Restringir el acceso que pueden dar los usuarios a los archivos

Esta página es para administradores. Para limitar el uso compartido de tus propios archivos, accede a esta página.

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; y G Suite Business.  Comparar ediciones

Como administrador, puedes decidir el nivel de acceso que pueden dar los usuarios a los archivos cuando se les pide que los compartan. Se solicita a los usuarios que compartan contenido en los siguientes casos:

• Cuando se envían mensajes de Gmail o de Google Chat con enlaces a archivos que no se han compartido con los destinatarios.
• Cuando se @menciona a usuarios en los comentarios de archivos a los que no tienen acceso.
• Cuando se adjuntan archivos a eventos de Google Calendar y los invitados no tienen acceso a esos archivos.

Cuando los usuarios comparten archivos que no son de su propiedad, las opciones para compartir son los ajustes de la unidad organizativa del propietario del archivo. Cuando los usuarios comparten muchos archivos, las opciones que se ofrecen son los ajustes de la unidad organizativa menos permisiva.

Definir el nivel de acceso que pueden dar los usuarios

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.

3. Haz clic en Opciones para compartir > Opciones para compartir.

4. (Opcional) Para aplicar el ajuste solo a algunos usuarios, en el lateral, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para los departamentos) o un grupo de configuración (avanzado). Ver cómo

   La configuración de los grupos prevalece sobre las unidades organizativas. Más información

5. En Access Checker, elige una opción:
   • (La menos restrictiva) Solo destinatarios, tu organización o público: los usuarios pueden elegir cualquier opción para compartir, incluida la de dar acceso a cualquier persona que tenga el enlace. Esta opción solo está disponible si la función para compartir contenido con usuarios externos está activada en tu organización y permites que los usuarios publiquen archivos en la Web.
   • (Algo más restrictiva) Solo destinatarios o tu organización: los usuarios solo pueden dar acceso a destinatarios concretos o a cualquier persona de tu organización que tenga el enlace.
   • (La más restrictiva) Solo destinatarios: permite que los usuarios den acceso solo a destinatarios concretos. Si el archivo se comparte con otras personas, estas seguirán teniendo acceso.
6. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular en un unidad organizativa.

   Para restaurar más tarde el valor heredado, haz clic en Heredar (o en Sin definir, si se trata de un grupo).

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información