支援這項功能的版本:Business Starter、Business Standard 和 Business Plus 和 Enterprise Standard 和 Enterprise Plus。 版本比較
貴公司有員工離職時,您可以將其使用者帳戶狀態改為封存,以便安全地保存他們的資料,並防止他們存取 Google Workspace 服務。封存使用者帳戶後,系統會將他們的狀態變更為「已封存」,並為他們指派封存使用者授權。
封存使用者的帳戶和資料會受到什麼影響?
封存使用者帳戶後,Google 會妥善保管使用者的 Google Workspace 服務資料。如果使用者擁有 Google 保管箱授權,或是擁有包含保管箱的封存使用者訂閱授權,那麼使用者的資料會受到保管箱資料保留規則和訴訟保留的保護,且您可以搜尋及匯出這些資料。瞭解詳情
該使用者的資料 (含 Gmail 和 Google 雲端硬碟等核心服務的資料,以及 Google Classroom 等非核心服務的資料) 仍可供機構中的其他使用者存取。
- 使用者資料會保存在管理員設定的資料地區。詳情請參閱「選擇資料存放的地理位置」。
- Google 雲端硬碟資料遺失防護 (DLP) 功能會繼續保護使用者的資料。詳情請參閱「使用 Workspace 資料遺失防護功能避免資料遺失」。
如果使用者擁有加購訂閱 (例如保管箱或 Google Voice) 的授權,在您封存後,使用者會保留授權。如果該使用者不再需要加購訂閱,您可以在封存使用者帳戶後移除授權。進一步瞭解如何移除授權。
您可以封存有效使用者,也可以封存停權使用者。當您封存使用者帳戶後,可以在 24 小時內將他們的有效 Google Workspace 授權另行指派給其他使用者。
封存使用者之後
封存使用者後,對方會受到以下影響:
- 無法在任何系統上登入受管理 Google 帳戶,包括 Gmail、Google 日曆和雲端硬碟等 Google Workspace 服務。
- 全域通訊清單不會顯示封存使用者,使用者目錄清單則會將這些使用者標示為封存狀態。請參閱「查看使用者帳戶的狀態」。
- 您可以將封存使用者刪除或取消封存,但無法在管理控制台中將這類使用者停權。
- 使用者報告中會顯示已封存狀態,方便您監控、管理甚至刪除封存使用者。
- 無法接收新的電子郵件和日曆邀請,因為系統會在這些內容傳送至封存使用者帳戶時將其封鎖。
取消封存使用者帳戶的運作方式
如果您取消封存使用者帳戶,該帳戶就會恢復原本的狀態,並且重新獲得所有先前資料的存取權。
如要取消封存使用者,您必須具備與對方 Google Workspace 版本相符的可用授權。如果您沒有可用的授權,就無法取消封存,該使用者也會維持原有的封存使用者封存授權狀態。
取消封存使用者帳戶後,您必須手動指派 Google Workspace 授權。
事前準備:購買封存使用者訂閱
您需要有封存使用者訂閱才能封存使用者。具體流程取決於您的 Google Workspace 版本:
- Business Starter 和 Business Standard:按照「封存或取消封存個別使用者的帳戶」(本頁的後續章節) 的步驟封存使用者。如果出現提示訊息,請按一下「購買封存使用者訂閱」,然後按照提示操作。如果沒有看到這個選項,表示您尚未在管理控制台中購買封存使用者訂閱。請稍後再試。
- Business Plus、Enterprise Standard 和 Enterprise Plus:在 Google 管理控制台中購買封存使用者訂閱。如需詳細步驟,請參閱「為帳戶新增付費訂閱」。
或者,無論您是使用哪個版本,都可以洽詢 Google 業務代表或 Google Cloud Partner。
封存或取消封存個別使用者的帳戶
您可以在「使用者」頁面或個別使用者的頁面中,封存或取消封存個別使用者帳戶。
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- 在管理控制台中,依序點選「選單」圖示 「目錄」「使用者」。
- 在「使用者」清單中找出使用者。如需相關協助,請參閱「尋找使用者帳戶」。
- 將滑鼠游標移至使用者帳戶,即可封存或取消封存。
- 如要封存使用者,請按一下「更多選項」,並根據您的 Google Workspace 版本選取適合選項:
- Business Starter 和 Business Standard:選取「刪除使用者」。在下一個畫面中,按一下「封存使用者」。
- Business Plus、Enterprise Standard 和 Enterprise Plus:選取「封存使用者」。
- 如要取消封存使用者,請按一下「取消封存使用者」。
- 按一下「完成」確認操作。
大量封存或取消封存使用者
您可以使用 CSV 檔案或 Admin SDK API 一次將大量使用者封存或取消封存。
如何使用 CSV 檔案封存或取消封存多位使用者:
- 按照「一次新增多位使用者」一文的指示操作。
- 下載 CSV 範本後,請在 [New Status [UPLOAD ONLY]] (新狀態 [僅適用於上傳]) 資料欄中,輸入 Archived (封存) 來封存使用者,或輸入 Active (啟用) 來取消封存使用者。
如要使用 Admin SDK API 封存或取消封存多位使用者:
- 請按照「Method: users.update」中的說明操作。
- 請根據封存或取消封存的需求,針對個別使用者將 archived 布林值變數設為 True 或 False。