刪除或移除機構內的使用者

本文適用對象為機構/團隊帳戶的管理員。如要刪除個人 Google 帳戶，請參閱「刪除您的 Google 帳戶」。 

選擇貴機構或團隊註冊 Google Workspace 的方式：

• 已驗證網域：您已驗證貴機構擁有 網域
• 已驗證電子郵件：您已驗證 企業電子郵件地址

瞭解詳情

當使用者離開「已驗證網域」的機構時，您可以刪除對方的 Google Workspace 帳戶。這會使該使用者無法存取所有與其帳戶相關聯的服務和資料。

使用者可以在帳戶遭到刪除前，轉移想保留的個人資料。此外，管理員可以將重要的公司資料轉移給其他使用者。所有未轉移的資料都會遭到刪除。部分資料會保留 20 天，在此期間，您可以還原已刪除的使用者。

重要事項：使用者資料一經刪除即無法復原。使用者遭到刪除後，就無法再存取貴機構的任何 Google Workspace 服務，或其他與其帳戶相關聯的服務。如要保留貴機構的 Gmail 郵件或雲端硬碟檔案等資料，您必須將該資料轉移給其他使用者。點選下方連結瞭解詳情

本頁面提供下列資源說明：

• 步驟 1：轉移重要資料
• 步驟 2：刪除一或多位使用者
• 步驟 3：刪除使用者後的步驟
• 重要事項：計費方式異動
• 系統會刪除的資料
• 「不會」刪除使用者的時機
• 刪除保管箱使用者
• 刪除自己的管理員帳戶
• 還原已刪除的使用者

步驟 1：轉移重要資料

如要保留貴機構中的資料，您或使用者必須將他們擁有的資料轉移給其他使用者。超級管理員可以在刪除過程中轉移部分資料，其他管理員必須先轉移資料，才能刪除使用者。

要刪除多位使用者嗎？請改用資料匯出工具匯出他們的資料。

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將公司資料轉移給其他使用者

刪除使用者前，請先將他們的資料轉移給其他擁有者，步驟如下：

任何管理員都能轉移的項目...

• Gmail 郵件和內容：有 2 種方法：
  • 將電子郵件遷移至其他帳戶
  • 將傳入郵件重新導向至其他電子郵件地址
• 使用者擁有的雲端硬碟和文件檔案：不包含共用雲端硬碟中的檔案。請參閱「將雲端硬碟檔案轉移給新擁有者」。
• 使用者建立的 Google 協作平台頁面：這些內容會與雲端硬碟檔案一併轉移。請參閱「將雲端硬碟檔案轉移給新擁有者」。
• 使用者擁有的 Looker Studio 資產：使用 Data Transfer API。
• Classroom 課程：適用於刪除老師的 Education 版帳戶。請參閱「轉移課程擁有權」。

超級管理員可以轉移...

在刪除過程中，超級管理員可以轉移使用者的雲端硬碟檔案和 Google 文件檔案、主要日曆資料和 Looker Studio 資料。相關步驟請見下方說明。

請使用者轉移...

• 他們擁有的共用日曆：系統不會刪除這些日曆，但建議您要求使用者在離職前轉移擁有權。請他們參閱這篇文章，將這些日曆傳送至共用日曆。他們應將變更及管理共用日曆的共用設定權限授予新擁有者。
• Google Play 開發人員應用程式：請他們參閱這篇文章，將應用程式傳送至其他開發人員帳戶。
• 品牌帳戶資產：如果品牌帳戶的資產有其他擁有者，這些資產會自動轉移到其他擁有者的 Google Workspace 帳戶。如果使用者是唯一擁有者，他們可以選擇新的擁有者。請他們參閱這篇文章，將資產轉移至其他擁有者的品牌帳戶。

