Som standard kan användare i din organisation hitta profilinformationen för alla andra. Du kan begränsa vem användare kan hitta i autoslutförda listor, kontakter och sökningar genom att ange en anpassad katalog. Tilldela kataloger efter organisationsenhet så att vissa användare får en anpassad katalog och vissa får alla kontakter i katalogen eller inga kontakter. Läs mer om synlighetsinställningar.
Du kan till exempel skapa en anpassad katalog för tillfälligt anställda som bara innehåller personer i deras team och låta heltidsanställda se alla användare i katalogen.
Du kan skapa upp till 100 anpassade kataloger.
Obligatoriska behörigheter
Om du vill skapa anpassade kataloger behöver du följande administratörsbehörighet:
- Tjänster > Inställningar för tjänster
- Admin API-behörigheter > Grupper > Läs (krävs som minimum om grupper redan är konfigurerade). Om du behöver skapa eller redigera grupper behöver du de ytterligare behörigheterna för grupper.
Steg 1: Dölja katalogen
Om du inte vill att användarna ska se profiluppgifter förrän du har konfigurerat anpassade kataloger inaktiverar du kontaktdelning.
Steg 2: Organisera användarna
Konfigurera organisationsenheter och grupper för att kunna använda anpassade kataloger. Lägg till användare i en anpassad katalog genom att placera användare i grupper och lägga till dessa grupper i den anpassade katalogen. Du tilldelar sedan anpassade kataloger till organisationsenheter.
- Skapa organisationsenheter som motsvarar de användaruppsättningar som du tilldelar anpassade kataloger till. Om du till exempel vill att heltidsanställda ska använda en annan katalog än praktikanter, skapar du en organisationsenhet för varje medarbetaruppsättning.
- Skapa Google-grupper och lägg till användare i dem. Du använder dessa grupper för att fylla på anpassade kataloger. Du kan till exempel skapa grupper med chefer, heltidsanställda, praktikanter och leverantörer.
Obs! Det går inte att lägga till dynamiska grupper i anpassad katalog.
Tips: Om du vill dölja medlemmarna i en grupp ställer du in gruppens åtkomstnivå till Begränsad. Om du vill dölja gruppens e-postadress från användare som inte är gruppmedlemmar döljer du gruppen från gruppkatalogen.
Steg 3: Skapa en anpassad katalog
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
-
På administratörskonsolen går du till menyn
Katalog
Kataloginställningar.
- Klicka på Inställningar för synlighet.
- Till vänster väljer du den organisationsenhet du vill skapa katalogen för.
- I avsnittet Synlighet för katalog väljer du Användare i en anpassad katalog.
- Klicka på Skapa ny längst ned.
- Ange ett namn på den anpassade katalogen.
- I avsnittet Inkludera grupper markerar du rutorna bredvid de grupper som du vill inkludera i den anpassade katalogen. Om du vill gå direkt till en grupp skriver du namnet på gruppen och klickar på Sök.
Obs! När du lägger till en grupp i en anpassad katalog döljs inte gruppen för andra användare. Alla kan hitta gruppadressen och visa gruppmedlemmar om gruppåtkomstnivåerna tillåter det. Läs mer om hur du hanterar grupper.
- Klicka på Skapa och klicka sedan på Spara.
Steg 4: Visa katalogen
Om du vill tillåta personer i organisationen att hitta och använda kontaktuppgifter slår du på kontaktdelning. Nu gäller följande:
- Användare som har tilldelats en anpassad katalog kan bara hitta personer i den anpassade katalogen. De kan hitta alla delade externa kontakter. De kan också hitta alla grupper som är synliga för dem.
- Användare i organisationsenheter som inte har tilldelats en anpassad katalog kan hitta antingen:
- alla i katalogen, om deras organisationsenhet inte ärver en anpassad katalog
- enbart personer i en anpassad katalog, om deras organisationsenhet ärver en anpassad katalog från en överordnad organisationsenhet.
Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer
