Google Vault est un outil d'ediscovery et de gouvernance des informations pour Google Workspace. Vault vous permet de conserver, de rechercher et d'exporter les données Google Workspace des utilisateurs, ou de leur appliquer une obligation de conservation. Vous pouvez utiliser Vault pour les données suivantes :
- Messages Gmail
- Fichiers Google Drive
- des événements Google Agenda.
- Messages Google Chat (lorsque l'historique des conversations est activé)
- Enregistrements Google Meet et journaux des discussions, des questions/réponses et des sondages associés
- Messages Google Groupes
- SMS, messages vocaux et leurs transcriptions, et journaux d'appels Google Voice pour Google Workspace
- Google Sites
- Messages de la version classique de Hangouts (lorsque l'historique des conversations est activé)
En savoir plus sur les types de données acceptées
Exigences concernant les licences
Pour que Vault puisse rechercher et conserver les données d'un utilisateur, celui-ci doit disposer d'une licence Google Workspace et d'une licence Vault.
| Licences Vault incluses | Licences Vault complémentaires disponibles |
|---|---|
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Pour en savoir plus sur les éditions compatibles, contactez le service commercial Google. |
Fonctionnement de l'attribution des licences
- Si Vault est inclus dans votre édition, une licence est automatiquement attribuée à tous les utilisateurs de votre organisation.
- Si Vault est disponible en tant que licence complémentaire, vous pouvez acheter des licences Vault pour une partie ou l'ensemble des utilisateurs de votre organisation. Seuls les utilisateurs disposant d'une licence Vault sont référencés dans Vault. Découvrez comment obtenir Google Vault.
- Si vous supprimez un compte utilisateur ou une licence requise, les données associées peuvent être définitivement supprimées et ne plus être disponibles dans Vault.
Gouvernance des informations : conserver et supprimer les données
- Conserver les données aussi longtemps que vous le souhaitez : Si votre organisation est tenue de préserver des données pendant une période définie, vous pouvez configurer Vault pour les conserver. Les données que les utilisateurs suppriment restent disponibles dans Vault, même lorsqu'ils vident leur corbeille.
- Supprimer les données dès que vous n'en avez plus besoin : Si votre organisation est tenue de supprimer des données sensibles passé un certain délai, vous pouvez configurer Vault pour qu'il les retire des comptes utilisateur et commence à les éliminer définitivement de tous les systèmes Google.
Les règles de conservation Vault sont appliquées directement aux systèmes de données des services Google compatibles. Vault n'est pas un service d'archivage de données. Lorsque les règles de conservation arrivent à expiration, toutes les données supprimées par les utilisateurs ou les administrateurs qui ne font l'objet d'aucune obligation de conservation sont soumises aux processus de suppression standards. Lorsque les données sont supprimées au terme d'une période de conservation, les utilisateurs ou les administrateurs ne peuvent pas les récupérer. En savoir plus sur la conservation
Remarque : Vault ne conserve les données qu'une fois que vous configurez des règles de conservation. À défaut, les utilisateurs peuvent supprimer les données, et les services peuvent les supprimer définitivement conformément à leur protocole.
Ediscovery : rechercher, appliquer une obligation de conservation et exporter des données qui vous intéressent
Vault permet aux utilisateurs autorisés de rechercher des données, de leur appliquer une obligation de conservation et de les exporter pour les analyser plus en détail.
Vault est compatible avec les premières étapes du processus d'ediscovery décrites dans l'EDRM (modèle de référence d'investigation électronique) :
- Identification : vous pouvez effectuer des recherches dans les données Google Workspace de votre organisation par compte utilisateur, unité organisationnelle, date ou mot clé et prévisualiser les messages, pièces jointes et fichiers compatibles. La recherche avec opérateurs booléens est disponible pour la plupart des services. En savoir plus sur la recherche
- Conservation : pour conserver indéfiniment des données dans le cadre d'obligations légales ou autres, vous pouvez appliquer des obligations de conservation à des comptes, à des unités organisationnelles et à des groupes. Pour les messages Gmail et de chat, vous pouvez également définir des conditions pour limiter la conservation aux messages pertinents. En savoir plus sur les obligations de conservation
- Collecte : une fois que vous avez recherché des données, vous pouvez les exporter pour les traiter et les analyser. Les exportations contiennent les éléments suivants :
- Une copie complète de toutes les données correspondant à vos critères de recherche
- Les métadonnées dont vous avez besoin pour associer les données exportées aux différents utilisateurs de votre organisation
- Les informations attestant que les données exportées correspondent à celles qui sont stockées sur les serveurs Google
Les exportations de données sont disponibles dans Vault pendant 15 jours, après quoi elles sont supprimées pour protéger ces données. En savoir plus sur les exportations
Contrôle des accès et audits
Vous pouvez contrôler l'accès à Vault et les actions disponibles. Ainsi, vous vous assurez que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données de votre organisation. Activez Vault pour certaines unités organisationnelles et attribuez-les à un rôle d'administrateur doté des droits Vault. En savoir plus sur le contrôle des accès à Vault et sur les droits Vault
Vault fournit un journal d'audit complet de l'activité des utilisateurs dans Vault, y compris lorsqu'un utilisateur crée ou modifie une règle de conservation, effectue une recherche ou exporte des données. Le journal d'audit ne peut pas être modifié. En savoir plus sur les rapports d'audit
Premiers pas avec Vault
- Si votre organisation possède une édition Google Workspace qui n'inclut pas Vault, achetez des licences Vault.
- Demandez à un super-administrateur Google Workspace de configurer l'accès des utilisateurs à Vault et les droits Vault. Il peut également configurer des règles de conservation par défaut afin de commencer à conserver immédiatement les données. Nous vous recommandons de collaborer avec l'équipe juridique ou de conformité de votre organisation pour déterminer vos exigences en termes de gouvernance des informations et d'ediscovery.
- Les utilisateurs Vault peuvent se connecter et commencer à utiliser le service. Pour démarrer rapidement, consultez Premiers pas avec la recherche et l'exportation.
Étapes suivantes
Vous avez des questions ? Consultez les questions fréquentes concernant Google Vault.
Vous rencontrez des problèmes ? Consultez les problèmes connus, et suivez les correctifs et les nouvelles fonctionnalités dans les nouveautés.