更多選項：保存離職員工資料的選項

允許使用者匯出個人資料

您可以讓使用者先匯出所有個人資料，再刪除他們的帳戶。包括電子郵件、聯絡人、雲端硬碟和文件檔案、日曆資料、YouTube 影片等。

1. 允許貴機構的使用者使用 Google 匯出功能。瞭解詳情
2. 請使用者下載自己的資料。瞭解詳情

步驟 2：刪除一或多位使用者

1. 請使用「管理員」帳戶登入 Google 管理控制台。

   非管理員帳戶無法存取管理控制台。

2. 依序點選「選單」圖示  「目錄」>「使用者」。
3. 選擇下列其中一種做法：

   刪除單一使用者

   1. 在「使用者」清單中，將游標移至使用者，然後依序點選右側的「更多選項」「刪除使用者」，如下圖所示。

      如果清單很長，請在最上方的搜尋列中輸入使用者名稱，找出使用者的帳戶頁面，然後在帳戶頁面左側，按一下「刪除使用者」。Show me how 

      

   刪除多位使用者

   1. 找出要刪除的使用者，然後勾選使用者旁邊的方塊。
      提示：如果要刪除的使用者全都屬於同一個機構單位，您可以在左側選取該機構單位，以利尋找所需使用者。
   2. 依序點選右上角的「更多選項」「刪除所選使用者」。

      

4. 根據您的管理員權限選擇相應做法：
   • 超級管理員：在「其他應用程式中的資料」旁邊，選擇其中一個選項：
     • 如果不想轉移使用者的資料，請選取「不轉移資料」。
     • 如要轉移使用者資料，請按照下列步驟操作：
       1. 選取「轉移」。
       2. 在「搜尋使用者」欄位中，輸入檔案轉移對象的名稱或電子郵件地址。
       3. 在「選取要轉移的資料」下方，逐一勾選所需選項旁的方塊。

          您可以在雲端硬碟和 Google 文件中，加入未與任何人共用的檔案。如未選取這個選項，弱私人檔案位於已共用的資料夾，系統可能仍會轉移私人檔案的擁有權。假如不共用資料夾，系統可能會轉移該資料夾中共用檔案 (而非資料夾) 的擁有權，導致檔案無法瀏覽。新擁有者可以透過雲端硬碟搜尋功能找到這些檔案：is:unorganizationdowner:me。

   • 其他管理員：請勾選相關方塊，表示您確實瞭解刪除帳戶將造成的影響。
5. 按一下「刪除使用者」。

如果您選擇轉移資料，系統會將已刪除的使用者帳戶停權，直到轉移作業完成為止。接著系統會刪除該帳戶，並傳送一封電子郵件給接收轉移資料的使用者。

步驟 3：刪除使用者後的步驟

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重複使用電子郵件地址

使用者帳戶遭刪除的 20 天後，他們的電子郵件地址就會從 Google Workspace 中移除。在此之前，您還可以還原或重新指派地址。重新指派地址最多可能需要 24 小時才能完成。

重新指派使用者的授權

如果您採用年約/定期計費方案，可以將已刪除使用者的授權指派給其他使用者。不過，如果您日後將已刪除的使用者還原，將需要其他授權。

減少使用者離職產生的安全性風險

只要遵循最佳做法，即可確保貴機構的資料安全無虞，例如抹除使用者的行動裝置資料、重設使用者的登入 Cookie，或是撤銷安全金鑰。詳情請參閱「維護員工離職後的資料安全性」。

帳單異動方式

重要事項：如果貴機構採用的是年約/定期方案，刪除使用者並不會減少貴機構的授權數量，只是能讓您將授權重新指派給新使用者。

• 彈性計費方案：當您刪除使用者帳戶時，每月費率也會按比例減少。舉例來說，假如您在 4 月 1 日新增一位使用者，隨後在 4 月 15 日將該使用者刪除，我們只會向您收取半個月的費用。
• 年約/定期計費方案：刪除帳戶並不會減少您擁有的授權數，因此您的帳單費用仍維持不變。您可以將已刪除使用者的授權指派給其他使用者，但如果之後將刪除的使用者還原，則您需要其他授權。

