. A continuación, la cuenta se elimina y se envía un correo al usuario que va a recibir los datos transferidos.

Paso 3: Después de eliminar un usuario

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Reutilizar la dirección de correo

Veinte días después de que se elimine la cuenta de un usuario, su dirección de correo se quita de Google Workspace. Puedes restaurar o reasignar la dirección antes de esa fecha. El proceso de reasignar una dirección puede tardar hasta 24 horas.

Reasignar la licencia de un usuario

Si tienes el plan de facturación anual o de duración fija, puedes asignar la licencia del usuario eliminado a otro usuario. No obstante, si más adelante restauras el usuario eliminado, necesitarás otra licencia.

Minimiza los riesgos de seguridad tras la salida del usuario

Para mantener los datos de tu organización protegidos, sigue las prácticas recomendadas. Por ejemplo, borrar el contenido de los dispositivos móviles del usuario, borrar sus cookies de inicio de sesión o revocar sus llaves de seguridad. Para obtener más información, consulta el artículo Mantener seguros los datos una vez que el empleado ha dejado la organización.

Cómo cambia la facturación

Importante: Si tu organización tiene el plan anual o de duración fija, al eliminar una cuenta de usuario no se reducirá el número de licencias. Solo permite reasignar la licencia a un nuevo usuario.

• Plan de facturación flexible: cuando eliminas una cuenta de usuario, tu tarifa mensual se prorratea en consecuencia. Por ejemplo, si añades un usuario el 1 de abril y lo eliminas el 15 de ese mismo mes, solo te cobraremos la mitad de la mensualidad.
• Plan de facturación anual o de duración fija: eliminar una cuenta no reduce el número de licencias que tienes ni afecta a tu facturación. Puedes asignar la licencia del usuario eliminado a otro usuario, pero si más adelante restauras el usuario eliminado, necesitarás otra licencia.

Qué datos se eliminan

Se eliminarán de forma permanente los datos que solo pertenezcan al usuario y que no se hayan transferido antes de eliminar su cuenta. Haz clic más abajo para obtener más información. 

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Qué se elimina

Datos de Google Workspace y todos los recursos asociados a la cuenta, como los siguientes:

• Mensajes de Gmail: y archivos adjuntos.
• Archivos de Drive propiedad del usuario: estos archivos se guardan durante 20 días, pero solo se puede acceder a ellos si restauras el usuario.
• Páginas de Google Sites creadas por el usuario
• El calendario principal del usuario: también se conserva durante 20 días.
• Recursos de Looker Studio: incluyen informes y fuentes de datos que sean propiedad del usuario.
• Clases de Classroom de su propiedad: se aplica a los profesores que tengan una cuenta de la edición Education.
• Vídeos de YouTube, blogs de Blogger y otros contenidos de servicios no principales
• Aplicaciones para desarrolladores de Google Play
• Cuentas de recursos de marca que no tengan otros propietarios
• Datos de Cloud Identity
• Los recursos de Google Cloud pueden quedar huérfanos: las vinculaciones de políticas de Gestión de Identidades y Accesos del usuario permanecen en los recursos asociados durante un máximo de 30 días. Si el usuario no es miembro de ninguna organización de Cloud, todos sus proyectos quedarán sin dueño. Consulta más información sobre los recursos de proyectos suspendidos y huérfanos.

Para guardar cualquiera de estos datos, ve a la sección Transferir datos antes de eliminar.

Qué no se elimina

• Archivos de unidades compartidas: estos archivos son propiedad de tu organización, no de los usuarios. Más información sobre las unidades compartidas
• Archivos que pertenecen a otros usuarios: durante los 20 días posteriores a la eliminación del usuario, cualquier usuario que tenga acceso a los archivos de las carpetas de los usuarios eliminados podrá encontrar esos archivos con la búsqueda de Drive. Al cabo de 20 días, estos archivos se mueven automáticamente a la carpeta Mi unidad de sus propietarios. Si no encuentras un archivo al que tengas acceso, consulta el artículo Buscar o recuperar un archivo.
• Grupos creados por el usuario, incluso si era el único miembro
• Calendarios compartidos propiedad del usuario

Cuándo no se debe eliminar un usuario

Solo debes eliminar la cuenta de un usuario si abandona tu organización. No elimines una cuenta para:

• Resolver una cuenta en conflicto al añadir un usuario no gestionado a tu organización, ya que el usuario perderá sus datos y el acceso a los servicios de Google Workspace. En su lugar, consulta cómo resolver una cuenta en conflicto.
• Cambiar un nombre de usuario. En su lugar, crea un alias (o apodo) para el usuario. Consulta más información en el artículo Cambiar el nombre o la dirección de correo de un usuario del directorio.
• Bloquear temporalmente el acceso de un usuario a los servicios de Google de tu organización. En su lugar, puedes suspender a un usuario temporalmente.
• Ahorrarte el coste de una licencia. Para conservar los datos del usuario y reducir costes, asigna una licencia de Usuario archivado a su cuenta. Consulta más información en el artículo Archivar cuentas de antiguos empleados.

Eliminar usuarios de Vault

Si usas Google Vault en tu organización, los datos del usuario eliminado dejan de estar sujetos a las reglas de conservación o los bloqueos que hayas definido. Los datos se pueden purgar de inmediato. No se puede recuperar aunque se restaure el usuario en un plazo de 20 días. Los datos del usuario que estén incluidos en exportaciones de Vault podrán seguir descargándose hasta que caduque el paquete de exportación. Más información sobre cómo eliminar usuarios de Vault

Importante: No puedes transferir datos ni eliminar a un usuario que esté sujeto a una retención por motivos legales. Para eliminar el usuario, un administrador con privilegios de Vault debe levantar primero la retención (puede tardar hasta 48 horas en aplicarse). Consulta más información en el artículo Eliminar a un usuario con datos sujetos a retenciones.

Eliminar tu propia cuenta de administrador

No puedes eliminar tu propia cuenta de administrador. Tendrás que asignar privilegios de superadministrador a otro usuario y pedirle que elimine tu cuenta. 

Restaurar un usuario eliminado

Tienes 20 días para restaurar una cuenta que hayas eliminado. También se restauran algunos datos, como el contenido de Gmail y los archivos de Drive que no se hayan transferido, así como su calendario principal. Tienes más información en el artículo Restaurar un usuario que se haya eliminado recientemente.