Администратор каталога может хранить в нем данные профилей пользователей в организации, адреса электронной почты пользователей и групп, а также общие внешние контакты. Такая информация помогает пользователям находить друг друга, общаться и понимать роль других сотрудников в организации. Вы можете добавить сведения о пользователях и управлять их доступностью в Контактах и других сервисах Google.
Если каталог включен (вариант по умолчанию):
- адреса отдельных пользователей и групп автоматически подставляются при их вводе в таких сервисах Google, как Gmail, Google Документы и Диск;
- благодаря интеллектуальным функциям Календарь предлагает чат-комнаты с учетом местоположения и количества гостей (для этого необходимо настроить Календарь);
- пользователи могут видеть данные профиля в Контактах и других сервисах Google Например, если навести указатель на чье-то фото профиля или нажать на него, открывается карточка с личными данными сотрудника.
Каталог можно отключить при первой настройке или для устранения неполадок.
Настройте каталог
Вначале каталог может содержать только имена и адреса электронной почты. Узнайте, как добавить информацию в профиль пользователя.
При настройке можно задать ряд других параметров, в том числе:
- Добавить собственные поля в каталог. Подробнее…
- Разрешить или запретить изменять некоторые данные профиля. Подробнее…
- Указать, какие адреса электронной почты (псевдоним, дополнительный адрес, адрес домена) видны в каталоге. Подробнее…
- Добавить общие внешние контакты в каталог. Подробнее…
- Разрешить сторонним приложениям доступ к данным каталога. Подробнее…
Настройте каталоги для отделов или групп
По умолчанию пользователям организации доступны в поиске профили всех остальных сотрудников. Чтобы разрешить некоторым пользователям находить профили только определенной группы сотрудников, создайте для них персонализированный каталог.
- Предоставить доступ ко всем данным: выберите этот вариант, если у вас небольшая организация, где всем сотрудникам необходимо взаимодействовать друг с другом.
- Предоставить доступ к персонализированному каталогу: выберите этот вариант, чтобы разрешить пользователям одного организационного подразделения находить только участников определенных групп, а пользователям остальных подразделений – всех сотрудников. Такая схема подходит для больших организаций, где нужно запретить доступ к некоторым контактам определенным пользователям. Например, вы можете разрешить штатным сотрудникам находить всех пользователей в каталоге, а стажерам – только пользователей своего отдела.
Подробнее о том, как создавать персонализированные каталоги…
Следите за актуальностью данных пользователей
Для обновления каталога при изменении профиля сотрудника или ситуации в организации используйте консоль администратора, Admin SDK Directory API или Google Cloud Directory Sync.
Статьи по теме
- Как изменить имя пользователя или его адрес электронной почты
- Как добавить данные в профиль пользователя
- Как скрыть пользователя в каталоге
Обучите своих сотрудников работе с Контактами
От настроек каталога зависит, какие контакты доступны пользователям в сервисе "Контакты". Чтобы сотрудники организации научились им пользоваться, предложите им эти учебные ресурсы.
При использовании Контактов для работы или учебы сотрудники могут разрешать другим пользователям управлять своими контактами.