系統會刪除的資料

如果使用者獨自擁有的資料在其帳戶遭刪除前未轉移，會遭到系統永久刪除。請點選下方按鈕瞭解詳情。

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系統會刪除的項目

Google Workspace 資料和所有與該帳戶相關聯的資產，包括：

• Gmail：郵件和附件。
• 使用者擁有的雲端硬碟檔案：這些檔案會保留 20 天，但必須還原使用者才能存取。
• 使用者建立的 Google 協作平台網站頁面
• 使用者的主要日曆：同樣保留 20 天。
• Looker Studio 資產：包括使用者擁有的報表和資料來源。
• 使用者擁有的 Classroom 課程：如果使用者是擁有 Education 版帳戶的老師，就適用這個選項。
• YouTube 影片、Blogger 網誌，以及其他非核心服務內容
• Google Play 開發人員應用程式
• 沒有其他擁有者的品牌資產帳戶
• Cloud Identity 資料
• Google Cloud 資源可能會成為孤立項目：使用者的 Identity and Access Management (IAM) 政策繫結會在相關聯的資源中保留最多 30 天。使用者若非 Cloud 機構成員，所擁有的專案將成為無主專案。 詳情請參閱「停權專案與無主專案的差異」。

如要儲存這類資料，請參閱上文的「在刪除前轉移資料」。

「不會」刪除的內容

• 共用雲端硬碟中的檔案：這些檔案歸貴機構所有，而非使用者。進一步瞭解共用雲端硬碟。
• 其他使用者擁有的檔案：在使用者遭到刪除後的 20 天內，凡是可存取已刪除使用者資料夾中檔案的使用者，都能透過雲端硬碟搜尋功能找出這些檔案。20 天後，這些檔案會自動移至擁有者的「我的雲端硬碟」。如果找不到您有權存取的檔案，請參閱「尋找或復原檔案」一文。
• 使用者建立的網路論壇，即使對方是唯一的成員
• 使用者擁有的共用日曆。

「不」刪除使用者的時機

建議您只在使用者即將從貴機構離職時，才刪除該使用者的帳戶。請勿刪除帳戶來達成下列目的：

• 在貴機構中新增非受管使用者時，試圖刪除帳戶來解決帳戶相衝突的問題。因為一旦您刪除使用者的帳戶，該位使用者就會遺失資料，且無法存取 Google Workspace 服務。請改為參閱這篇文章，瞭解如何解決帳戶衝突問題。
• 變更使用者名稱。請改為建立使用者的別名或暱稱。詳情請參閱「變更目錄使用者的名稱或電子郵件地址」。
• 暫時封鎖使用者，禁止對方存取貴機構的 Google 服務。您可以改為暫時將使用者停權。
• 節省授權費用。如要保留使用者資料並降低費用，請改為將封存使用者授權指派給該帳戶。詳情請參閱「封存離職員工帳戶」。

刪除保管箱使用者

如果貴機構使用了 Google 保管箱，那麼遭刪除使用者資料原先套用的任何資料保留規則和訴訟保留都會失效。系統會立即清除資料，即使您在 20 天內還原使用者，也無法復原資料。不過，在匯出套件到期以前，您還是可以下載保管箱匯出的使用者資料。進一步瞭解如何刪除保管箱使用者。

重要事項：您無法轉移資料或刪除處於訴訟保留狀態的使用者。如要刪除該使用者，具備保管箱權限的管理員必須先解除訴訟保留 (最多可能需要 48 小時才會生效)。詳情請參閱「刪除擁有訴訟保留資料的使用者」。

刪除自己的管理員帳戶

您無法刪除自己的管理員帳戶。您必須先將超級管理員權限指派給另一位使用者，再要求對方刪除您的帳戶。

還原已刪除的使用者

您可以在 20 天內還原最近刪除的帳戶，這麼做部分資料會一併還原，包括未轉移的 Gmail 內容和雲端硬碟檔案，以及帳戶的主要日曆。詳情請參閱還原最近刪除的使用者。