Gebruik e-mailmachtiging om een of meer personen (gemachtigden) toegang te geven tot één account. Een baas kan bijvoorbeeld een administratieve medewerker machtigen om e-mails te lezen en te sturen.
Een gemachtigd account heeft alle voordelen van Gmail, zoals:
- E-mails automatisch sorteren met filters (regels)
- Correspondentie bijhouden door e-mails te archiveren
- De status van e-mailberichten volgen met labels
Gemachtigden kunnen berichten voor het gemachtigde account lezen, sturen en verwijderen. Ze kunnen echter niet chatten met anderen vanuit het gemachtigde account en het wachtwoord niet wijzigen.
Opmerking: In Gmail zijn gemachtigde accounts en gedeelde inboxen hetzelfde.
Wanneer moet ik e-mailmachtiging gebruiken?
Soms is het nodig dat meerdere personen berichten die naar een bepaald e-mailadres zijn gestuurd, kunnen lezen en beantwoorden. Stel dat iedereen in het verkoopteam berichten wil bekijken en beantwoorden die zijn gestuurd naar verkoop@solarmora.com. In dit geval raden we u aan gemachtigden toe te wijzen aan het account verkoop@solarmora.com.
Met Google Workspace kunt u niet alleen anderen machtigen op een e-mailadres, maar ook op verschillende manieren via e-mail samenwerken. Afhankelijk van hoe uw organisatie e-mail gebruikt, zijn deze opties misschien betere oplossingen voor u:
- E-mailalias: Een alias, ook wel een alternatief e-mailadres genoemd, is een e-mailadres dat u toevoegt aan het primaire e-mailadres van een gebruiker. Berichten die naar de alias worden gestuurd, worden automatisch naar het primaire e-mailaccount van de gebruiker gestuurd. U kunt een alias slechts aan één gebruiker toewijzen. Meer informatie over hoe u een alternatief e-mailadres toevoegt.
- E-mails doorsturen: Met doorsturen worden berichten niet alleen afgeleverd aan de oorspronkelijke ontvanger, maar ook naar nieuwe, aanvullende ontvangers die u opgeeft gestuurd. Meer informatie
E-mailmachtiging gebruiken
- Op 1 Google-account kunnen maximaal 1000 personen worden gemachtigd. We raden u aan maximaal 40 gelijktijdige gebruikers toe te staan, om negatieve gevolgen voor de accountprestaties te voorkomen.
- Google Workspace-beheerders bepalen of berichten die gemachtigden sturen het e-mailadres van de accounteigenaar en de gemachtigde bevatten of alleen dat van de accounteigenaar.
- Google-groepen kunnen worden toegevoegd als accountgemachtigden. Eén groep telt als één gemachtigde voor dat account.
- Voor e-mailaliassen kunnen geen personen worden gemachtigd, omdat een alias geen Google-account is.
Gebruikers toestaan iemand te machtigen voor hun e-mail
-
Log in bij de Google Beheerdersconsole.
Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).
- Ga op de homepage van de Beheerdersconsole naar Apps
Google Workspace
- Klik op Gebruikersinstellingen
- Als u e-mailmachtiging wilt inschakelen, klikt u op het vakje naast Toestaan dat gebruikers andere gebruikers in het domein machtigen voor toegang tot hun postvak.
- Als u wilt wijzigen welk adres van de afzender de ontvanger ziet (van de accounteigenaar of de gemachtigde), selecteert u een optie onder Afzenderinformatie getoond aan de ontvanger.
- Klik op Opslaan.
- Vertel uw gebruikers dat ze individuele gebruikers of groepen kunnen toevoegen als gemachtigde.
